ℹ️ Der Begriff "Rechnungskorrektur" ersetzt aufgrund gesetzlicher Vorgaben den umgangssprachlich gebräuchlichen Begriff "Gutschrift".
Wie erstelle ich eine Rechnungskorrektur ("Gutschrift")?
Wie eine Rechnungskorrektur erstellt wird hängt davon ab, ob die zu Grunde liegende Rechnung bereits bezahlt wurde.
Rechnung ist noch unbezahlt (offene Rechnung)
Nutzen Sie den Beleg "Rechnungskorrektur" für Ihre Kunden, um Teile oder den gesamten Rechnungsbetrag gutzuschreiben. Mit einer Rechnungskorrektur mindern Sie also Ihre Einnahmen.
Die Rechnungskorrektur ist nicht dafür geeignet, eine fehlerhafte Rechnung zu ändern. Vielmehr wird ein neuer Beleg erstellt.
So erstellen Sie eine Rechnungskorrektur in lexoffice:
1. Wählen Sie in der Belegliste den Rechnungsbeleg aus, den Sie erstatten möchten.
2. In der rechten Detailübersicht führen Sie den Beleg über weitere Aktionen (drei nebeneinander liegende Punkte) zu einer Rechnungskorrektur weiter.
3. Nehmen Sie die entsprechenden Anpassungen an der Rechnung vor: Teile der Rechnung erstatten (Minderung einzelner Positionen) oder die gesamte Rechnung erstatten.
4. Schließen Sie den Beleg ab, um die Erstattung an Ihren Kunden zu senden.
Sie haben einen Fehler auf einer abgeschlossenen Rechnung entdeckt (falsche Adresse oder Ansprechpartner) und möchten diese korrigieren?
Sollten Sie die Rechnung bereits an Ihren Kunden versandt haben, so stornieren Sie bitte diese Rechnung.
Anschließend können Sie über die Funktion duplizieren eine neue Rechnung erstellen und dort den Fehler Ihrer ursprünglichen Rechnung korrigieren:
Sollten Sie die Rechnung noch nicht an Ihren Kunden versandt haben, so nutzen Sie die Bearbeiten-Funktion über das Stift-Symbol. Damit versetzen Sie die gewählte Rechnung zurück in den Entwurf-Status und können die Änderungen vornehmen.
Weitere Informationen zum Bearbeiten abgeschlossener Rechnungen finden Sie hier.
Zahlungseingang vollständig (Rechnung abgeschlossen, Rücküberweisung nötig)
Damit ist die Rechnung und die Zahlung bereits korrekt verbucht und der offene Posten erledigt.
Es ist nun erforderlich per "Neuer Beleg -->Neue Rechnungskorrektur" eine Rechnungskorrektur zu erstellen ohne Weiterführen. Den Bezug zur Rechnung tragen Sie manuell in die Rechnungskorrektur ein. Dabei nutzen Sie bitte den Einleitungstext. Durch diese Vorgehensweise entsteht auch ein neuer offener Posten, dem Sie die Rückerstattung des Betrages zuordnen können.
Zahlungseingang unter Abzug des gutzuschreibenden Betrages (keine Rücküberweisung nötig)
Kontrollieren Sie zunächst, ob die Zahlung bereits zugeordnet wurde. Falls ja, heben Sie die Zuordnung wieder auf. Die Rechnung muss im Status "offen" sein.
Nun per "weitere Aktionen" die Rechnung zur Rechnungskorrektur weiterführen. Schreiben Sie den entsprechenden Betrag gut und lassen Sie Ihrem Kunden die Rechnungskorrektur zukommen.
Danach die Zahlung der Rechnung zuordnen, damit der offene Posten ausgeglichen ist.
💡Gut zu wissen: In einer Rechnungskorrektur führen Sie die Positionen/Beträge positiv auf, welche Sie dem Kunden gutschreiben möchten. Die Gegenbuchung (mit negativen Beträgen) erstellt lexoffice automatisch im Hintergrund für Sie.