Abschlagsrechnung erstellen mit lexoffice - so geht's

Abschlagsrechnung erstellen mit lexoffice – so geht’s

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Als selbstständiger Unternehmer kennst Du das Problem: Große Projekte dauern. Oft verzögern sie sich weit über die geplante Fertigstellung hinaus. Du als Dienstleister gehst mit Deiner Arbeitszeit in Vorleistung. Wenn sich ein Auftrag über Monate erstreckt und Du Dein Geld erst zum Schluss bekommst, kannst Du finanziell unter Druck geraten. Daher solltest Du eine Anzahlung vereinbaren bzw. eine Abschlagsrechnung stellen. Eine, oder auch mehrere. Es kommt ganz darauf an, was für Dich und Dein Projekt Sinn macht.

Abschlagsrechnung für eine vereinbarte Zahlung vor Fertigstellung

Die Pflichtangaben auf Deiner Abschlagsrechnung sind exakt dieselben wie auf einer „normalen“ Rechnung. Allerdings muss draufstehen, dass es sich um eine Abschlagsrechnung handelt.

Stückelst Du Deine Zahlungen, nummerierst Du sie am besten der Übersichtlichkeit halber durch: „Abschlagsrechnung 1 von 4“, zum Beispiel. Außerdem sollte der Text der Rechnung festhalten, wann Du die vereinbarte Leistung liefern wirst oder geliefert hast.

Zu jeder Abschlagsrechnung gehört am Ende eine Schlussrechnung. Dazu müssen die bereits in Rechnung gestellten Summen vom Gesamtbetrag abgezogen werden, ebenso wie die bereits berechnete Umsatzsteuer abgezogen wird. Wann Du welchen Prozentsatz Deiner Arbeit berechnest, weißt Du selbst am besten. Du kennst Deinen Kunden und Dein eigenes Verhandlungsgeschick: Vorschriften oder gesetzliche Regelungen gibt es nicht. Es kommt immer darauf an, was Du machst.

Erfahrene Anbieter stellen bei größeren Projekten grundsätzlich eine Abschlagsrechnung über 20-30% vorab. Denn die Erfahrung zeigt: Bezahlt ein Kunde diese Abschlagsrechnung nicht, wird es noch andere Probleme mit dem Auftrag geben.

Abschlagsrechnungen mit lexoffice erstellen

Mit lexoffice hast Du zwei Möglichkeiten, eine Abschlagsrechnung zu erstellen:

1. Abschlagsrechnungen aus Angebot / Auftragsbestätigung weiterführen

Wähle aus der Belegliste in der lexoffice Anwendung Dein Angebot oder die Auftragsbestätigung aus. Rechts von der Belegliste werden Dir nun die Details zum ausgewählten Dokument angezeigt. Klick nun oben rechts auf die drei Punkte und anschließend auf ‚Weiterführen zur Abschlagsrechnung‘.

Infos zu Abschlagsrechnung erstellen mit lexoffice

Es wird jetzt automatisch eine neue Abschlagsrechnung für Dich erstellt, die mit dem ausgewählten Angebot bzw. der ausgewählten Auftragsbestätigung verknüpft ist.

2. Abschlagsrechnungen ohne Angebot / Auftragsbestätigung schreiben

Wenn Du Deine Angebote und Auftragsbestätigungen mit einem anderen Programm als lexoffice erstellst oder gar keine verwendest, weil Du Dich anders organisiert hast, gehst Du vor wie folgt:

Wähle im Dashboard > Neue Rechnung > ‚Neue Abschlagsrechnung‘ aus (oder alternativ in der Belegliste: Neuer Beleg > Neue Abschlagsrechnung)

Abschlagsrechnung erstellen mit lexoffice

Anschließend kannst Du diese Abschlagsrechnung bearbeiten und fertigstellen. In diesem Fall ist sie nämlich nicht mit einem Angebot oder einer Auftragsbestätigung verknüpft.

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Über den Autor
Emily Metcalfe
Insider: Die Software fest im Blick

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