Arbeitszeit gut einteilen: Produktivität für Profis

Die unterschiedlichsten Faktoren können jederzeit dazu führen, dass Du trotz bester Termin- und Ressourcenplanung plötzlich zwischen einem überquellenden Postkörbchen und drei quengelnden Kunden sitzt. Wie kannst Du Deine Arbeitszeit gut einteilen, wenn alle gleichzeitig bedient werden möchten und die ganz Schlauen zum Hörer greifen, um sich weiter oben in der Warteschlange zu platzieren?

Spätestens wenn zum Zuviel dann noch ein Schnupfen, eine Hitzewelle oder ein Problem im Umfeld kommt, gerätst Du richtig unter Druck. Damit Du dann weiterhin mit Freude an die Arbeit gehst und die Erwartungshaltung der anderen Dich nicht in die gestresste Verzweiflung treibt, darf dieser Druck nicht überhandnehmen.

Immer noch mehr Arbeitszeit in den Tag zu stopfen ist aber keine Lösung. Niemand arbeitet mehr als fünf bis acht Stunden noch wirklich effektiv, dafür fällt aber das eigene Wohlbefinden irgendwann von der Schreibtischkante und Du handelst Dir zusätzlich zum gestressten Gefühl auf Dauer auch noch Gesundheitsprobleme ein. Was kannst Du tun, wenn der Berg an unerledigten Aufgaben über Dir zusammenklappt?

Tipps für Deine Selbstorganisation – Arbeitszeit gut einteilen

Prokrastination – so etwas wie das wonnevolle Herumtrödeln und Lesen wichtiger Blogartikel über Zeitmanagement statt der anstehenden Projektarbeit – hat einen schlechten Ruf. Zu Unrecht, denn es kann sehr hilfreich auch für den Job sein, einfach mal herumzudaddeln und sich ablenken zu lassen von dem, was andere dazu zu sagen haben. Das menschliche Hirn kann erstaunliche Dinge – auch Infos im Hintergrund sortieren und glätten, die Du dann später abrufen kannst.

Außerdem macht es mehr Stress zu versuchen, nicht zu prokrastinieren, als es einfach mal zuzulassen.

Damit Du Dich aber nicht vor lauter Stress in mentalen Ablenkungsmanövern verlierst und tatsächlich nicht mehr zum Arbeiten kommst, solltest Du drei einfache Tipps für gekonntes Prokrastinieren beherzigen:

1. Rumsuchen, surfen und lesen statt konkreter Projektarbeit ist okay – wenn die Inhalte grob zum Thema passen, das Du als Nächstes angehen musst
2. Nach Zeitraum X solltest Du immer ein paar Sätze schreiben, eine Mail beantworten oder an einem Konzept arbeiten – stell‘ Dir dafür einen Wecker. Mit etwas Glück kommst Du so in Deinen „Flow“.
3. Beende Deinen Arbeitstag mitten in einer Aufgabe, die Du am nächsten Morgen einfach weiterführen kannst. Dann startest Du damit, und nicht mit Ablenkungen.

Eine Aufgabe abgeschlossen zu haben, wenn der Arbeitstag endet, das ist ein gutes Gefühl. Aber morgens gleich produktiv zu beginnen, weil man etwas Angefangenes weiterführen kann, ohne sich erst einzuwurschteln, das bringt Dich gleich vom ersten Kaffee oder Tee an in Schwung.

Priorisieren, dann erst prokrastinieren

Wichtig ist natürlich, dass Du Dir Deine Aufgaben genau anschaust und nach Wichtigkeit sortierst. Je größer der Druck ist, desto mehr wird Dir eine Liste mit allen anstehenden Projekten und Tasks helfen.

Schon beim Aufschreiben oder Herausschreiben aus anderen Ressourcen siehst Du ja (wieder), was sofort erledigt werden muss – weil andere warten, weil Termine anstehen, weil Du es sonst nicht zeitnah abrechnen kannst. Was Du aber auch siehst, wenn Du darauf achtest: Aufgaben, die entweder wegfallen oder delegiert werden können.

Ebenfalls sehr hilfreich ist es, alle offenen Mini-Aufgaben, die Dir noch im Hinterkopf herumschwirren oder die bisher nur auf Notizzetteln existieren, grundsätzlich in Schriftform aufzulisten. Auch die banalen, wie private Terminvereinbarungen oder Dinge, die Du nachkaufen musst etc.

Was Du als Aufgabe protokolliert hast, musst Du Dir in dem ganzen Stress nicht auch noch aktiv merken. Es reicht völlig, wenn Du morgens und abends Deine Unterlagen durchsiehst und Prioritäten für den aktuellen Tag setzt, davon abgesehen ist Dein Kopf frei von dem Gefühl, an dieses und jenes auch noch denken zu müssen.

Arbeitszeit gut einteilen heißt für Selbstständige auch: Jeder Tag ist anders, irgendwas ist immer und wenn Du gerade kein Problem hast, macht Dir jemand eins – das gehört dazu, Du musst lernen, damit klarzukommen. Zeitmanagement-Methoden gibt es viele, nicht alle berücksichtigen den Wellness-Faktor oder die simple Tatsache, dass ein Unternehmer*innenschreibtisch wie ein Haushalt funktioniert:

Immer wieder Aufräumen und Durchstrukturieren gehört einfach dazu.