Aufbewahrungspflichten für Dokumente

Aufbewahrungspflichten für Dokumente

Wer nach Steuer- oder Handelsrecht zum Führen von Büchern und Aufzeichnungen verpflichtet ist, der ist dann auch verpflichtet, diese gemäß den steuerrechtlichen Fristen aufzubewahren. Diese Aufbewahrungspflichten sind Teil der steuerlichen und handelsrechtlichen Buchführungs- und Aufzeichnungspflicht.

Außerdem sind alle Gewerbetreibenden ab Überschreiten bestimmter Umsatz- bzw. Gewinngrenzen buchführungs- und aufzeichnungspflichtig. Die Umsatzgrenze liegt nach §141 Abs. 1 Nr. 1 AO seit dem 1.1.2007 bei 500.000 €, die Gewinngrenze nach § 141 Abs. 1 Nr. 4, 5 AO seit 1.1.2016 bei 60.000 €.

Aber auch Privatleute haben eine zweijährige Aufbewahrungspflicht nach § 14b Abs. 1 S. 5 i. V. m. § 14 Abs. 2 S. 1 Nr. 1 UStG zu beachten, und zwar für Rechnungen, Zahlungsbelege oder andere beweiskräftige Unterlagen, die im Zusammenhang mit Leistungen an einem Grundstück erhalten wurden wie sämtliche Bauleistungen, planerische Leistungen, die Bauüberwachung, Renovierungsarbeiten, das Anlegen von Bepflanzungen, Gerüstbau und so weiter. Auf diese Aufbewahrungspflichten hat der leistende Unternehmer nach dem UStG in der Rechnung hinzuweisen.

Welche Dokumente müssen aufbewahrt werden?

Grundsätzlich sind sämtliche Bücher und Aufzeichnungen aufzubewahren, wenn diese für die Besteuerung von Bedeutung sind. Diese steuerlichen aufbewahrungspflichtigen Unterlagen jedes steuerpflichtigen Unternehmers sind in § 147 AO aufgelistet. Im Einzelnen nennt § 147 Abs. 1 AO folgende Unterlagen:

  • Bücher und Aufzeichnungen,
  • Inventare,
  • Jahresabschlüsse, bestehend aus Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung,
  • Lageberichte,
  • Eröffnungsbilanz,
  • die zum Verständnis dieser Unterlagen erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen,
  • empfangene Handels- und Geschäftsbriefe, Wiedergaben der abgesandten Handels- und Geschäftsbriefe,
  • Buchungsbelege,
  • Unterlagen, die einer mit Mitteln der Datenverarbeitung abgegebenen Zollanmeldung nach Art. 77 Abs. 1 i.V.m. Art. 62 Abs. 2 Zollkodex beizufügen sind, sofern die Zollbehörden auf ihre Vorlage verzichtet oder sie nach erfolgter Vorlage zurückgegeben haben,
  • sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind.

Nicht aufbewahrungspflichtig sind dagegen betriebsinterne Aufzeichnungen wie z.B. Kalender oder Arbeits- und Fahrberichte. Diese Papiere können zeitnah vernichtet werden und müssen bei einer Prüfung auch nicht vorgelegt werden.

Aufbewahrungsfristen: Wie lange sind Dokumente aufzubewahren?

Eine 10-jährige Aufbewahrungsfrist (§ 147 Abs. 2 i. V. m. Abs. 1 Nr.1, 4 und 4a AO, § 14b Abs. 1 UStG) gilt für folgende Unterlagen:

  • Bücher und Aufzeichnungen,
  • Jahresabschlüsse,
  • Inventare,
  • Lageberichte,
  • Eröffnungsbilanz sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen,
  • Buchungsbelege,
  • Rechnungen,
  • Unterlagen, die einer mit Mitteln der Datenverarbeitung abgegebenen Zollanmeldung beizufügen sind (ATLAS), sofern die Zollbehörden auf ihre Vorlage verzichtet haben.

Eine Übersicht über die Aufbewahrungsfristen haben wir hier zusammengestellt.

Die Aufbewahrungsfrist beginnt jeweils mit dem Schluss des Kalenderjahrs, in dem die letzte Eintragung in das Buch gemacht, das Inventar, die Eröffnungsbilanz, der Jahresabschluss oder der Lagebericht aufgestellt, der Handels- oder Geschäftsbrief empfangen oder abgesandt worden oder der Buchungsbeleg entstanden ist, ferner die Aufzeichnung vorgenommen worden ist oder die sonstigen Unterlagen entstanden sind.

Hinweis zu den Aufbewahrungspflichten: Die Aufbewahrungsfrist für Verträge wie beispielsweise Mietverträge beginnt erst nach dem Ende der Vertragsdauer zu laufen.

Aufbewahrungsfristen können sich unter bestimmten Umständen auch verlängern. Das ist nämlich immer dann der Fall, wenn die Unterlagen für die Steuerberechnung von Bedeutung sind und die so genannte Fristsetzungsfrist für Steuern nach der Abgabenordnung noch nicht abgelaufen ist.

Die Steuerfestsetzungsfrist beträgt nach § 169 Abs. 2 S. 1 AO, wenn es sich nicht um eine Steuerhinterziehung o. Ä. handelt ein Jahr für Verbrauchsteuern und Verbrauchsteuervergütungen und vier Jahre für alle anderen Steuern und Steuervergütungen, die keine Einfuhr- und Ausfuhrabgaben im Sinne des Artikels 4 Nr. 10 und 11 des Zollkodexes sind.

Aufbewahrungspflichten: Unterlagen müssen lesbar sein und bleiben

Egal in welcher Form die Dokumente verwahrt werden, wichtig ist, dass sie während der gesamten Aufbewahrungspflicht lesbar sind und bleiben. In § 14b Abs. 1 S. 2 UStG ist gesondert geregelt, dass die Rechnungen für den gesamten Aufbewahrungszeitraum von zehn Jahren lesbar sein müssen. Liegen Originalunterlagen vor, die beispielsweise auf Thermokopierpapier erstellt wurden wie bei Tankrechnungen, so ist es für steuerliche Zwecke notwendig, diese Originale zu fotokopieren und zusammen mit dieser Kopie aufzubewahren.