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Aufgaben auslagern - so geht's

Freiberufler, Kleinunternehmer und alle anderen Selbstständigen auch kennen diesen Punkt, an dem man am liebsten alle Aufgaben auslagern würde, die von der „echten“ Projektarbeit abhalten.

Ablage, Sekretariat, Transkriptionsarbeiten, Datenerfassung und ähnliche Organisationsaufgaben fressen enorm viel Zeit, geben Dir aber nicht das Gefühl, dass Dein Business wirklich dadurch vorankommt. Erledigt werden müssen diese Dinge aber auch.

Wenn es Dich zunehmend belastet, jeden Handgriff selbst erledigen zu müssen, ist vielleicht die Zeit gekommen, sich um Aushilfen und virtuelle Unterstützung Gedanken zu machen.

Vor allem Assistenzdienstleistungen lassen sich sehr gut über das Internet in Anspruch nehmen.

Aufgaben auslagern – so geht‘s virtuell

Online-Tools und -Dienste gibt es viele, mit virtueller Assistenz ist aber die konkrete Zusammenarbeit mit anderen Personen gemeint, nicht die Nutzung eines praktischen Tools.

Diese Menschen sollen konkrete Aufgaben übernehmen und dabei per Mail, gelegentlich Telefon, öfter Chat oder Projektmanagement-Tool und Whatsapp oder Skype mit dir zusammenarbeiten. Dateien und Dokumente werden von allen Beteiligten über Cloud-Anwendungen verwaltet.

Vorteile virtueller Assistenzangebote

Ein Vorteil, wenn Du Aufgaben auslagerst und virtuelle Assistenten beschäftigst, ist die Ersparnis. Nicht nur sparst Du viel Zeit, in der Du Dich auf eigene Aufgaben konzentrieren kannst – es ist nicht nötig, dass Du selbst in Geschäftsräume mit einem extra Büro investierst, denn die Assistenten haben ihr eigenes Home-Office oder Zentralbüro.

Gute Mitarbeiter sind auch für virtuelle Aufgabenübernahmen so schwer zu finden wie im Real Life. Du musst also mit einer längeren Einarbeitungsphase rechnen, bei komplexeren Aufgaben eventuell auch damit, erst mehrere Dienste auszuprobieren, bevor Du zufrieden bist.

In der Regel unkompliziert: Telefonservice

Die Dienstleistung, die sich am einfachsten auslagern lässt, ist Telefonservice. Anbieter wie ebuero melden sich unter Deiner weitergeleiteten Rufnummer, nehmen Nachrichten entgegen und senden anschließend eine Anrufnotiz per E-Mail, SMS oder Fax.

Ein Telefonservice-Anbieter wird folgende Aufgaben und mehr für Dich übernehmen können:

  • Annahme von Telefonaten unter Deinem Firmennamen auf Deutsch und ggf. auch in anderen Sprachen
  • Kundenberatung, nach Einarbeitung auch bei komplexeren Themen
  • Hotline- oder Supportaufgaben
  • Koordination von Mitarbeitern und Terminvereinbarungen für den Außendienst
  • Bestell- und Auftragsannahmen

Wenn Terminvereinbarungen und die Aufgaben einer Telefonzentrale nicht mehr ausreichen, um Deinen Bedarf zu decken, suchst Du eventuell einen Service, der Backoffice-Dienstleistungen mit übernimmt.

Backoffice-Unterstützung

Ein kompetentes virtuelles Sekretariat übernimmt Event- und Reiseorganisation, kümmert sich um alle für den Betrieb benötigten Einkäufe und recherchiert bei Bedarf auch benötigte Informationen im Internet und bei anderen Quellen.

Diese Aufgaben kann ein Backoffice-Dienst außerdem noch für Dich übernehmen:

  • Datenerfassung, Vorbereitung von Angeboten und Rechnungen und die Übernahme von sich wiederholenden oder fortlaufenden Aufgaben
  • Content-Erstellung von der Erarbeitung von Geschäftstexten wie Mails, Briefen und Unterlagen bis hin zu Blogbeiträgen
  • Lektorat, Transkription und Übersetzung, oft durch Zusammenarbeit mit Partnern in vielen Sprachen
  • Betreuung Datenbestand und Anfragen im Online-Shop
  • Erarbeitung von Presse-Content, Newsletter und Social Media Content (Facebook, XING, Twitter, etc.)

… sowie weitere Marketingaufgaben und auch Online-Redaktion und Social Media Management von SEO bis Community Management.

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Neben Kompetenz, guten deutschen Sprachkenntnissen und Zuverlässigkeit ist immer auch die Reaktionszeit ein wichtiger Faktor.

Auch für Deinen lexoffice-Account kannst Du Unterstützung einsetzen, indem Du einem Mitarbeiter oder einer Outsourcing-Kraft Zugriff gewährst und von Belegbuchung bis Zahlungserinnerung auch diese komfortabel gelösten Aufgaben noch auslagerst.

  1. […] Arbeite also unter anderem am besten auch daran, von Anfang an so viele Aufgaben wie möglich an professionelle Unterstützung auszulagern […]