Projektstau und Auftragsrückstand &
8211; was tun?

Praxistipps: Projektstau und Auftragsrückstand - was tun?

Es gibt viele Gründe, wieso Freelancer und andere Selbstständige sich plötzlich in einer Lawine an Aufträgen wiederfinden, in der immer noch irgendeine aktuelle Aufgabe nachrutscht, so dass akuter Auftragsrückstand entsteht.

Tatsächlich ist es aber vollkommen egal, ob Liebeskummer, Frühlingsgrippe, Fehlplanungen oder verpeilte Drängelkunden der Grund für den Stau in der Aufgabenliste sind:

Wenn es sich erst einmal so anfühlt, als käme man beim besten Willen sowieso nicht mehr hinterher, egal wie viele Abende und Wochenende man zusätzlich opfert, sind in erster Linie praxistaugliche Lösungen gefragt. Und Motivation.

1. Schluss mit dem Jammern

Zwischen außer Kontrolle geratenen Papierstapeln und den Tiefen der elektronischen Eingangspost ist sie nämlich meist gründlich versackt: Die Motivation. Kein Wunder, wenn Sisyphos die übergreifende Projektleitung im Home Office an sich gerissen hat. Aber so geht es ja nicht weiter. Vor allem macht es so auch keinen Spaß.

Jammern und Selbstmitleid aufgrund der anstrengenden Situation sind zwar menschliche und rundherum verständliche Reaktionen, aber auch alles andere als produktiv.

Es zieht nur herunter, wenn man zu viel darüber nachdenkt, was noch alles anliegt und wer alles bereits viel zu lange wartet – schließlich sucht man sich auch als Freelancer so einen Druck nicht aus, sondern ist ungeplant hineingerasselt. Negative Gefühle noch zusätzlich sind alles andere als hilfreich.

Je mehr man darüber grübelt, wie groß der Auftragsrückstand und der Aufgabenberg sind, desto schlechter fühlt man sich und je mehr grübelt man darüber nach, wo die Ursachen dafür liegen, dass die Arbeit immer mehr statt immer weniger wird.

Das muss sofort aufhören, wenn Produktivität einsetzen soll: Jede Aufgabe, die trotz der anrollenden Lawine halbwegs pünktlich erledigt wird, ist ein kleiner Sieg. Jede Mail, die endlich doch noch beantwortet ist, ist kein Grund für ein schlechtes Gewissen, sondern unter ständigem Druck ein Erfolg.

Wer sich mit dem Fokus auf positive Erlebnisse weiter durchbeißt, sieht irgendwann wieder einen überschaubaren Posteingang vor sich, kriegt die Stapel weg und hat den Überblick zurückgewonnen – ist außerdem den Druck los und das nagende Gefühl, wartende Kunden zu enttäuschen.

Das Ziel ist Erleichterung, ein tolles Gefühl – und mit jedem erledigten Mausklick kommt man diesem ersehnten Zustand näher.

2. Klare Projektkommunikation

Der Alltag eines Freelancers besteht aus Anfragen und Aufträgen und es ist ein schwieriger Balanceakt, wenn ständig neue Arbeit eintrudelt, obwohl man sich bereits überlastet fühlt und nicht mehr nachkommt.

Es wäre keine gute Idee, jedem Kunden und Interessenten sofort um die Ohren zu hauen, dass man gerade ausgelastet ist: Jeder, der schon einmal auf diese Art als potenzieller Käufer oder Kunde abgewehrt worden ist, erinnert sich noch daran, wie unprofessionell und unangenehm es wirkt, mit einer einfachen Anfrage wie eine Zumutung behandelt zu werden.

Aber trotzdem ist es wichtig, keine falschen Erwartungshaltungen zu wecken und von Anfang an zu sagen, welcher Zeitrahmen machbar ist – und welcher nicht. Wer als Freelancer bereits in zu viel Arbeit absäuft, kann spontan keine großen weiteren Aufträge annehmen, die sämtliche nichtvorhandenen Kapazitäten binden würden, das geht daneben und irgendwann sind die neuen Kunden so unzufrieden wie die wartenden Bestandskunden.

Sobald Verzögerungen eintreten, fragen Kunden nach. Dann ist es wichtig, sich nicht in Ausreden, falschen Zusagen oder hastigen Versprechungen zu verzetteln und zu glauben, dass sich mit einer oder anderthalb zusätzlichen Nachtschichten alles richten lässt: Stattdessen lieber einen realistischen Termin eine Woche später nennen und dem Kunden erklären, dass gerade „Land unter“ ist (ohne zu jammern).

Wenn der Arbeitsberg konsequent weiter abgetragen wird, erreicht er auch wieder begehbare Proportionen. In der Zwischenzeit sollte man sich nicht überreden lassen, weitere große Brocken kurzfristig anzunehmen – und alle Projektpartner und Kunden sachlich informieren, die noch warten müssen, dass es noch dauert und wie lange. Auch, wenn sich das noch ein weiteres Mal ändert und nach hinten verschiebt.

3. Realistische Planung

Es wäre wirklich wunderbar, wenn ein Auftragsrückstand sich mit drei Nachtschichten und ab und zu einem geopferten Wochenende auflösen lassen würde. Doch wenn es so einfach wäre, gäbe es solch ein Backlog im Freelancer-Projektplan ja gar nicht erst.

Die Gefahr, viel zu optimistisch einzuschätzen, wie sich der Rückstau wieder auflösen lässt, ist groß. Schließlich hofft ein Freelancer mit mutierter To-Do-Liste immer darauf, das Problem möglichst schnell zu lösen.

Realistischer ist aber, dass es in jedem Einzelfall leider viel länger dauert, als man sich das vorstellt und es kann nur zu Frustration führen, allabendlich festzustellen, dass man wieder das Tagesziel nicht erreicht hat.

Tagesziele sind sowieso keine Lösung bei Rückstau auf allen Baustellen, Priorisierung ist eine.

Wenn man mehr auf dem Zettel hat, als beim besten Willen und größten Einsatz in kurzer Zeit zu schaffen ist, hilft nur noch mehr Zeit, das weitere Durchbeißen und gutes Organisieren der neu eintreffenden weiteren Aufgaben, während die wichtigsten Bälle in der Luft gehalten werden.

Das ist wenig spannend, oft ermüdend und fast immer nervig, weil es sich so lange hinzieht. Aber es ist trotzdem weniger frustrierend, als jeden Tag mit einem Misserfolg enden zu lassen, nur weil man sich einmal mehr viel zu viel für den Tag vorgenommen hatte.

4. Kein schlechtes Gewissen haben

Jeder aktive Selbstständige erlebt früher oder später ein Backlog und muss dann strampeln, um wieder in geordnete Abläufe zu kommen. Es lässt sich nicht immer vermeiden, das Leben ermöglicht eben nicht immer eine reibungsfreie Planung, man ist nicht immer in Topform und nicht alle Kunden sind gut organisiert. Projekte stapeln sich, mal mehr, mal weniger.

Auftragsrückstand kommt also immer mal wieder vor. Auch dramatischer Rückstau, wenn mehrere Faktoren zusammenkommen. Es wäre ein Fehler, sich deswegen als Versager zu fühlen oder mit schlechtem Gewissen an die tägliche Arbeit zu gehen.

Stattdessen lieber: Durchhalten, durchhalten und nochmals durchhalten. Mit Projektpartnern gemeinsam planen statt verbissen allein. Konsequent weiterarbeiten. Ruhepausen aktiv mit einplanen, statt Nachtschichten lieber kurz spazieren gehen, ab und zu im schlimmsten Stress ein Nickerchen einlegen und nie vergessen: Es wird auch wieder anders.