Das Forderungsmanagement: Fordern, aber richtig

Fordern, aber richtig: Forderungsmanagement

Du hast Deine Leistung erbracht, das Produkt oder das Projekt geliefert und stellst dann fest: Ich bin hier gerade der unfreiwillige Kreditgeber für meinen Kunden, denn das Zahlungsziel ist verstrichen und auf meinem Konto tut sich nichts. Sehr ärgerlich! Das Forderungsmanagement professionell ausrichten ist die Lösung für dieses Dilemma.

Wir zeigen Dir, was Du neben der Arbeitserleichterung durch lexoffice noch tun kannst, damit Deine Außenstände zu eintreffenden Beträgen werden.

Das Forderungsmanagement bei schlechter Zahlungsmoral? Risiko schon vorab minimieren!

Es klingt banal, aber eine der wichtigsten Grundregeln für ein reibungslos funktionierendes Forderungsmanagement ist die Qualität Deiner Daten. Sowohl die vollständigen und korrekten Kontaktdaten des Kunden als auch Deine eigenen Angaben und AGB müssen Dich dabei unterstützen, problemlos Deine finanziellen Anliegen voranzubringen.

Bereits beim Eintreffen des Auftrags solltest Du die exakte Firmierung inklusive aller Ansprechpartner und Adressdaten erfassen, insbesondere der gesetzliche Vertreter ist wichtig: Prüfe im Zweifelsfall auch, ob die Person überhaupt “bestellen” darf, die Dich kontaktiert hat.

Übertritt die Größenordnung des Auftrags eine gewisse Schmerzgrenze, die nur Du für Dich selbst festlegen kannst, empfiehlt sich außerdem vorab eine Bonitätsprüfung. Bevor es Probleme gibt, kannst Du auch vom potenziellen Kunden selbst viel mehr Informationen problemlos einholen als ggf. im Nachhinein, wenn sie eingetreten sind.

Sorg dafür, dass bei Auftragserteilung und -bestätigung klar ist, von welchen Zahlungszielen, Fristen und Konsequenzen bei Nichteinhalt Du ausgehst. Deine AGB helfen Dir dabei, Missverständnisse diesbezüglich zu vermeiden.

Motivation anbieten – Zahlungen erleichtern

Bietest Du Deinem Kunden an, bequem per Lastschrifteneinzug zu zahlen oder mit Inanspruchnahme von ein paar Prozent Skonto bei pünktlichem Zahlen zu sparen, sind zeitnah eintreffende Eingänge wahrscheinlicher. Schick Deine Rechnung mit allen erforderlichen Daten und dies gut lesbar wie beispielsweise den IBAN-Block in 4er-Blöcken.

Je einfacher und komfortabler es ist, Dich zu bezahlen, desto schneller wird der Zahlungseingang erfolgen.

Du solltest Dir außerdem angewöhnen, direkt nach Erbringen der Leistung die Rechnung zuzustellen, so lange der gesamte Vorgang noch frisch ist und alle Informationen über die bestellte “Ware” im Kopf des Kunden abrufbar. Rückfragen und weitere Details lassen sich um ein Vielfaches besser sofort klären als erst nach Wochen.

Mit lexoffice ist das Schreiben von Rechnungen so einfach, dass Du es jeden Freitag oder spätestens jeden Monatsersten in Deine Routine aufnehmen kannst, wenn Du es nicht schaffst, jede Rechnung sofort zu schreiben – was dank lexoffice natürlich ebenso einfach und eigentlich am besten wäre. Das Forderungsmanagement ist dann ganz einfach, denn dank Übernahme der Angebotsdaten in die Rechnung ist eine Rechnung mit wenigen Klicks möglich.

lexoffice zeigt Dir auch bereits beim Login in die App, ob eine ausstehende Zahlung eingetroffen ist. Ein organisiertes und straffes Mahnwesen überwacht Zahlungstermine und Zahlungsbeträge genau.

Achtung: Bei großen Kunden, umfangreichen Aufträgen oder Projekten, die über einen längeren Zeitraum laufen, solltest Du immer bedenken: Auch ein starker Partner kann zahlungsunfähig werden. Das Forderungsmanagement kann auch zu spät kommen.

Bevor Du also viel investierst und nachher auf Deiner Rechnung sitzen bleibst, solltest Du aufmerksam beobachten und ggf. erneut prüfen, mit wem Du Geschäfte machst und bei ausbleibenden Zahlungen umgehend reagieren. Die permanente Langzeitüberwachung von Wirtschaftsinformationsdiensten kann Dir diese Aufgabe abnehmen.

08.08.2016