Sicherer elektronischer Übermittlungsweg per DE-Mail

Sicherer elektronischer Übermittlungsweg DE-Mail

Sicherer elektronischer Nachrichtenaustausch mit Behörden für Steuerkanzleien - einfach und nachweisbar.

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De-Mail wird seit Januar 2018 offiziell als Werkzeug der Kommunikationsinfrastruktur für Bürger, Unternehmen und Verwaltung eingesetzt – besonders wichtig für Steuerberater*innen und alle anderen, deren Beruf eine erhöhte vertrauliche Zuverlässigkeit voraussetzt: Sie sind seit Jahresanfang verpflichtet, einen sicheren Übermittlungsweg bereitzustellen.

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Wenn sowohl für Absender als auch für Empfänger eine vertrauliche und verbindliche elektronische Kommunikation sichergestellt ist, können Behörden und Zivilgerichte seit Anfang des Jahres ein offizielles Schriftstück auch auf elektronischem Weg zustellen oder empfangen. DE-Mail gilt hierfür als sicherer elektronischer Nachrichtenverkehr, der so einfach zu nutzen ist wie „normale“ E-Mail, bei dem der Austausch aber nachweisbar erfolgt.

Alle De-Mail Nachrichten sind während des Versandes nach modernsten Sicherheitskriterien verschlüsselt. Eine integrierte Anti-Schadsoftware prüft alle Dokumente, die versendet oder empfangen werden, automatisch auf schadhafte Inhalte. Alle DE-Mail Server stehen ausschließlich in Deutschland und in Hochsicherheits-Rechenzentren. Besonders sensible Informationen können De-Mail Nutzer auch durchgängig verschlüsselt versenden („Ende-zu-Ende-Verschlüsselung“). Trotz dieses hohen Sicherheitsstandards ist die Nutzung unkompliziert und DE-Mail verzeichnet bereits über eine Million Anwender*innen.

Rechtssicher, verbindlich – und für Kanzleien Pflicht

Diese Zahl wird im Laufe des Jahres noch steigen, denn seit dem 01.01.2018 sind Steuerberater*innen verpflichtet, einen sicheren Übertragungsweg für Zustellungen seitens des Gerichts einzurichten. Dafür kommt derzeit für Steuerkanzleien nur DE-Mail in Frage. Der Einsatz dieser rechtssicheren und verbindlichen Kommunikationsmethode ist ein deutlicher Schritt in Richtung Digitalisierung für Steuerkanzleien:

Statt der Anschaffung von Software und Hardware für sicheren Versand inklusive Verschlüsselung setzen einfach beide Seiten ein DE-Mail Postfach mit eindeutig identifizierten Absendern und Empfängern ein, um Daten sicher zu übertragen. Diese Postfächer können nur untereinander kommunizieren: Der E-Mail-Verkehr zwischen einem E-Mail- und einem De-Mail-Postfach ist nicht möglich, es handelt sich technisch gesehen um zwei getrennte Systeme.

De-Mail-Nutzer*innen können natürliche Personen wie Bürgerinnen und Bürger sein, juristische Personen wie Unternehmen oder Vereine, Personengesellschaften oder öffentliche Stellen wie beispielsweise Behörden und Ministerien. Vor allem für Steuerberater*innen und die Geschäftsstellen von Anwälten, Notaren und Anstalten öffentlichen Rechts wird es Zeit, diese Mäglichkeiten zu nutzen und den Versand von Dokumenten per Post hinter sich zu lassen.

DE-Mail

Steuerberater*innen sind seit 01.01.2018 gemäß § 174 Abs. 3 Satz 4 ZPO n. F. verpflichtet, einen sicheren Übertragungsweg nach § 130a Abs. 4 ZPO für Zustellungen seitens Behörden einzurichten.

Die Vorteile der DE-Mail Infrastruktur

De-Mail bietet für alle Teilnehmer nicht nur den Vorteil der Rechtssicherheit und der Verbindlichkeit, sondern garantiert auch einen sehr hohen Schutz der Nachrichten und der darin enthaltenen Daten. Der Nachrichtentransport findet ausschließlich verschlüsselt statt.

Der Mehrwert für Kommunikationspartner wie Steuerkanzleien und Finanzbehörden, die DE-Mail einsetzen:

Kommunikationsprozesse können schneller und kostengünstiger als mit Papierpost abgewickelt werden, zum Beispiel bei Nachfragen. Das aufwändige und teure Drucken, Kuvertieren und Versenden der Papierpost entfällt, so dass Material, Porto und Zeit gespart werden.

Es wird auch sonst eine ganz erhebliche Zeiteinsparung beim Gesamtprozess erreicht, denn Meldungen werden elektronisch eingereicht und müssen nicht mehr gesondert verarbeitet werden, weil kein Medienbruch mehr vorliegt. Übertragungsfehler durch manuelle Datenübernahmen entfallen. Vor allem eine deutlich schnellere Antragstellung und Bescheiderteilung sind möglich und es wird nur ein elektronischer Kanal genutzt, so dass auch die Fortführung der Kommunikation zum auf diesem Kanal möglich und wahrscheinlich ist.

Weiterer Pluspunkt:

Der schnellere und unkompliziertere Erhalt relevanter Nachrichten mit nachgewiesenem Versand und direkter elektronischer und ebenfalls nachweisbarer Antwortmöglichkeit sorgt dafür, dass Kanzleien keine eigenen aufwändigen Digitalisierungsprozesse für die Kommunikation etablieren müssen.

Auch diese Gesetzesänderung ist ein Schritt zur unausweichlichen Digitalisierung der Abläufe in Steuerkanzleien. Neben Kommunikation kommen noch weitere Erfolgsfaktoren ins Spiel, die wir in unserem Whitepaper „Die digitale Transformation der Steuerkanzlei“ aufgelistet haben. Ob gesetzlich vorgeschriebene Kommunikationswege oder unsere Steuerberater-Schnittstelle: Wie bei der Nutzung von lexoffice in Zusammenarbeit mit Klient*innen wird auch bei DE-Mail die kompakte und umfassende, aber trotzdem einfach zu bedienende Lösung von Anbietern bereitgestellt, die für Infrastruktur und Wartung sorgen, Fragen beantworten und Verfügbarkeit gewährleisten.

Die wichtigsten Links zum Thema DE-Mail:

  • www.de-mail.info: Auf diesem Informationsportal findest Du sowohl für Dein Unternehmen als auch als Privatperson wichtige anbieterneutrale Informationen über De-Mail.
  • Akkreditierte De-Mail Diensteanbieter: Nach § 21 De-Mail Gesetz hat das BSI als zuständige Behörde die Namen der akkreditierten Diensteanbieter zu veröffentlichen, inklusive Kennzeichnungen der genutzten Domänen sowie Gültigkeitsdauer der Akkreditierung.
  • Nur 4 sichere Übermittlungswege insgesamt: Für Steuerberater*innen ist der Postfach- und Versanddienst eines De-Mail-Kontos Pficht und die einzige Option.
  • Info-Broschüre DE Mail des Bundesamts für Sicherheit Download der Broschüre „De-Mail – Sicherer und einfacher elektronischer Nachrichtenverkehr (PDF, 2MB, Datei ist barrierefrei⁄barrierearm)“
  • Foto: © goodluz – stock.adobe.com
Über den Autor
Carola Heine
Up to date: Trends, Insider-Wissen und Online Navigation

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