Freund und Feind: Der Abgabetermin

Der Abgabetermin: Freund und Feind

Ein Projekt nicht rechtzeitig abschließen zu können, ein Produkt später als vereinbart liefern oder einen Termin nicht halten können: Wohl jeder Dienstleister von Freelancer bis Kleinunternehmer kennt das blöde Gefühl, einen Abgabetermin nicht einhalten zu können. So manche Deadline wartet bedrohlich im Hintergrund und gibt Dir das Gefühl, unter Druck und gegen die Zeit zu arbeiten.

Dabei sind Abgabetermine durchaus nicht nur stressig. Sie geben Deinem Projekt auch einen Rahmen und eine Struktur, an der Du Dich orientieren kannst. Ohne festen Termin würden die meisten Projekte niemals fertiggestellt. Die „Deadline“ ist kein Problem, sondern eine Hilfestellung. Ganz abgesehen davon, dass Termine ein Projektgefüge zusammenhalten und Deinem Kunden die Planung erst ermöglichen – wenn sie eingehalten werden, versteht sich. Auch Du selbst hast etwas davon, auf feste Abgabetermine hin zu arbeiten, denn auch Du musst schließlich planen. Vermutlich wird es immer wieder vorkommen, dass die eine oder andere Deadline sich als zäher Brocken entpuppt und nur mit Hilfe harter Zusatzschichten und konsequenter Priorisierung in den Griff bekommen werden kann.

Abgabetermine pünktlich einfangen – so geht’s

Die allermeisten Abgabetermine allerdings lassen sich bändigen, wenn Du unsere 5 unkomplizierten Tipps befolgst.

1. Realistische Terminzusagen

Wenn Du schon bei Auftragsannahme weißt, dass Du einen Termin nicht einhalten kannst, solltest Du es lassen. Auch Dein Kunde muss zuverlässig planen können. Sei fair und sag, was Sache ist – wahrscheinlich kommt Ihr trotzdem zusammen und beide haben weniger Stress, wenn du ausschließlich realistische Terminzusagen machst.

2. Schriftliche Vereinbarungen

Auch wenn Du nur im Vorbeimailen einen Auftrag entgegen nimmst, bist Du einen Werkvertrag eingegangen. Besser ist es daher, Du bringst jeden Auftrag in eine vernünftige nachvollziehbare Form mit allen wichtigen Details, lässt ihn Dir schriftlich erteilen und bestätigst Auftrag und Abgabetermin ebenfalls schriftlich. Schnell und einfach kannst Du z.B. mit lexoffice mobil von unterwegs Angebote und Auftragsbestätigungen erstellen (» weitere Infos)

3. Professionelle Planung

Finde heraus, wie viel Zeit Du vermutlich brauchen wirst, indem Du beginnst und mit Hilfe einer Zeiterfassung herausfindest, ob Deine normale Planung zutreffend ist. Dann blockiere sofort die entsprechende Zeit im Terminkalender. Sei großzügig und bau einen Puffer ein. Zum Beispiel den Tag vor der Abgabe fürs Finetuning.

4. Verdauliche Häppchen

Sehr große Projekte oder solche, an denen Du mit anderen arbeitest, erfordern mehrere Zeitabschnitte und damit auch diverse Abgabetermine für einzelne Projektteile. Das macht die Planung nicht einfacher, dafür das Einhalten eines Endtermins und eine Arbeit in guter Qualität umso wahrscheinlicher. Und die Qualität ist es, um die es auch nach der Abgabe noch geht.

Wenn Teillieferungen sinnvoll sind, solltest Du sie vereinbaren, statt immer an einem ganz großen Happen zu kauen.

5. Konsequenter Reality-Check

Lass Dich nicht ablenken und konzentrier Dich auf Deinen Termin. Ab und zu solltest Du nachschauen, ob Du den Zeitplan einhalten kannst und es rechtzeitig kommunizieren, wenn ein Termin aus dem Ruder läuft, damit Dein Kunde planen kann.

Probleme gehören zu jedem Projekt, mal große, mal kleinere: Es kann immer etwas schiefgehen, und das tut es dann auch. Dafür ist der Zeitpuffer gedacht, den Du Dir einplanen solltest. Wichtig ist es, von Anfang an ein großzügiges Zeitbudget einzuplanen und immer davon auszugehen, dass auch unvorhergesehene Dinge passieren können. Irgendwann wirst Du trotzdem auf ein unlösbares Problem treffen und feststellen, dass Du eine Deadline nicht einhalten kannst. Dann ist es wichtig, dem Kunden Bescheid zu sagen, damit er die eigene Planung anpassen und mit Dir eine Lösung besprechen kann.

Ein Plan B kann eine Verschiebung des Termins bedeuten, aber auch die Zusammenarbeit mit einem anderen Dienstleister oder mit einem Mitarbeiter des Kunden. Grundsätzlich aber wirst Du immer am besten damit fahren, wenn Du versuchst, Deine Arbeit weit vor dem Abgabetermin abzugeben, denn so hast Du nur wenig „Last Minute“-Stress.

Vielleicht ist das ja auch gar kein schlechter Vorsatz für 2016.

29.12.2015