Die digitale Steuerkanzlei: Mitarbeiter*innen erfolgreich einbinden

Die digitale Steuerkanzlei ist das Ergebnis einer ganzen Reihe von erfolgreich umgesetzten Prozessen, die ohne die aktive Mitwirkung der Mitarbeiter*innen nicht möglich wären. Das Vorhandensein von Technologie alleine ist aber noch kein Erfolgsfaktor: Selbst wenn alle Möglichkeiten vorhanden sind, geht es nicht auf Knopfdruck, denn Menschen müssen eigene Erfahrungen machen und im zweiten Schritt im Arbeitsalltag auch einbringen können.

Schulungen und eine von Profis betreute Einarbeitungszeit gehören also dazu. Der Wechsel auf rein digitale Mandantenakten ist bei der technologischen Umstrukturierung von Steuerkanzleien dann ein sinnvoller Einstieg:

Die Erfassung sämtlicher Daten und Dateien in einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) gehört zu diesen wichtigen ersten Schritten. Damit haben dann nämlich alle in der Steuerkanzlei jederzeit gleichberechtigt und mühelos Zugriff auf alle Unterlagen – solche Transparenz ist eine Grundlage effizienter Prozesse.

Wer den Begriff „Dokumenten-Management-System“ (DMS) hört, denkt häufig nur an elektronische Archivierung und das sagenumwobene papierlose Büro. Digitalisierung betrifft aber nicht nur die Ablage, sondern auch die Zusammenarbeit mit Mandant*innen, das interne Wissensmanagement und alle Workflows in der Steuerkanzlei.

Gewohnheiten, Ordner und Papier versus die digitale Kanzlei

Steuerberater*innen kennen diese Situationen: Auf der Suche nach einer bestimmten Information stellt man fest, dass jemand anderes gerade mit dem Ordner arbeitet. Mails, Faxe und Papierbriefe werden schon immer an unterschiedlichen Orten archiviert. Eingangspost geht nur durch die Hände einer bestimmten Person. Ordnersammlungen versteht nur, wer sie angelegt hat. Es kann aus den unterschiedlichsten Gründen verhältnismäßig lange dauern, bis Verträge oder Bankunterlagen auf Anfrage verschickt werden, weil sie erst herausgesucht werden müssen – und ähnliche Abläufe mehr, die allen vertraut vorkommen, die sich schon einmal ein Büro geteilt haben.

Diese Workflows und die Suche nach Dokumenten und Infos werden durch ein DMS drastisch abgekürzt. Pro Mitarbeiterin oder Mitarbeiter lassen sich halbe bis ganze Stunden Arbeitszeit täglich einsparen dadurch. Noch mehr, wenn alle vom Nutzen überzeugt sind:

Wenn alle daran gewöhnt sind, nur mit Papier zu arbeiten, ist die Hemmschwelle für den digitalen Einstieg höher. Kommt dann noch Datenchaos auf den virtuellen Festplatten dazu, addieren sich zu Berührungsängsten noch Frustration und Widerstand. Daher ist es besonders wichtig, auch das DMS von Anfang an so zu organisieren, dass sich alle zurechtfinden und gemeinsam eine Struktur zu erschaffen, die ähnliche Sicherheit wie der Griff zum Aktenordner vermittelt.

Den individuellen Nutzen be- und ergreifen

Hierfür ist es wichtig, mit den Mitarbeiter*innen gemeinsam einen Weg und eine Ablage zu erarbeiten, die mit ihren bisherigen Abläufen (und Denkmustern) kompatibel sind oder die sie begeistert annehmen, weil sie selbst an der Entwicklung des digitalen Archivs beteiligt waren.

Jede Information, die in irgendeiner Form elektronisch gespeichert werden kann, wie Verträge, Mails, Briefe, Formulare, Belege, Faxe, Texte, Grafiken, Präsentationen, gehört ins DMS. Papierdokumente werden durch Scannen in elektronische Form gebracht, bereits computererzeugte Dokumente müssen konvertiert, d.h. in ein bestimmtes Format wie PDF oder TIFF umgewandelt werden, damit sie unveränderlich sind.

Angestellte ergänzen dann die beschreibenden Attribute, die der Arbeitsweise der Kanzlei am ehesten entsprechen: Datumsangaben, Beschriftungen nach Dokumententyp, Schlagwörter oder Namen der Bearbeiterinnen oder alles zusammen – denn nach Attributen kann später mühelos gesucht und sortiert werden. Damit sind Informationen platzsparend, kostensparend und komfortabel durchsuchbar, verschickbar und transparent aufbewahrt und der Nutzen erschließt sich übergangslos allen Beteiligten durch die praktische Anwendung im Arbeitsalltag.

Zusammenarbeit zwischen Steuerkanzlei und Mandant*innen

Wenn das interne DMS erfolgreich integriert wurde, geht es in der unmittelbar nächsten Phase um die Erschaffung einer digitalen Kollaborationsgrundlage mit Mandant*innen, sprich: Ohne Medienbrüche und Umwege über Papier sollten alle in jeder Phase und bei jedem Anspruch digital zusammenarbeiten können.

Wichtig ist, dass der Datenaustausch unkompliziert und komfortabel verläuft, sonst stoßen auch diese Abläufe auf wenig Akzeptanz bei Mitarbeiter*innen und Klienten. lexoffice bietet verschiedene Möglichkeiten an, die beratende Steuerkanzlei nahtlos mit der Buchhaltung zu verknüpfen: Einerseits können Anwender*innen die erfassten Belege ins DATEV-Format exportieren, andererseits ist es auch möglich, den integrierten kostenlosen Steuerberater*innenzugang zu nutzen, um jederzeit professionellen Einblick in laufende Vorgänge gewähren zu können.

Auch die Mandant*innen von Steuerberaterkanzleien stehen mit ihren Unternehmen unter ständigem Digitalisierungsdruck. Je müheloser Datenaustausch und Kommunikation ablaufen, desto wahrscheinlicher ist es, dass durch die laufenden Veränderungen nicht nur traditionelle Dienstleistungen entfallen, sondern ganz neue innovative wie Beratungsdienstleistungen dazukommen.

Wandel durch Automatisierung ist unausweichlich

Mitarbeiter*innen und Vorgesetzte in Steuerkanzleien bleibt langfristig nur die Wahl, das Beste aus den Veränderungen zu machen, die Digitalisierung mit sich bringt. Sorgen machen, dass sie eventuell abgeschafft würden, müssen sie sich aber nicht. Ganz im Gegenteil:

Statt selbst Belege zu buchen, werden Mitarbeiter*innen von Steuerkanzleien künftig beraten und unterstützen, wenn Kunden ihren eigenen Digitalisierungsweg gehen. Die digitale Kanzlei verfügt über viele automatisierte Abläufe, aber ohne die Interpretation von Fakten und kompetente Beratung lassen sich Steuerdaten und -informationen nicht auswerten.