digital Fit für die Zukunft im neuen Normal

Fit für die Zukunft im neuen Normal

Auf die akute Krise folgt die Covid19 Langstrecke. Was, wenn wir jetzt noch mindestens zwei Jahre lang Einschränkungen haben: Ist Ihre Kanzlei bereit?

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Langsam legt sich der Aufruhr um das neue Normal, und jetzt stellt sich die Frage: Was machen Sie und Ihre Kanzlei, wenn dieser Ausnahmezustand uns noch lange erhalten bleibt? Können Sie das? Sind Sie digital fit für die Zukunft?

Wir alle haben seit März gelernt, zeitnah und flexibel auf die ungewohnte Situation in der Gesundheitskrise zu reagieren. Schnelle und unbürokratische Entscheidungen plus ein gewaltiger Schub Digitalisierung haben den meisten Steuerkanzleien geholfen, bis hierhin durch die Krise zu navigieren. Improvisation, Notlösungen und Kompromisse halfen ebenso wie spontan aufgestelltes Home-Office dabei, organisatorische Lücken zu stopfen.

Wir alle können stolz darauf sein, wie von der Branche die erste Corona-Welle abgefangen wurde. Doch jetzt stellt sich die Frage:

Sind Sie ausreichend vorbereitet und digital fit für die Zukunft, wenn die Ausnahmesituation zur Normalität wird?

Auch wenn Sie zu den Optimisten gehören sollten, die fest davon ausgehen, dass wir 2021 wieder alles so erleben werden, wie es vorher war: Die Frage ist ganz spannend. Denn auf einen Fortbestand der Krise vorbereitet sein heißt auch, auf die Zukunft eingestellt zu sein und trotzdem flexibel reagieren zu können. Anders ausgedrückt gibt es so einiges, das gar nicht zum »Normalzustand« sollte. Weil wir alle und besonders Sie als Kanzleibetreiber sehr davon profitieren werden, wenn es diesbezüglich keinen Rückschritt mehr gibt.

Wir wissen nicht, was kommt. Aber wir wissen, was in jedem Fall gut funktionieren wird.

Digitalisierte Mandanten, Zusammenarbeit und Absprachen über das Internet, flexible Arbeitsplätze und Werkzeuge aus der Cloud nämlich. Was immer Sie Anfang März unter Druck improvisiert haben, wird Ihnen langfristig besonders nutzen, wenn Sie es jetzt prüfen, überarbeiten und auf solide geplante Füsse stellen.

Was eine Reaktion auf unerwartete Umstände war, wird zur Aktion und kann Ihnen beim Finden neuer Mitarbeiter, bei der Erschließung lukrativer Geschäftsbereiche und beim komfortablen Überzeugen noch unschlüssiger »analoger« Mandanten helfen.

Natürlich können Sie sich auch einfach zurücklehnen und weiter abwarten, wie sich alles entwickelt

In Bewegung bleiben – und zwar vorwärts – ist jedoch smarter.

Wenn Sie so planen, als ob wir alle morgen im Lockdown landen und dort bleiben, achten Sie automatisch auf die richtigen Schwerpunkte. Was Sie konkret tun können:

Von der Improvisation zur strategischen Maßnahme

Was, wenn alles auf Dauer ausnahmslos digital wird?

Machen Sie eine Bestandsaufnahme der hastig eingeleiteten Corona-Maßnahmen in Ihrer Kanzlei. Welche werden Sie behalten? Welche brauchen Sie, wenn in Zukunft alle von daheim aus arbeiten? Welche Tools und Prozesse sind nötig, um immer mit Mandanten aller Größenordnungen und Aufgabenbereiche »remote« zu arbeiten?

Was braucht Ihr Team, was braucht Ihre Kanzlei?

Die täglichen Aufgaben bleiben auch auf Abstand die gleichen, doch alle Kommunikationsprozesse müssen überarbeitet werden, um sämtlichen Mitarbeitern gerecht zu werden. Teams brauchen Absprachen und außerdem Werkzeuge wie Projektmanagement und Zeiterfassung-Tools, um den Überblick über anstehende Aufgaben zu behalten.

Neue Mitarbeiter einstellen, vorhandene digital schulen

Die Zukunft wird digitalisiert ablaufen, dafür brauchen Sie die richtigen Fachkräfte. Schulen Sie Ihre Mitarbeitenden in Cloud-Lösungen wie dem lexoffice Steuerberaterzugang und Conferencing Tools. Vielleicht brauchen Sie aber auch für die Zukunft weitere, ganz anders aufgestellte Menschen.

Wie wird Ihre Kanzleikultur digital fit für die Zukunft?

Je länger ein Team sich nicht im Büro zusammenraufen muss, desto wichtiger sind andere Wege für den Austausch und Zusammenhalt, Feedback-Prozesse und Mitarbeiterbindung. Fragen Sie Ihre Angestellten, was sie sich wünschen – was sie brauchen – und was dafür nötig ist. Etablieren Sie die neue Atmosphäre gemeinsam mit Ihrem Team.

Mitarbeiterschulung und eigenes lebenslanges Lernen sind tatsächlich Themen, die sich kein Kanzleibetreiber heute mehr aussuchen kann. Am besten gehen Sie auch das strategisch an, planen einen festen Rhythmus ein für Fortbildung und kümmern sich um entsprechende Schulungen. Auch hier kommt wieder der Fortschritt dank Corona zum Tragen: Coaching, Training und Fortbildung sind als Online-Seminare und E-Learnings problemlos zu bekommen.

Was bedeutet es für Ihre Mandantschaft, wenn Sie Ihre Kanzlei digital fit für die Zukunft machen?

Abgesehen von den offensichtlichen Veränderungen wie digitale Belegbuchung und Online-Betreuung durch Ihre Kanzlei gibt es noch mindestens drei weitere Punkte, die Sie bedenken sollten. Erstens hat sich auch die Lebens- und Arbeitssituation der Mandanten geändert. Bevor Sie ausführlich planen, sollten Sie zunächst herausfinden, was genau Ihre Mandanten jetzt erwarten, wünschen und brauchen.

Außerdem ändert sich sowohl Ihr Marketing als auch die Mitarbeitersuche und -bindung gerade sehr. Beide Veränderungen sollten in Ihren Außenauftritt mit einfließen, sprich: Wenn Sie jetzt freiwillig innovativ arbeiten und sich bewusst digital fit für die Zukunft aufstellen, so sollte die Welt das erfahren. Potenzielle Mandanten und Fachkräfte zuerst.

Wer sich vorbereitet, hat gut lachen

Drittens stehen die Mandanten vor ähnlichen Herausforderungen. Das ist Ihre Gelegenheit, für die nächsten Jahre der zuverlässige Fels in der Brandung sich wandelnder Geschäftsbeziehungen zu sein. Bauen Sie ein digitales Fundament, etablieren Sie zuverlässige Lösungen für die Mandanten, und dann heißt es:

Komme da was wolle, Sie halten mühelos mit – denn wer sich auf das ‚Schlimmste‘ vorbereitet, kann über Schwankungen nur lachen.

Schon lange bevor die Corona-Krise uns überraschte ...

… haben wir uns mit dem Thema auseinandergesetzt, wie eine Steuerkanzlei von heute digital fit für die Zukunft wird. Wir haben mit Steuerberater*innen, Branchenexperten und Zielgruppenpersonen am Bild der #Zukunftskanzlei gearbeitet, unterstützt von Psychologinnen und Wirtschaftswissenschaftlern.

Das Ergebnis ist unsere

Studie zur Zukunft der Steuerkanzlei
(kostenloser Download ohne Registrierung)

  • Foto: Adobe Stock Boggy
Über die Autorin
Carola Heine
Up to date: Trends, Insider-Wissen und Online Navigation

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  1. Heike Lorenz | 24.08.2020 | 12:43

    Hi Carola,
    ich finde ja schon lange, dass man sich viele (Arbeits-)Wege sparen kann, wenn mehr auf Digitalisierung gesetzt wird. Das spart Zeit und hilft der Umwelt – was will man mehr?

    Präsenz bedeutet ja nicht automatisch Produktivität – in vielen Unternehmen scheint das aber leider noch nicht angekommen zu sein….

    Viele Grüße
    Heike

    1. Carola Heine | 25.08.2020 | 20:14

      Hallo Heike,

      das stimmt – sitzt aber noch fest in allen Köpfen. Meine Erfahrung ist auch nicht, dass jemand arbeitet, nur weil er oder sie anwesend ist oder weniger leistet, wenn alles entspannt und voller „Pausen“ ist 🙂

      liebe Grüße
      Carola