Ihr 7-Punkte-Plan für die Einführung digitaler Buchungen in der Steuerkanzlei

Ihr 7-Punkte-Plan für die Einführung digitaler Buchungen in der Steuerkanzlei

Kanzleibetreiber stehen vor der Hürde, Mitarbeiter*innen und Mandantschaft gleichermaßen von den Vorzügen digitaler Belegerfassung überzeugen zu müssen.

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Die Akzeptanz für digitale Belegbuchungen sieht momentan so aus: Etwa 10% der Mandanten möchten ihre eigenen Belege digitalisieren – und durchschnittlich zwei von zehn Mitarbeitenden können sich für das Thema begeistern. Als Inhaber oder verantwortliche Führungskraft einer Kanzlei wissen Sie: Das ist so definitiv nicht zukunftsträchtig – Sie brauchen zeitnah einen tragfähigen Einführungsprozess.

Nur wenn bereits neue Mitarbeiter*innen digitale Belegbuchung als selbstverständliche Routine betrachten, werden alle in der Kanzlei effizient arbeiten und nicht ständig vor mentalen Hürden stehen. Es ist hinderlich, wenn sich in Ihrer Kanzlei die Papierwelt klar von der digitalen trennt oder sogar konkurriert, denn oft gewinnt die Gewohnheit und damit das nicht mehr zeitgemäße Arbeiten mit Papier.

Erst ab etwa 20% allgemeiner Umsetzung ändert sich die Einstellung, wird die Methode zur Routine: 20% aller Buchungen, 20% digitale Betreuung der Mandantschaft durch die Mitarbeiter können Sie als grobe Faustregel dafür betrachten, dass die Transformation nützlich für die Kanzlei wird.

Einführung digitaler Buchungen strategisch vorantreiben

Sie haben nun die Wahl und können abwarten, bis die magischen 20% sich irgendwann durch Zugzwang ergeben, wie lange das auch dauern mag. Oder Sie helfen dem Erfolg strategisch und kontrollierbar auf die Sprünge, indem Sie Ihre Fibu intern komplett digitalisieren und damit alle Mitwirkenden ihrer Kanzlei ins Boot holen. Komplett digitalisiert heißt hier: Alle Buchhaltungen werden digital erledigt, egal in welchem Format sie von den Mandant*innen kommen. Statt jedoch selbst Zeit am Scanner zu verbingen, empfehlen Sie Ihren Mandanten am besten gleich ein Vorerfasssystem wie lexoffice. Denn mit dem integrierten Steuerberaterzugang erhalten digitalisierte und vorkontierte Belege – und zwar genau dann, wenn Sie sie benötigen. Und den Pendelordner? Den schicken Sie einfach konsequent in Rente. Denn heute genießen schon viele Pendelordner den Ruhestand 🙂

Die Vorteile einheitlicher Prozesse in der gesamten Kanzlei

Wenn Sie die Abläufe in Ihrer Steuerkanzlei vereinheitlichen und einen Lernprozess für alle Angestellten einführen, haben Sie weit größere Kapazitäten für die Annahme weiterer digital aufgestellter Manden. Wenn Ihre bereits bestehenden Mandanten früher oder später dann doch digital werden (müssen) – etwa, weil deren Kunden oder Lieferanten das einfordern, dann sind Sie bereits soweit und garantieren für einen reibungslosen Übergang.

Die erfolgreiche Einführung digitaler Buchungen

7-Punkte-Plan für die Zukunftskanzlei

  1. Den Ist-Status ermitteln
  2. Interne Festlegung Test-Mandanten
  3. Pilotprojekt Testmonat – Blindtest
  4. Feedbackrunde nach Testmonat
  5. Pilotprojekt Echt-Test mit Mandanten
  6. Schrittweise voran: Systematischer Ausbau
  7. Angekommen in der Verkaufsphase

Konsequente Umsetzung ist Ihre Erfolgsgarantie

Nur wenn die Einführung digitaler Buchhaltung für die Steuerkanzlei einen Platz ganz oben auf Ihrer Prioritätenliste hat, wird diese Umstellung funktionieren und Sie knacken schon nach kurzer Zeit die magischen 20%. Menschen ändern ihre Gewohnheiten nicht gern, viele haben Angst vor neuen technischen Entwicklungen oder sind grundsätzlich erst mal „dagegen“. Dann hilft die gemeinsame Überlegung: Was muss geschehen, damit aus dem „Aber“ ein „Natürlich machen wir das“ werden kann?

Digitale Belegbuchung öffnet die Akzeptanz für weitere Innovationstechnologie und neue Prozesse. Nehmen Sie aber unbedingt immer Ihr Team mit ins Boot. Lassen Sie die Mitarbeiter*innen entscheiden, welche Mandanten wann umgestellt werden und nutzen Sie Feedback und Anregungen, um die Prozesse voranzubringen. Setzen Sie einen Projektverantwortlichen ein, der mit Herzblut dabei ist. Seine Aufgabe ist zum einen die inhaltliche Unterstützung, zum anderen aber auch die Steuerung des Projektes inklusive Fortschrittskontrolle. Lassen Sie jeden zu Wort kommen, der oder die Bedenken hat und nehmen Sie jede Kritik ernst. Bis auf eine:

Die Frage nach dem „Ob“ kann es nicht geben – denn der bereits stattfindende Wandel der Branche ist nicht verhandelbar.

Wir begleiten Sie

Unser Kanzleibetreuer Olaf Clüver begleitet Sie gerne auf dem Weg in die Digitalisierung: Im Rahmen unseres Partnerprogrammes betreuen wir Sie mit Bedarfsanalyse, Mitarbeiterschulungen, Mandantenveranstaltungen und vielen mehr.

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Dieser Beitrag entstand in Kooperation mit ⁄ Delfi-Net, dem Steuerberater Netzwerk

  • Foto: © goodluz – stock.adobe.com
Über den Autor
Patrick Nassall
Beste Verbindung: Steuerberater und Unternehmer

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