10 Tipps für erfolgreiche Meetings – einmal ist immer das erste Mal

Eins aber haben sie alle gemeinsam: Wie sie organisiert und ob sie professionell durchgeführt werden, bestimmt das Ergebnis. Wir haben für euch die 10 wichtigsten Tipps für das Durchführen erfolgreicher Meetings zusammengestellt.

1. Passende Atmosphäre

Eine ergebnisorientierte Besprechung kann notfalls auch im Café oder am Küchentisch stattfinden, so lange den Teilnehmern nur keine direkten Ablenkungen serviert werden. Denn je größer die Gruppe oder der Besprechungsraum, desto wichtiger ist es, unnötige Störungen zu vermeiden.
Im Normalfall wirst du dich also um einen angemessen großen Raum bemühen, der die benötigte technische Ausstattung hat. Aber auch bei Meetings, die über eine Schreibtischecke hinweg abgehalten werden, gilt:
Falls möglich, solltest du also alle Anwesenden vorab bitten, Mobiltelefone abzuschalten und für dringende Telefonate den Raum zu verlassen. Aber auch Unterlagen sollten nicht vorab von dir verteilt werden, sondern nach und nach immer dann, wenn ihr Inhalt zur Sprache kommt. Selbst eine Agenda kann ablenken, wenn sie zu detailliert ausfällt und die Teilnehmer in Gedanken schon mal „vorspulen“.

2.Perfekte Vorbereitung

Wer mit oder vor einer Gruppe Menschen spricht, ist immer auch auf Improvisationstalent angewiesen, denn man weiß nie, welche Fragen zusätzlich kommen. Umso wichtiger, dass die für eine Besprechung angesetzten Themen bzw. die entsprechenden Hand-Outs, Folien und eigenen Unterlagen vernünftig vorbereitet sind, damit du daran nicht auch noch denken musst.
Die Teilnehmer sollen Kopien erhalten? Erstelle sie am Vortag. Du brauchst einen Beamer? Mach einen Testlauf. Ein Mikrofon wird benötigt? Probiere es aus, solange du noch allein im Raum bist. Flipchart, Stifte, Getränke für die Teilnehmer … Alles, was reibungslos abläuft und worüber du deswegen nicht nachdenken musst, ist während des Meetings ein Pluspunkt.

3. Üben, üben und dann noch mal üben

Wie man ein Meeting eröffnet, was man als Einleitung zu welchem Thema sagt und wie man auf kritische Rückfragen reagiert, all das kann man üben und sich dadurch Routine aneignen. Networking-Veranstaltungen oder kleine Vorführungen im Bekanntenkreis sind gute Möglichkeiten, ohne jedes Risiko zu lernen, wie man die eigene Befangenheit und das Lampenfieber abschüttelt und frei über die eigenen Themen spricht.
Viele Einleitungen, die man sich vorab überlegt, klingen doof, sobald sie ausgesprochen werden – und andersherum funktionieren andere als gesprochene Ansage sehr gut. Sprich mit dem Spiegel, dem Hund, der Familie und auf kleineren Events über dein Projekt. Je sicherer du dich fühlst, desto weniger musst du dich zukünftig aufs freie Sprechen vorbereiten.

4. Stimmungen erfassen

Die Menschen in deinem Meeting haben vielleicht im Stau gestanden oder am Vortag eine Wurzelbehandlung gehabt. Sie kommen eventuell erfolgreich und euphorisch von einer Messe oder müssen während eures Treffens den Posteingang im Auge behalten, weil es in einem anderen Projekt gerade brennt. Wichtiger noch, sie haben vielleicht gar keine Lust auf das Meeting, betrachten dich mit Skepsis oder sie versprechen sich enorm viel von eurem Treffen und haben hohe Erwartungen.
Bevor du also erfüllt von deinem eigenen Thema einfach loslegst, solltest du dir unbedingt ein paar Minuten Zeit nehmen und bereits bei der Begrüßung herausfinden, welche Stimmungen heute mit dir am Tisch sitzen, um darauf – wo nötig – einzugehen.

5. Eis brechen mit einer kurzen Vorstellungsrunde

Aus gutem Grund ist auch eine Vorstellungsrunde der klassische Bestandteil der meisten Meetings mit größeren Gruppen oder ganz neuen Leuten. Die meisten Menschen sprechen sehr gerne über sich selbst, ihre Arbeit und ihre Erwartungshaltungen ein Meeting betreffend.
Mit der Frage, was sie sich vom heutigen Tag versprechen, schlägst du also zwei Fliegen mit einer Klappe, denn du weißt dann auch gleich, mit welchen Fragen später zu rechnen ist.
Stell dich auch selbst vor – und deine Erwartungshaltung an das Meeting. So kann man es bereits vorab klären, wenn von unterschiedlichen Voraussetzungen ausgegangen wird ein Thema betreffend. Das kommt nicht oft vor. Aber wenn, dann kann es ein Meeting auch sprengen. Besser also, man spricht vorher darüber, nicht nachher.

6. Eröffne das Thema immer mit einer Frage

Welche Art von Frage du stellst, kommt auf das Thema der Besprechung an, aber grundsätzlich wirst du immer einen Vorteil haben, wenn du die Bedürfnisse deiner Gesprächspartner direkt adressierst. Bei einem Produkt oder einer Lösung, welche du anbieten möchtest, könntest du beispielsweise nach Herausforderungen oder Problemen in dem Sachgebiet fragen, für das du eine Lösung auf den Tisch packen wirst. Wenn es um eine mögliche Projektzusammenarbeit geht, frag sie nach den Erfahrungen bei ähnlicher Zusammenarbeit bisher und wenn eine Krise besprochen wird, beginnt man am besten damit, das Problem ohne Umschweife bei den Hörnern zu packen und zu fragen, welche Überlegungen bisher dazu entstanden sind.

7. Leidenschaft ist ansteckend

Du bringst Pläne, Ziele und Ideen mit in das Meeting und wirst vielleicht erleben, dass nicht alle darauf so enthusiastisch reagieren wie du. Das ist zu erwarten, muss aber nicht so bleiben: Statt frustriert zu sein, weil du dich erst mal eher unverstanden fühlst, solltest du den Funken deiner Begeisterung überspringen lassen. Öffne dich und erzähl den Meeting-Teilnehmern, was dich selbst an deinem Thema interessiert, welches Potenzial du siehst und welche Möglichkeiten sich bieten.
Am besten beginnst du damit, die Entstehungsgeschichte deiner Idee zu erzählen. Wie kam sie zustande, wann hat sie Fahrt aufgenommen und wieso stehst du jetzt hier? Es ist deine Geschichte. Erzähl sie richtig und du wirst deine Zuhörer mit deiner Begeisterung anstecken.

8. Beschlüsse protokollieren

Meetings setzen sich in der Regel zusammen aus kurzer Vorstellungsrunde, ausführlicher Information, anschließender Besprechung mit Diskussion und dann einer Entscheidung oder Verteilung von zu erledigenden Dingen und Terminen.
Mindestens diese Entscheidung oder die Dinge, die beschlossen würden, solltest du stichpunktartig in Form eines Protokolls festhalten und im Anschluss an alle Teilnehmer verteilen. Besonders wichtig, wenn es um Termine und Verteilung von Aufgaben geht.

Das geht auch durch gemeinsame Notizen auf einem Flipchart – mit Smartphones lässt sich schließlich innerhalb von Minuten ein Foto des Beschlusses an alle verteilen.

Weil Beschlüsse durchaus auch vertraulich sein können, gilt: An Meetings sollten immer nur Menschen teilnehmen, die wirklich einen Beitrag leisten sollen, können oder müssen. Wer einmal einen freundlich interessierten Meeting-Touristen mit zu viel Meinung in einer wichtigen Besprechung am Tisch sitzen hatte, kennt den Kampf gegen Smalltalk an der falschen Stelle und unpassende lustig gemeinte Fragen. Mit etwas Geschick lässt sich solch ein Fauxpas bereits bei der Einladung zum Meeting vermeiden.

9. Zeitplan und Zeitlimit setzen

Ein gutes Meeting hat einen Anfang und ein Ende, die vorher bekannt sind und auch kommuniziert werden. Es beginnt und endet pünktlich, hat in angemessenem Abstand Kaffee- und Verschnaufpausen und eine zumindest grobe Agenda, an der sich der Zeitplan orientiert.

Bereits bei der Anmeldung sollte also feststehen, wie lang ein Meeting dauert – nicht nur, damit der passende Raum gebucht werden kann, sondern auch, damit die Teilnehmer kommunizieren können, in welcher Zeitspanne sie nicht erreichbar sind. Ebenfalls sollte bekannt sein, ob noch weitere Termine geplant sind.

10. Realistische Erwartungshaltung

Es ist nur ein Meeting. Selbst wenn es trotz Übung und guter Vorbereitung nicht die gewünschten Ergebnisse bringt, so ist es doch nur eins von vielen möglichen Meetings und das nächste läuft gleich wieder um ein Vielfaches besser.

Natürlich wäre es schön, auf einen Schlag fünf neue Aufträge an Land zu ziehen oder eine Gruppe Entscheider vom aktuellen Konzept zu überzeugen. Aber am Ende des Tages war es nur ein Meeting, und wenn du dein Bestes gegeben hast, wird dieser Einsatz den richtigen Menschen in Erinnerung bleiben, auch wenn das Meeting selbst vielleicht nicht so überwältigend erfolgreich war, wie du es dir gewünscht hast.

Doch auch für ein überaus erfolgreiches Meeting gilt: Es ist nur ein Meeting. Die Umsetzung der anliegenden Aufgaben ist wichtiger, und die findet nicht im Meeting statt.