lexoffice Checklist: Erstgespräch Steuerberater - Corona-Edition

lexoffice Checklist: Erstgespräch Steuerberater – Corona-Edition

Seit Corona ist vieles anders: Worauf du achten kannst und wie die Beratung ausfallen sollte, wenn du jetzt eine:n Steuerberater:in suchst.

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Die ersten anderthalb Jahre der Corona-Krise haben uns eindrücklich gezeigt, wie wichtig ein kompetenter Steuerberater für Unternehmer:innen ist. Nicht nur in der Gründungsphase, sondern auch in der Krise, bei neuen Geschäftsideen und für eine tragfähige Planung. Daher haben wir unsere Checklist überarbeitet und präsentieren dir als Entscheidungshilfe die Übersicht mit Tipps für das Erstgespräch Steuerberater – Corona-Edition.

Steuerberater sind heute vor allem Berater:innen. Digitale Tools wie lexoffice ermöglichen es dir, schnell und komfortabel deine Belegbuchung und Umsatzsteuervoranmeldung selbst durchzuführen. Steuerberatung brauchst du heute für die großen Dinge, für dein Wachstum und zur Unterstützung bei Finanzierungen – und in der Krise.

Erstgespräch Steuerberater, Corona-Edition: Darauf solltest du achten

Ein Kennenlerngespräch findet heute in der Regel per Video-Call statt. Vor den Hygienevorschriften der Pandemie hattest du die Gelegenheit, in der Kanzlei vorbeizuschauen und dir einen Eindruck vom Ambiente und der Außendarstellung zu machen.

Das ist nun nur noch in den wenigsten Fällen möglich oder von den beteiligten Personen erwünscht. Dafür ist es noch selbstverständlicher als zuvor, über weite Entfernungen zusammenzuarbeiten, wenn das Thema und die Chemie stimmig sind. Auch bei einem Video-Call kannst du dir einen guten ersten Eindruck machen.

Erzählt dir dein:e potenzielle:r neue:r Berater:in erst einmal des Langen und Überbreiten, ob und wie ausgelastet er oder sie gerade ist? Erfolgt das erste Kennenlernen ungestört und pünktlich? Wird auf der Kanzlei-Website unmissverständlich kommuniziert, ab wann Gebühren anfallen oder musst du sogar darauf achten, beim Kennenlernen nicht plötzlich durch Fragen Gebühren zu erzeugen?

Denn nicht alle Kennenlerngespräche sind kostenlos. Je stärker gefragt Beratung ist, desto mehr sind Kanzleien darauf angewiesen, schon vorher jene potenziellen Mandant:innen zu filtern, die nur einmal einen Antrag ausgefüllt haben wollen, aber nicht auf der Suche nach langfristiger Unterstützung sind.

Solltest Du aber viele klärungsbedürftige Fragen mitbringen und zielführende Antworten erwarten, handelt es sich meistens berechtigter Weise um ein kostenpflichtiges Beratungsgespräch. Das vorher transparent aufzuschlüsseln ist ein gutes Zeichen, ein Qualitätsmerkmal nämlich.

Seit Corona: Die lexoffice Checklist für das Treffen mit einem (neuen) Steuerberater

Die Anforderungen an Betreuung durch eine Steuerkanzlei haben sich seit dem Beginn der Pandemie drastisch gewandelt. Für dich ist wichtig, ob der Steuerberater oder die Steuerberaterin digitale Beratungsgespräche anbietet, auch wenn die corona-bedingten Einschränkungen nicht mehr gelten: Sicherlich möchtest du nicht auf den Standard von 2019 zurückgeworfen werden und immer brav warten, bis man Zeit für einen Termin findet, zu dem du dann erst anreisen musst.

Ebenfalls ganz wichtig: Ist die von dir erwählte Kanzlei erfahren und fit in den aktuellen Fragestellungen rund um Fördergelder mit und ohne Krise, Investitionen zur Firmenrettung, Kurzarbeitergeld und Anträge auf Nothilfen beziehungsweise die entsprechende Beratung? Kann man dich bei deinem eigenen Wachstum und der Digitalisierung deiner Vorhaben tatkräftig unterstützen?

Gut vorbereitet: Erstgespräch Steuerberater – Corona-Edition

Über die folgenden zu klärenden Punkte solltest du dir im Vorfeld Gedanken machen beziehungsweise gut vorbereitet in das Gespräch gehen. Denn auch während eines praktischen Video-Calls willst du ja nicht auf einmal anfangen zu überlegen und zu suchen. Zum Beispiel:

  • Gebühren Erstgespräch. Damit du nicht gleich mit einem blödem Gefühl oder einer Überraschungsrechnung in das Erstgespräch startest, solltest du bereits bei der Terminvereinbarung deine Erwartungshaltung klar skizzieren und dabei auch fragen, ob Gebühren anfallen.
  • Persönlicher Eindruck auch per Webcam. Was fühlt sich für dich gut an, wann wirst du skeptisch? Bei einem Video-Call siehst du nur einen Ausschnitt, umso wichtiger sind die Details. Frag nach dem Onboarding-Prozess und hör dir an, wie die Aufnahme für neue Mandanten aussehen soll, und dann folge deinem Bauchgefühl. Alles andere wird auf Dauer teurer.
  • Branchenkenntnisse. Hat die Kanzlei bereits Mandanten aus deiner Branche oder deinem Fachgebiet oder wird man sich erst frisch in die Besonderheiten einarbeiten müssen? Besonders als Gründer:in profitierst du von jemandem mit Erfahrungen, die nicht auf Kosten deiner ersten Phase als Unternehmer:in gesammelt werden. Du brauchst jemanden, der sich bereits mit den Dingen auskennt, die du nicht kennst – in Corona-Zeiten mit den ganzen Besonderheiten besonders.
  • Angestrebte Arbeitsweise. Du suchst einen digitalen Steuerberater – nicht einen, der sich während der Pandemie vorübergehend umgestellt und auf temporäre Lösungen umgeschwenkt ist. Du möchtest alle Vorteile einer modernen Zusammenarbeit nutzen und den Steuerberaterzugang in deiner Online-Unternehmenslösung freigeben. Die Arbeitsweise der Kanzlei muss demnach unbedingt deinen Ansprüchen genügen.
  • Ansprechpartner. Vielleicht ist es für dich völlig in Ordnung, von einer kompetenten Steuerfachangestellten oder einem Sachbearbeiter betreut zu werden, vielleicht findest du es aber auch sehr wichtig, immer direkt mit einem Steuerberater sprechen zu können. Frag also, wer dich betreuen wird. Lass dir diese Person vorstellen und frag nach, ob du vom Home-Office aus betreut werden wirst – und wenn, dann zu festen Zeiten? Per Mail? Auch bei einer dir als Ansprechpartner:in zugeteilten Person muss das Bauchgefühl zustimmen.
  • Informationsfluss. Eins ist klar: Gescannte Belegdaten fließen digital, und deine Umsatzsteuervoranmeldung machst sowieso mit wenigen Klicks selbst mit lexoffice. Aber wie informiert dich die Steuerkanzlei über Fristen und anstehende Steuerzahlungen, wann bekommst du Aufstellungen der zu zahlenden Steuern und erfährst, welche Rücklagen du dafür gebildet haben musst? Wie haltet ihr euch gegenseitig auf dem Laufenden, welche Infos bekommst du wann?
  • Prozessmanagement. Das digitale Zeitalter ist angebrochen und wenn du einen Prozess und Regelmäßigkeiten erwartest, musst du diese häufig aktiv anstoßen. Aber einige Routinen wird auch die neue Kanzlei hoffentlich haben: Ist ein Jahresgespräch vorgesehen, um über die betriebswirtschaftlichen und steuerlichen Möglichkeiten im laufenden und folgenden Geschäftsjahr zu sprechen? (Es sollte so sein.)
  • Probleme und Herausforderungen. Du bist ja nicht auf dem Weg zu einem neuen Steuerberater, weil du die Belege nicht alleine buchen kannst, sondern weil du bei bestimmten Aufgaben Unterstützung erwartest. Mach dir also vorab eine Liste, damit du während des Gesprächs nichts vergisst und schicke sie vorab an die Steuerberaterin oder den Steuerberater. Kommt er oder sie dann schlecht vorbereitet ins Gespräch, ist auch das ein erster Eindruck.
  • Steuern sparen. Steuersparmöglichkeiten und smartes Liquiditätsmanagement gehören zu den Gebieten, auf denen du als Steuerlaie immer wieder offene Fragen haben wirst. Seit Covid19 willst du außerdem noch wissen, wann und für welchen Zeitraum du eventuell Hilfen beantragen kannst, welche Fördermöglichkeiten es gibt und ob deine Firma auf Zuschüsse für die Digitalisierung setzen kann. Sobald die Kanzlei mehr über dich, deine Firma oder deine Mitarbeitersituation weiß, solltest du dich auf eine entsprechende Betreuung verlassen können. Diese Erwartungshaltung solltest du äußern: Was sagt dein Gegenüber dazu?
  • Datensicherheit. Online lässt sich wunderbar zusammenarbeiten, mit lexoffice kann der Steuerberater jederzeit an alles, was er sehen soll und bei lexoffice sind die Daten auch sicher. Was ist aber mit deinen restlichen Unterlagen? Mit euren Gesprächen online? Mit Dateien, die außerhalb vom Steuerberater-Cockpit getauscht werden sollen? Wie wird die Ablage organisiert, wie digital ist die Kanzlei aufgestellt?
  • Individuelles Angebot: Wenn alle Details eurer eventuellen Zusammenarbeit betreffend geklärt sind, die Kostenfrage vom Tisch ist und die erwartete digitale Arbeitsweise vereinbart ist, dann solltet du ein auf dich zugeschnittenes Angebot erhalten, um das Vorhaben “Erstgespräch Steuerberater – Corona-Edition” abzuschließen. Jetzt muss das Angebot natürlich für dich auch bezahlbar und ansonsten akzeptabel sein.

lexoffice Steuerberater-Suche

Du suchst deinen neuen digitalen Steuerberater oder deine neue digital aufgestellte Steuerberaterin, die entspannt mit innovativen Buchhaltungslösungen wie lexoffice arbeitet? Dann schau dir die Kanzleien in der lexoffice Steuerberatersuche an. Hier findest du Steuerberater, die bereits Erfahrungen mit lexoffice haben.

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  • Foto: Adobe Stock JustLife
Über die Autorin
Carola Heine
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