Fehlerquelle Bezahlvorgang

Fehlerquelle Bezahlvorgang - darauf solltest Du achten

Fehlerquelle Bezahlvorgang? Was soll schon schiefgehen, wenn Du mal eben Deine offenen Rechnungen bezahlst – richtig? Einiges, wenn Du nicht aufpasst – und damit meinen wir nicht mal falsche Eingaben beim Hantieren mit den langen IBAN-Ziffern.

Zahlendreher sind nur eine von vielen Möglichkeiten, was beim Bezahlvorgang schiefgehen kann. Diese drei Fehler kannst und solltest Du vermeiden:

1. Fehlerquelle Bezahlvorgang: Zahlungsfristen versäumen

Rechnungen sind immer sofort fällig. Es sei denn, es steht ein Zahlungsdatum auf der Rechnung. Du tust Dir einen großen Gefallen damit, jede offene Rechnung sofort zu begleichen. Nicht nur hast Du so immer den Überblick und läuft keine Gefahr, dass sich unbemerkt ein großes Minus ansammelt. Du hältst Dich damit auch automatisch an die Fristen.

Das ist fair Deinen Geschäftskontakten gegenüber, aber auch gut für Dich.

Denn Zahlungsverzug kann teuer werden. Als Schuldner kommst Du in Verzug, sobald Du das vereinbarte Zahlungsziel verpasst hast. Dann kann Dein “Gläubiger” bereits Mahngebühren erheben, die gesetzliche Mahnpauschale geltend machen oder sogar ein gerichtliches Mahnverfahren einleiten.

2. Fehlerquelle: Bezahlen ohne Faktencheck

Im Trubel des Arbeitsalltags passiert es ganz schnell: Du zahlst die eintreffende Rechnung, weil der Betrag Dir grob passend erscheint. Später stellst Du dann fest, dass die Arbeitszeitangaben oder Mengen nicht stimmen und eine weitere Rechnung auf Dich zukommt oder Du zu viel oder zu wenig gezahlt hast.

Das passiert besonders schnell, wenn die Abrechnung auf Grundlage eines Angebots erstellt wurde, aber noch andere Abläufe im Projekt dazukamen. Oder Anpassungen vorgenommen wurden. Manchmal wird auch versehentlich ein falscher Stundensatz zugrunde gelegt. Wichtig ist: Gezahlt wird von Dir nur, was stimmt. Vor dem Bezahlen der Rechnung also bitte immer einmal auf vollständige und korrekte Daten prüfen.

3. Fehlerquelle: Rechnungen ohne sämtliche Pflichtangaben akzeptiert

Wie Du korrekte und rechtsgültige Rechnungen ausstellst, weißt Du natürlich: Mit lexoffice gar kein Thema. Aber wusstest Du, dass Du die eintreffende Vorsteuer nur von der gezahlten Mehrwertsteuer abziehen kannst, wenn Deine Eingangsrechnung alle nötigen Pflichtangaben enthält?

Name und Anschrift, Rechnungsnummer, Lieferzeitraum, Umsatzsteuer, Steuernummer des Ausstellenden … wenn davon etwas fehlt, gibt es Probleme bei der Umsatzsteuervoranmeldung. So ärgerlich es ist, auch darauf musst Du also achten – und gegebenenfalls eine korrigierte Abrechnung einfordern.

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Übrigens: Auch Skonto kannst Du nicht einfach von einer Rechnung abziehen. Auch dann nicht, wenn es Dir vom selben Anbieter vorher bereits einmal gewährt wurde. Skonto ist immer Verhandlungssache.

Andersherum wird es Dir oft begegnen: Zahlungspflichtige, die es einfach mal probieren und Skonto einziehen, manche sogar dann, wenn sie gar nicht innerhalb des eng gesteckten Zeitfensters zahlen. Ein Ärgernis. Du solltest es selbst also anders machen, um Deine Geschäftsbeziehungen nicht zu belasten.

04.10.2016