Gesetzliche Aufbewahrungsfristen für Dokumente

Gesetzliche Aufbewahrungsfristen für Dokumente

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Zum Jahresanfang 2014 ist es wieder soweit: Die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen für einige Dokumente sind verstrichen und diese Unterlagen können zum Jahresanfang vernichtet werden. Die Vorschriften wurden erfüllt, die Frist ist abgelaufen und im Aktenschrank kann neuer Platz geschaffen werden.

Wer nach Steuer- oder Handelsrecht zum Führen von Büchern und Aufzeichnungen verpflichtet ist, ist immer auch verpflichtet, diese gemäß den gesetzlichen Fristen aufzubewahren.

Auch Privatleute müssen aber Rechnungen, Zahlungsbelege und andere „beweiskräftige“ Unterlagen zwei Jahre lang aufbewahren und der leistende Unternehmer muss nach dem UStG in der Rechnung auf diese Aufbewahrungspflicht hinweisen.

Grundsätzlich gilt:

Aufzubewahren sind alle Unterlagen, Bücher und Aufzeichnungen, die steuerliche Bedeutung haben. Dazu gehören Bilanzen, Jahresabschlüsse, Handels- und Geschäftsbriefe und Buchungsbelege.

In unserem kostenlosen Lexikon für Freiberufler, Kleinunternehmer, Selbstständige und besonders Existenzgründer und Startups findest du alles Wissenswerte über Aufbewahrungsfristen: lexoffice.de/lexikon/aufbewahrungsfristen/

Hier kannst du nachschlagen, welche Unterlagen aufbewahrt werden müssen, für welche es eine 10-jährige Aufbewahrungspflicht gibt und welche nur sechs Jahre lang archiviert werden müssen.

Mit unserem kostenlosen Rechner kannst Du die Aufbewahrungsfrist ganz einfach und problemlos berechnen:
Rechner Aufbewahrungsfristen & Aufbewahrungspflichten

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Praxistipp für Freiberufler mit überschaubarem Archivierungsbedarf:

Unterlagen sind laut den gesetzlichen Bestimmungen „geordnet aufzubewahren“. In den meisten Büros finden sich also reihenweise Ordner pro Kunde, pro Versicherung, pro Konto etc. noch zusätzlich zu den Akten mit den Steuer- und Buchhaltungsunterlagen.

Vielleicht gehört es auch zu deinen unfreiwilligen Ritualen, am Jahresende jeden einzelnen solchen Ordner zu öffnen, die nicht mehr aufbewahrungspflichtigen Belege rund um den Haushalt, deine Versicherungen und so weiter herauszusuchen und zur Seite zu legen, um sie anschließend zu schreddern, damit wieder Platz ist.

Keine schöne Tätigkeit, sondern eine, die bekanntlich den halben Tag oder noch viel länger kosten kann. Wenn man es nicht macht, laufen allerdings irgendwann die Aktenordner über.

Viele dieser Unterlagen werden aber einfach nur bei Eintreffen abgeheftet und nach zehn Jahren wieder herausgekramt, um vernichtet zu werden: Jährliche Infos von Versicherungen, Bausparverträgen, Sparkonten und so weiter, die sich inhaltlich durch den Folgebeleg bereits erledigt haben.

Wenn du nun also feststellst, dass es dich alle Jahre wieder reichlich Zeit kostet, die einzelnen Zettel, Auszüge und Belege aus extra dafür bestimmten Ordnern für Sparkonten und Versicherungen etc. nach einem Jahrzehnt wieder hervorzukramen und einzeln auszuheften, obwohl das Ergebnis im Grunde in einen einzigen Ordner passen würde, hätten wir einen Tipp:

Wenn du Verträge und andere wichtige „zeitlose“ Dokumente immer in ihre eigenen Ordner packst, kannst du ab 2014 parallel eine Jahresmappe führen, in der nach Alphabet und innerhalb des Buchstabens nach Datum sortiert ist (neue Vorgänge nach oben). Hier können sämtliche Belege gesammelt werden, die tatsächlich einfach nur für eine begrenzte Zeit aufbewahrt werden müssen und sonst nichts.

Einfache „Ordnungsmappen A-Z“ sind ab circa 5 Euro im Handel erhältlich, größere stabile Pultordner aus Pappe ab circa 10 Euro aufwärts. Am Jahresende archivierst du dann jeweils einfach deine ganze Mappe und startest die nächste.

So eine Mappe kannst du nach den 10 Jahren dann nämlich einfach ausleeren. Das Jahr über liegt die aktuelle Ordnungshilfe griffbereit und erspart dir Lochen und Abheften, weil die zu archivierenden Belege einfach alphabetisch einsortiert werden.

Eine „Jahresmappe“ spart aber nicht nur nach zehn Jahren einen ganzen Arbeitstag – und täglich Zeit, weil das Hantieren mit Locher und Ordnern entfällt – sie hat außerdem den Vorteil, dass du alle zu archivierenden Unterlagen pro Jahr auf einen Blick und mit einem Handgriff vorlegen kannst, wenn nötig.

Über den Autor
Carola Heine
Up to date: Trends und Online Navigation

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