Ghosted &
8211; Kunde verschwunden?

Ghosted: Kunde verschwunden - Tipps im Blog der Online Buchhaltungslösung lexoffice

Ghosted, wir geben es zu, beschreibt eigentlich einen Vorgang aus der Beziehungsanbahnung. Beim Ghosting verschwindet der Mensch, mit dem Du ein Date hattest, plötzlich sang- und klanglos und lässt Dich ratlos zurück. Besonders blöd ist das immer dann, wenn es sich bei Eurer Beziehung um die zwischen Dienstleister und Kunde handelt – und Ihr noch eine Rechnung offen habt.

Ghosted – wenn Dein Kunde einfach schweigt

Selbstständig tätig zu sein hat so viele Vorteile. Freie Zeiteinteilung und Projektwahl sowie ortsunabhängiges Arbeiten mit coolen Cloud-Werkzeugen wie lexoffice mit allen Partnern. Aber Schattenseiten gibt es natürlich auch. Einerseits fehlt die grundsätzliche Absicherung, die durch eine Festanstellung entsteht. Andererseits gehst Du mit jedem Auftrag das Risiko ein, dass Dein Kunde abtaucht, Dich “ghosted” und einfach nicht zahlt.

Als Erbringer einer Leistung gehst Du grundsätzlich in Vorkasse. Du vertraust Deinem Auftraggeber, dass Dein Entgelt zuverlässig entrichtet werden wird. Zwischenzeitlich bist Du trotzdem weiter dafür verantwortlich, dass Deine Räumlichkeiten bezahlt werden, Deine Mitarbeiter ebenfalls. Laufende Kosten müssen gedeckt werden, Materialkosten fallen an und so weiter.

Ausbleibende Zahlungen werden also schnell zum existenzgefährdenden Problem, weil Du Deinen eigenen Verpflichtungen nicht nachkommen kannst. Die Zahlungsmoral vieler Kunden ignoriert einfach, dass Rechnungen normalerweise innerhalb eines bestimmten Zeitraums bezahlt werden müssen. Ob Du eine Monatsfrist stellst, um Zahlung innerhalb von zehn oder 14 Tagen bittest oder Skonto gewährst, kommt auf Deine eigenen Präferenzen an. Fest steht aber, dass es nach Ablauf dieser Fristen problematisch werden kann, wenn Kunden auf keine Zahlungsaufforderung reagieren.

Frust und Existenzgefährdung durch ausbleibende Zahlungen

Es ist frustrierend, wenn zahlungsunwillige Kunden Dich in Schwierigkeiten bringen. Trotzdem solltest Du nach Möglichkeit die Ruhe bewahren und gut überlegt vorgehen, statt wütend zu werden. Die unterschiedlichsten Gründe können der Auslöser dafür sein, wenn ein Kunde nicht zahlt. Eine Kundenbeziehung ruinieren oder beenden solltest Du nur, wenn Du sicher gehen kannst, dass böswillige Nachlässigkeit oder die wiederholt falsche moralische Einstellung Deines Kunden der Anlass sind.

Der erste Schritt sollte also immer sein, das Gespräch zu suchen. Dein Kunde hat auf die Rechnung und die Zahlungserinnerung und die höfliche Nachfrage per Mail nicht reagiert? Dann greif zum Hörer und such das Gespräch. Gerade mittelgroße bis große Kunden sind oft völlig frei von jeder Ahnung, wie das Leben selbstständiger Dienstleister aussieht. Der eine oder andere wird mild erstaunt die fällige Rechnung aus dem Stapel ziehen, weil er die nicht so wichtig fand wie Du. Andere hätten zwar noch eine Frage zur Rechnung, hatten aber bisher weder Zeit noch Lust, sie auch zu stellen.

Manchmal hat die Buchhaltung Urlaub, ab und zu geht auch ein Beleg verloren. Dein Anliegen, pünktlich bezahlt zu werden, ist dann einfach sehr weit unten auf der Prioritätenliste der anderen. Da kann ein Anruf Wunder wirken, einfach indem Du erklärst, dass Du Dein Geld benötigst und nachfragst, woran die Verzögerung liegt.

Ghosted, weil die Kunden des Kunden nicht zahlen

Unangenehm wird es immer dann, wenn Dein Kunde nicht zahlen kann, weil er oder sie selbst noch nicht bezahlt wurde. Auch hier gilt jedoch: Im persönlichen Gespräch lässt sich viel eher eine Lösung erzielen, vielleicht auch ein Kompromiss.

Freundlich und sachlich ohne Unterstellungen erinnerst Du noch einmal an den ausstehenden Betrag. Wenn aber weder Gespräche, Mails noch freundliche Erinnerungen etwas bringen, bleibt Dir nichts anderes übrig, als lexoffice für eine Mahnung zu nutzen und den offenen Betrag einzufordern.

Mit lexoffice hast Du jederzeit den Überblick über alle Außenstände und kannst einfach und zeitnah nachhaken. So lassen sich aus Deinen gespeicherten Belegen mit nur wenigen Klicks Zahlungserinnerungen oder Mahnungen erstellen und direkt aus lexoffice heraus versenden.

So geht’s: Mahnungen schreiben mit lexoffice

Was aber tust Du, wenn auch auf eine Mahnung hin keine Reaktion und kein Zahlungseingang erfolgen?

Ein Schreiben vom Anwalt kann Deinen Forderungen Nachdruck verleihen

Mahnverfahren durchlaufen normalerweise drei Phasen. Ab der ersten Mahnung ist der Kunde im so genannten Zahlungsverzug. Die anfallenden Verzugszinsen durch das Ausbleiben der Bezahlung werden zum fehlenden Betrag addiert.

Hast Du auch mit dem Verschicken von Mahnungen keinen Erfolg, bleibt Dir noch die Möglichkeit, ein Anwaltsschreiben zu versenden oder ein gerichtliches Mahnverfahren einzuleiten. Wofür Du Dich entscheidest, kommt auf die Kundenbeziehung, die Art der Zusammenarbeit und die Umstände an.

Ein Anwalt kann Deiner schriftlichen Forderung Nachdruck verleihen und ankündigen, dass es vor Gericht geht, wenn die Zahlung weiterhin ausbleibt. Oft erzielt dieser offizielle Schriftverkehr bereits die gewünschte Wirkung.

Das gerichtliche Mahnverfahren

Das Mahnverfahren ist ein zivilgerichtliches Spezialverfahren ohne mündliche Verhandlung, ausführliche Klageschrift und Beweiserhebung. Es ist neben der Erhebung einer normalen Zivilklage eine einfache Möglichkeit für Dich, gegen säumige Schuldner vorzugehen.

Du solltest wissen, dass es billiger als eine Klage ist und auch ohne Anwalt betrieben werden kann. Mit einem Mahnverfahren kannst Du Geldforderungen in unbegrenzter Höhe eintreiben. Seit Ende 2008 kann auch das neue Europäische Mahnverfahren durchgeführt und ein EU-Zahlungsbefehl beantragt werden, siehe Verordnung (EG) Nr. 1896/2006 zum Europäischen Mahnverfahren.

Zur Einleitung des Mahnverfahrens ist ein amtlicher Vordruck ausgefüllt bei dem Arbeitsgericht einzureichen, das auch im Urteilsverfahren zuständig wäre. Mahnverfahren kannst Du aber auch online starten

Spätestens beim gerichtlichen Mahnverfahren kommt Dein Kunde nicht mehr weit mit dem Versuch, Dich als “ghosted” zu ignorieren. Während Kontaktaufnahme per Mail und Social Media stumm geschaltet werden kann, haben Gerichte ganz andere Möglichkeiten. Schön wäre es natürlich, wenn es gar nicht erst so weit kommt.