GoBD? Was ist das und kann lexoffice das?

GoBD – Buchführungs-Grundsätze, mit lexoffice komfortabel einzuhalten

Die GoBD, also die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff, betrifft sämtliche steuerlich relevanten Dokumente. Diese umfangreiche Regelung gilt seit Januar 2015 für alle Unternehmen in Deutschland und löst die vorherigen Regelungen “Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU)” und “Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS)” ab.

Klingt nach viel Bürokratie und Zusatzaufwand?

Keine Angst! Mit lexoffice kannst Du die GoBD ganz einfach einhalten. Im Kern beantworten die GoBD folgende Fragen: 

  • Wann muss gebucht werden?
  • Wie und was kann elektronisch gespeichert werden?
  • Wie sehen die Dokumentationspflichten im Einzelnen aus?
  • Welche Technologien dürfen eingesetzt werden?
  • Auf welche Arten kann ein Betriebsprüfer zugreifen?

… und so weiter – das alles wird festgelegt.

Sämtliche steuerlichen Aufzeichnungspflichten für Unternehmer, Gewerbetreibende und Freiberufler werden detailliert erläutert. Doch keine Sorge: Mit lexoffice erfüllst Du alle Aufbewahrungspflichten automatisch. Das bedeutet, dass Deine in lexoffice erstellten Unterlagen nicht mehr in Papierform gedruckt und aufbewahrt werden müssen – in lexoffice sind sie richtig aufbewahrt.

Mit lexoffice kannst Du selbstverständlich GoBD-konform arbeiten.

GoBD mit lexoffice – komfortabel und problemlos

 

GoBD: Steuerlich relevante Belege digital archivieren

Als Steuerpflichtiger bist Du „für die Ordnungsmäßigkeit elektronischer Bücher” selbst verantwortlich und musst darauf achten, im Bedarfsfall alle Belege vorlegen zu können.

Die GoBD legen fest, dass zusätzlich zu den steuerlich relevanten Belegen auch alle Unterlagen aufzubewahren sind, die zum Verständnis und zur Überprüfung der für die Besteuerung gesetzlich vorgeschriebenen Aufzeichnungen im Einzelfall von Bedeutung sind, das gilt auch für digitale und elektronische Belege und Aufzeichnungen. So musst Du elektronische Belege, die im Unternehmen entstanden oder eingegangen sind, unverändert aufbewahren und dürfen nicht vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist gelöscht werden.

Bei einer Betriebsprüfung musst Du sie dem Finanzamt vorgelegen –  worauf wird der Betriebsprüfer achten? Folgende Anforderungen  stehen in der GoBD:

  • Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit: Ein Betriebsprüfer muss die steuerrelevanten Buchungen verstehen und überprüfen können.
  • Vollständigkeit und Richtigkeit:  Alle steuerlich relevanten Buchungen müssen vollständig und lückenlos  und korrekt aufgezeichnet werden.
  • Zeitnahe Erfassung und Ordnung: Unterlagen dürfen nicht planlos gesammelt bzw. aufbewahrt werden, sondern müssen geordnet sein und auch zeitnah gebucht werden.
  • Unveränderbarkeit: Buchungen und Aufzeichnungen so gespeichert werden dass man den ursprünglichen Zustand feststellen kann.

Von den GoBD betroffen ist übrigens nicht nur das Finanzbuchführungssystem, sondern es sind auch die Anlagen- und Lohnbuchhaltung, Warenwirtschafts- und Zahlungsverkehrssystem mit den Regelungen gemeint, Du solltest also sämtliche Prozesse auf Einhaltung prüfen.

Die GoBD werden regelmäßig angepasst und die letzte Änderung gilt seit dem 01.01.2016. Diese neuen bürokratischen Aufgaben zu bewältigen ist eine Aufgabe, die jetzt auf jeden Unternehmer zukommt, doch profitierst Du natürlich auch sonst von der Digitalisierung all Deiner Geschäftsprozesse mit lexoffice: Die Suche nach Dokumenten gehört der Vergangenheit an, wenn alle Unterlagen ordnungsgemäß digital archiviert wurden!

Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff, kurz GoBD genannt, findest Du als PDF zum Download direkt beim Bundesfinanzministerium.

10.08.2016 | 2
  1. Andreas | 19.08.2016 | 16:53

    Speichert den lexoffice die Daten Unveränderbar ? Und wie kann ich die Daten 10 Jahre lang unveränderbar archivieren ? In den AGBs steht das keine steuerrechtliche Archivierung erfolgt.

  2. […] Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form, haben wir in diesem Blog bereits geschrieben. Die Buchführungspflichten für Unternehmer sind allerdings noch viel umfassender. Freiberufler, […]