Harmonische Zusammenarbeit trotz überzogener Erwartungen

Harmonische Zusammenarbeit trotz überzogener Erwartungen?

Es ist nicht einfach, aber machbar für Freelancer: Mit Kund*innen arbeiten, die ständig reklamieren

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Auch im B2B Dienstleistungsbereich treffen Angehörige aller Dienstleistungssparten häufig auf Anfragende, die unrealistische Erwartungen an eine Zusammenarbeit pflegen. Freelancer*innen arbeiten weder demütig dankbar und rund um die Uhr noch freudig für ein Taschengeld – sondern am liebsten auf Augenhöhe fair mit jenen zusammen, die ihnen Aufträge erteilen.

Einige wissen es nicht besser. Andere versuchen einfach mal, was geht. In manchen Fällen ist harmonische Zusammenarbeit eine besonders große Herausforderung: Immer dann nämlich, wenn man es Kundin oder Kunde einfach nicht Recht machen kann. Auch wenn Du in Deinem Angebot an alle grundsätzlichen Absprachen gedacht hast, wirst Du in solchen Fällen mit immer noch einem und immer noch weiteren Änderungswünschen bombardiert – häufig in leicht unsachlichem Tonfall und von Schmollen begleitet, wenn Du nicht sofort alles stehen und liegen lässt, um auch die siebzehnte Änderung noch prompt und freudestrahlend durchzuführen.

Das ist genauso anstrengend wie es klingt. Glücklicherweise reicht meistens bereits ein einziger Fall aus, um nie wieder unbedarft in eine solche Falle zu tappen, denn zukünftig wirst Du diese Anzeichen sofort erkennen – in der Regel zeichnet sich bereits beim Vorgespräch ab, wie jemand die eigenen Erwartungshaltungen vertritt und wer stressig sein wird, wer entspannt. Aber auch wenn die Falle bereits zugeschnappt und das Angebot erteilt ist, kannst Du trotzdem noch einiges tun, um zu guten Ergebnissen zu gelangen und Dich friedlich gegen überzogene Forderungen abzugrenzen.

Harmonische Zusammenarbeit: Realistische Ziele kommunizieren

Wenn Dein Gegenüber ungeduldig und fordernd ist, solltest Du dem „Mail-Ping-Pong des Todes“ strategisch ausweichen, sprich: Statt zeitnah zu antworten und sofort die nächste Anforderung und Extrabitte in der Mailbox zu haben, um schnell zu antworten und unweigerlich direkt erneut bombardiert zu werden, solltest Du Dir zwei Dinge angewöhnen.

Erstens niemals mehr innerhalb weniger Minuten antworten, sondern immer einen zeitlichen Puffer einbauen – und zweitens bei Deiner Antwort genau schreiben, wann Du für die nächste Antwort verfügbar bist und wann nicht, aber ohne dabei durchgehende Verfügbarkeit zu signalisieren. So ersparst Du Deinem Gegenüber den Frust, anschließend vergeblich auf eine sofortige Antwort zu warten und viele Entscheidungen werden überlegter ausfallen als bei hektischem Hin und Her.

Wenn sich abzeichnet, dass immer noch mehr nicht besprochene Änderungswünsche aus dem Projekt quellen, darfst Du keinesfalls den Moment versäumen, darauf hinzuweisen, dass Dein Angebot eine begrenzte Anzahl Korrekturschleifen enthalten hat. Sprich: Es wird teurer, wenn Dein Kunde oder Deine Kundin beliebig herumexperimentiert und Sachen vor und zurück ändert.

Das wird die Anforderungen zwar nicht stoppen, aber Du kannst den Zusatzaufwand nach diesem Hinweis unkompliziert abrechnen. Trotzdem möchtest Du Dich jetzt vielleicht – bezahlt – erneut zusammensetzen und akribisch erneut offene Fragen und die Erwartungshaltung abklären, damit sich das nicht endlos wiederholt.

Schrittweise zum Ziel: Anfänger oder Dauernörgler?

Ob Du sogar Dein Angebot noch einmal nachbesserst, um Dich abzusichern, kommt darauf an. Wenn Deine Auftraggeber so viel erwarten, weil alles ganz neu ist und erst erlernt werden muss, ist das schließlich etwas anderes als ein notorischer Nörgler, der auf dem Reklamationsweg und auf Deine Kosten zu sparen versucht. Harmonische Zusammenarbeit ist mit beiden möglich, wenn Du transparent kommunizierst, gründlich dokumentierst, Dich sachlich und begründet abgrenzt wo nötig und immer mit einem konstruktiven Vorschlag konterst.

Es ist mehr Arbeit, jeden Schritt zu dokumentieren und sich einzelne Teile eines Projekts freigeben zu lassen. Aber es erspart auch Missverständnisse und damit Frust auf beiden Seiten. Manche Kund*innen wissen einfach (noch) nicht, dass sie nicht beliebig oft und lange noch im Nachhinein ändern können, als seien Konzepte und kreative Leistungen so einfach zu bedienen wie ein Schieberegler. Das kannst Du dann aber nachvollziehbar erklären.

Unheilbar ist nur das Gutsherrensyndrom

Oft kannst Du in einem Telefonat klären, was per Mail schwierig wurde. Noch häufiger hilft es, sich an einen Tisch zu setzen und gemeinsam an einem Plan zu arbeiten, wenn Angebot und Erwartungshaltung einander angepasst werden zu müssen. Unlösbar kompliziert wird alles nur, wenn es gar nicht wirklich um die Qualität und den Umfang der Arbeit geht, sondern um Machtspielchen und Dünkel. Harmonische Zusammenarbeit wird durch ein ausgelebtes Gutsherrensyndrom sehr schwierig. Umso wichtiger, dass Dein Angebot den Leistungsumfang genau festlegt – und dass es Dir als Freelancer freisteht, jede Zusammenarbeit abzulehnen oder zu beenden.

  • Foto: © SolisImages – stock.adobe.com
Über den Autor
Carola Heine
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