Virtuelle Zusammenarbeit: So erschaffst Du eine gute Home-Office-Kultur

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In Ruhe daheim arbeiten, wenn die persönliche Anwesenheit im Büro nicht erforderlich ist: „Remote“ arbeiten können, ohne schwere Datenträger und Papierberge hin und her schleppen zu müssen, ist eines der großen Geschenke des digitalen Zeitalters. Doch wenn aus dem gelegentlichen Bürotag daheim eine regelmäßige virtuelle Arbeitsorganisation wird, ist strategische Planung gefragt. Ohne eine funktionsfähige Home-Office-Kultur kann auch bei Heimarbeitern Frust aufkommen und ein Team unzufrieden werden.

Damit aus verstreut arbeitenden Mitarbeitern auch wirklich ein langfristig erfolgreiches Team wird, das gerne miteinander arbeitet, solltest Du Dich in Deinem Unternehmen ganz gleich welcher Größenordnung gezielt um eine gute Home-Office-Kultur kümmern. Ob Du eine*n Mitarbeiter*in hast oder fünfzig, darauf kommt es dabei nicht an.

Voraussetzungen für das Etablieren einer gelungenen Home-Office-Kultur

Die Erfüllung der folgenden drei Voraussetzungen ist entscheidend dafür, ob Dein Team erfolgreich vom Home-Office aus gemeinsam arbeiten kann:

1) Vertrauen. Einer der großen Pluspunkte des Home-Office ist Flexibilität – beidseitig freiwillige und softere Gleitzeit, sozusagen. Wer sein Team nötigt, eine virtuelle Stechuhr zu nutzen und Anwesenheiten streng kontrolliert, hat von Anfang an verloren. Viel besser funktioniert eine gemeinsam vereinbarte Zeiterfassung, mit der alle locker den Überblick über die im Projekt verbrachte Zeit behalten. So lange zu den üblichen Kernarbeitszeiten all jene für Kunden erreichbar sind, die Kundenkontakt haben, kann der Rest offen gestaltet werden.

2) Zielvereinbarungen. Nein, nicht die seltsamen aus Mitarbeitergesprächen. Sondern Projektziele, die ebenso gleitend und flexibel in der Bahn gehalten werden mit Hilfe agilen Projektmanagements. Dazu sind Absprachen mit allen nötig, Transparenz und ein ständiges Kalibrieren dessen, was als Nächstes dringend anliegt. Nur wenn alle wissen, was von ihnen erwartet wird und bis wann, kann das auch klappen. Nur wenn Projektleiter sich stets flexibel aktuellen Gegebenheiten anpassen, sind damit auch alle zufrieden.

3) Gute Arbeitsmittel. Digitale Anwendungen, die eine komfortable Zusammenarbeit und sichere Daten gewährleisten, sind ebenso eine Voraussetzung wie die zufriedenstellende Ausstattung an jedem Home-Office-Arbeitsplatz. Ruhe und ein vernünftiger Bereich zum Arbeiten, aktuelle Technologie und ein leistungsfähiger Breitband-Internetzugang sind wesentlich, ebenso wie die zuverlässig genutzte Zeiterfassung. Wer daheim nicht ungestört arbeiten kann, sollte in einen professionellen Coworking Space wechseln.

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Wenn die Rahmenbedingungen stimmen und das Vertrauen in die Disziplin und Leistungsbereitschaft der einzelnen vorhanden ist, muss außerdem sichergestellt werden, dass sich niemand überfordert und denkt, er oder sie müsse jetzt rund um die Uhr erreichbar sein und sofort reagieren. Wenn alle wissen, in welchen Kernarbeitszeiten mit ihnen gerechnet wird – und wann nicht – ist ein entspannter Feierabend erst möglich.

Nicht jeder arbeitet gerne daheim

Nicht alle mögen an einer aktiven Home-Office-Kultur mitwirken, sie möchten lieber einen traditionellen Arbeitsplatz, an den man täglich zurückkehren kann. Die Gründe können vielfältig sein. Wer Kinder hat, kommt daheim meist nicht zur Ruhe. Wer nur im Büro konzentriert arbeiten kann oder zuhause keinen Platz hat, sollte nicht gezwungen werden, das Notebook auf dem Küchentisch zu balancieren.

Wenn jede*r an verschiedenen Orten sitzt, wird es zur Herausforderung, alle für ein Meeting oder auch nur für eine virtuelle Telko zusammenzutrommeln. Es ist aber auch wichtig, dass Deine Mitarbeiter*innen sich live und persönlich kennen, sich damit besser einschätzen können und die Zusammenarbeit mehr würdigen. Rein virtuelle Zusammenarbeit hat ihre Tücken, oft lassen sich Nuancen nur schlecht einordnen und Kommunikation ist anfällig für Missverständnisse – lauter Probleme, die viel besser werden, wenn man zusammen an einem Tisch gesessen, gearbeitet oder gegessen und gemeinsam gescherzt oder Probleme gewälzt hat.

Erreichbarkeiten festlegen ist wichtig

Führen nur aus der Ferne macht auch weniger Spaß, das kommt noch dazu. Mindestens einmal im Quartal sollten sich alle, die zusammen arbeiten, live und persönlich anwesend in einem Raum befinden. Mindestens einmal wöchentlich solltest Du auch jede*n aus Deinem Team kurz allein gesprochen haben, um die Stimmung und Projektfortschritte zu erfragen und Dir ein Bild zu machen, Abstimmungsbedarf zu sehen.

Bei aller Freiheit und bei allem Vertrauen ist es wichtig, immer sämtliche Team-Mitglieder zeitnah erreichen zu können, und zwar jede*r alle. Mails sollten immer am selben Tag beantwortet werden, Anrufe innerhalb eines Arbeitstags erwidert. Wer nicht vor Ort ist, muss über die Information verfügen, wer wann im Büro ist und sich um Dinge kümmern kann, die unerwartet dort anfallen wie Anlieferungen, kurzfristig vereinbarte Kundengespräche oder Krisentermine.

Und, ganz wichtig: Feier mit Deinem Team, so oft die Feste fallen. Weihnachten, Karneval, Ostern, Halloween … vom Brunch über den Restaurantbesuch bis zur Party solltet Ihr zusammen so oft wie möglich eine gute (Frei)Zeit haben. Schließlich ist die Freiheit einer guten Home-Office-Kultur durchaus etwas, das sich zu feiern lohnt – und das verbindet.

Über den Autor
Carola Heine
Up to date: Trends und Online Navigation

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