Stephan Perger im Interview über die lexoffice Lohnabrechnung

„Ich hätte irgendwie erwartet, das man da schon noch ein bisschen mehr selber machen muss mit der Lohnabrechnung.“

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Stephan ist als Berater Teil des Startup Ökosystems in Deutschland und hat zu seiner Unterstützung einen Werkstudenten angestellt. Lohnabrechnungen kannte er bis dahin nur aus größeren Unternehmen und war überrascht, wie einfach das doch geht. Er sagt: „Die monatliche Lohnabrechnung, von der ich irgendwie gedacht hätte, dass es doch mehr Arbeit ist, die kann man eigentlich in zwei drei Minuten abwickeln, die Files generieren und dann ist eigentlich alles damit erledigt.“ Mehr lest ihr im Interview.

Hinweis: Der Text ist ein Audio-Transkript eines Video-Interviews.

Erzähl uns kurz, wer du bist, was du machst und was dich dazu bewegt hat ein eigenes Unternehmen zu gründen.

Ich bin Stephan, ich wohne in Berlin und arbeite als digitaler Berater mit verschiedenen Startups und Investoren. Und ich bin sehr froh, Teil des Startup Ökosystems in Deutschland zu sein.

Wieviele Mitarbeiter:innen beschäftigst du? Hast du direkt mit der Gründung jemanden eingestellt oder aus einer Phase des Unternehmenswachstums heraus?

Ich hatte tatsächlich schon seit zwei oder drei Jahren lexoffice als Tool, um meine Rechnungen als Berater zu stellen und um meine Ausgaben zu klassifizieren und da möglichst wenig Zeit zu verschwenden mit den administrativen Tätigkeiten von meiner Beratertätigkeit.

Und jetzt hat es sich ergeben, dass ich einen Werkstudenten einstellen wollte. Und da dachte ich mir so: Da brauche ich jetzt so ein kompliziertes Steuerberater-Setup, irgendwie. Ich hab mal für eine Firma gearbeitet, wo wir sehr komplizierte Lohnabrechnungen hatten. Dann wurden da Files rumgeschickt mit irgendwelchen Zahlen und es war auf jeden fall alles sehr kompliziert. Aber ich mag eigentlich die Einfachheit und die Cloud Lösung von lexoffice sehr gern und hab dann irgendwie mitbekommen das es auch eine Lohnabrechnungssoftware gibt.

Und jetzt habe ich mich ziemlich gefreut, das ich Post vom Finanzamt bekommen habe! Ich habe jetzt einen Angestellten und lexoffice hat mir dabei geholfen.

Als du mit dem Gedanken gespielt hast, jemanden einzustellen, was hat dich da am meisten beschäftigt: Die Verantwortung, die damit einhergehende Bürokratie, die Möglichkeiten für dein Unternehmen?

Das ist im Moment das erste Mal, dass ich selber einen Mitarbeiter hab. Ich habe in der Vergangenheit immer nur in größeren Unternehmen gearbeitet, wo ich ein Teil des Ganzen war. Und da gab es auch immer ein HR oder ein Team, was sich explizit darum gekümmert hat. Und dann gabs meistens auch noch Steuerberater oder andere externe Dienstleister, die die Lohnabrechnung gemacht haben. Und in meinem Hinterkopf ist schon so ein bisschen die Thematik, dass man bei Lohnabrechnung besser nichts falsch macht.

Weil da das Finanzamt oder der deutsche Staat oder, ich weiß gar nicht wer das eigentlich ist, schon dahinter ist, dass man da nichts falsch kategorisiert oder falsch macht. Und ich hab mir deswegen dann gedacht, jetzt irgendein Tool aus dem Ausland zu nehmen, ja vielleicht, aber ich brauch da schon eher jemand der das deutsche System super versteht. Ich arbeite zwar viel mit Kunden im Ausland und arbeite auch viel mit Freelancern im Ausland, aber in Deutschland muss alles unter der deutschen Regulierung passen.

Was waren deine größten Bedenken bzgl. einer Lohnabrechnung mit lexoffice? Und vor allem: Konnten wir die ausräumen?

Ich hätte irgendwie erwartet, das man da schon noch ein bisschen mehr selber machen muss mit der Lohnabrechnung. Das die Daten zum Teil schon direkt ans Finanzamt geschickt werden – es war fast ein bisschen erschreckend, wie schnell die sich dann auch gleich melden, das die Daten bei ihnen angekommen sind. Aber das ist ja genau so wie man das will. Das man ein Tool benutzt, was mit den richtigen Schnittstellen verbunden ist, wo man sich dann eben keine Sorgen machen muss, das es verloren geht oder nicht richtig ankommt.

Gab es einen “Wow, ich kann das” Moment bei deiner ersten Lohnabrechnung mit lexoffice? Wenn ja, wann hast du den erlebt?

Was schon ein toller Moment war: Das nicht nur in meinem Computer und der lexoffice Lohnabrechnungssoftware etwas passiert, sondern das auch ganz viele andere – die Krankenversicherung, die Berufsgenossenschaft – gleich Bescheid bekommen. Das hat mich schon fasziniert, wie schnell das alles connected ist.

Aber ich glaube, man kann auch noch einen Schritt weiter vorne anfangen. Wenn ich mir überlege, wie manuell und händisch die Lohnabrechnung war, die ich in der Vergangenheit zum Teil mitbegleitet habe. Da musste man so viel ausfüllen und irgendwie verschiedene xml Files hin und her schicken. Da war das schon super easy das man bei lexoffice den Mitarbeiter in ein paar Minuten anlegen und sogar die Möglichkeit geben kann, seine oder ihre Daten selber zu managen. Die monatliche Lohnabrechnung, von der ich irgendwie gedacht hätte dass es doch mehr Arbeit ist, die kann man eigentlich in zwei drei Minuten abwickeln, die Files generieren und dann ist eigentlich alles damit erledigt.

Würdest du die Lohnabrechnung mit lexoffice einem:r befreundeten Unternehmer:in weiterempfehlen? Warum? Was wäre das aus deiner Sicht stärkste Argument für eine Lohnabrechnung mit lexoffice?

Für mich ist Lohnabrechnung zum einen etwas, was ich eigentlich gar nicht machen will. Das muss möglichst im Hintergrund laufen. Und natürlich musste ich ein paar Daten von dem Mitarbeiter erstmal sammeln. Aber da muss ich auch sagen, da war ich eigentlich auch überrascht, das war schonmal einen Schritt weiter gedacht, und es ist so designt dass man, wenn man nicht alle Daten auf den ersten Blick hat, den Arbeitsschritt speichern und später abschließen kann.

Auf der einen Seite möchte ich eigentlich nichts damit zu tun haben und möchte das es möglichst von alleine funktioniert und das tut’s im Moment für mich.

Und auf der anderen Seite hab ich so ein bisschen Angst, dass wenn ich es nicht richtig mache, dass dann das Finanzamt oder irgendjemand anders zu mir kommt und dann sagt “Warum gibt’s das so nicht, wie das sein müsste?” Und da hab ich das Gefühl, das eine Firma, bei der auch beim Buchhaltungsprodukt bisher alles funktioniert hat, da vertrau ich dann, das ihr das alles richtig macht.

Welche der Funktionen ist dir am wichtigsten?

Das ist eine gute Frage. Ich glaub das Anlegen von einem Mitarbeiter geht sehr schnell und das muss man aber nicht jeden Monat neu machen.

Durch den Self Service Zugang kann sich der Mitarbeiter oder die Mitarbeiterin selber ihre Daten ändern, wenn sie möchte. Was ich schon am besten, was ich wirklich simpel finde, dass man zum richtigen Zeitpunkt des Monats erstmal eine E-Mail bekommt, das jetzt die Lohnabrechnung ansteht.

Als ich das gemacht hab, hat das 30 Sekunden gedauert, bis ich die Stunden die gearbeitet wurden eingetragen hab und dann geht das sofort raus. Und die Dokumente, die dann bereitgestellt werden müssen, sind dann sehr einfach zugänglich und die Zahlungen die man machen muss kann man auch ganz einfach machen. Und das ist dann schon für mich wirklich super, wenn ich da nicht anfangen muss die einzelnen Bausteine zusammenzusuchen, mich in Online Banking Tools einloggen muss und so weiter und so fort.

Wenn du lexoffice mit nur 3 Worten beschreiben müsstest: Welche wären das?

Die drei Schlagworte, die mir zu lexoffice Lohn einfallen sind vielleicht: Es ist einfach. Also ich hatte wirklich eine gute Erfahrung, Mitarbeiter hinzuzufügen und die monatliche Abrechnung zu machen. Zweitens fühlt es sich sicher an. Also es fühlt sich an, als würde da die deutsche Regulierung genau beachtet und ich muss mir keine Sorgen machen das irgendwas vergessen wird. Und das dritte, würde ich sagen, ist, das es gut integriert ist. Ich bin ja schon Kunde von der Buchhaltungssoftware und die Integration von den beiden Tools war für mich der erste Grund, lexoffice Lohn erstmal anzuschauen und bin sehr zufrieden, dass das so gut harmoniert.

Also für mich ist lexoffice auf der einen Seite einfach, es ist sicher und es ist gut integriert in meine Arbeitsabläufe.

Wie hast du unseren Support bei der Einrichtung und deiner ersten Abrechnung erlebt?

Das ist eine sehr gute Frage, die bei vielen Unternehmen, egal ob es Startups oder größere Unternehmen sind, entsprechend skeptische Antworten hervorrufen würde…

Und ich muss echt sagen – ich werd nicht bezahlt das ich das sag – ich war in der Vergangenheit immer sehr positiv überrascht wie innerhalb von ein paar Stunden, manchmal vielleicht ein Tag, kriegt man vom lexoffice Support eine Antwort auf die Frage und die geht auch meistens ein bisschen darüber hinaus was mit der Software zu tun hat.

Ich hatte eine Frage zu Abrechnungszeiträumen und da wurde mir eine sehr gute Antwort gegeben, wo ich wahrscheinlich eine halbe Stunde hätte googlen müssen bis ich das überhaupt selber rausfinde. Und da ist es gut zu wissen, das bei lexoffice ein Team an Menschen arbeitet, die sich quasi nicht nur mit dem Software Tool selber sondern auch mit den Themen drumrum auskennen. Und dann jemandem wie mir, der da nicht erstmal ne riesen Recherche starten möchte, dann eine gute Antwort geben können, um meine Probleme zu lösen.

Da bin ich echt überrascht wie gut der Customer Support ist.

Über die Autorin
Claudia Riede
Senior Marketing Managerin bei lexoffice

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