Isabel Blank: Steuerberater profitieren von Automatisierung repetitiver Prozesse

Wie sieht eine Kanzlei aus, die als Arbeitgeber attraktiv sein will? Wie profitieren Steuerberater*innen von einer zeitnahen Umsetzung der New Work Konzepte im Arbeitsalltag – und wie hilft lexoffice Steuerexperten dabei, von den aktuellen Trends zu profitieren? Diese Fragen und eine hoffentlich rege Diskussion sind die Themen unseres New Work Forum 2018.

Was haben Experten für Personalentwicklung und Kanzlei-Inhaber gemeinsam? Sie empfinden „New Work“ eine notwendige Transformation.

„New Work“ läuft zwar ebenso wie „Digitalisierung“ Gefahr, zum überstrapazierten Buzz-Word zu werden, das sieht auch der Kanzlei-Geschäftsführer und Wirtschaftsexperte Steffen Hort so, der unser New Work Forum als Referent begleiten wird. Das ändert aber nichts an den notwendigen Veränderungen der Arbeitswelt, mit denen sich innovative Unternehmen bereits beschäftigen. So werden Arbeitsplätze geschaffen, an denen Menschen die Anforderungen an Flexibilität und fortschrittliches Arbeiten gerne erfüllen – beispielsweise durch Online-Zusammenarbeit, professionelle Software-Lösungen und freie Zeiteinteilung.

New Work ändert alles. Auch in Steuerkanzleien. Diplom-Psychologin und HR-Expertin Judith Klups beleuchtet den Fachkräftemangel und die Herausforderungen durch technische Innovationen für uns von der anderen Seite. Sie findet ebenfalls: New Work steht für den grundsätzlichen Wandel der gesamten Arbeitswelt. Judith Klups sieht die Transformation als lohnenden Lernprozess für alle.

Auch digitalisierte Arbeitswelten werden von Menschen erschaffen

Wir wollen den aktuell stattfindenden Wandel der Arbeitswelt auf dem New Work Forum 2018 von allen Seiten beleuchten und freuen uns, dass auch Isabel Blank als lexoffice Verantwortliche und Geschäftsführerin in der Haufe Group Zeit für ein Interview mit uns gefunden hat.

Carola Heine: Alle sprechen über „New Work“, den aktuellen Megatrend. Wie sehen Sie diesen Strukturwandel und den Stellenwert der digitalen Transformation dabei?

Isabel Blank: New Work steht für mich nicht nur für digitalisierte Arbeitswelten. Die Märkte verändern sich und damit auch die Art und Weise, wie Menschen arbeiten. „New Work“ heißt ja nicht cooler, sondern zeitgemäßer: Arbeitswelten, in denen mehr und mehr repetitive Aufgaben entfallen können und andere Tätigkeiten an Bedeutung gewinnen.

Der Vorteil: In einer Welt, in der schnelle Reaktionen auf den Markt und die Bedürfnisse der Kunden erforderlich sind, sind starre Prozessen , die nur auf kostenoptimiertes Arbeiten fokussieren eher hinderlich. Digitalisierte Prozesse hingegen sparen nicht nur Zeit und Geld, sondern schaffen vor allem neue Freiräume.

Carola Heine: Die Möglichkeiten von Digitalisierung, Individualisierung und wachsender Mobilität verändern bereits, wie wir arbeiten. Welche Rolle spielt New Work in der Haufe Group und speziell bei lexoffice?

Isabel Blank: Bei lexoffice arbeiten wir agil – in selbst organisierten Teams, die alle benötigten Skills besitzen, um die Wertschöpfung für Kunden und Markt zu erbringen. Typische „Kompetenz-Silos“ mit Fürsten an der Spitze, die ihre Entscheidungen auf Grund von Vorlagen der „niedrigeren“ Hierarchiestufen treffen, diese Strukturen gehören bei uns der Vergangenheit an.

Ein großer Pluspunkt bei lexoffice: Unsere Mitarbeiter arbeiten eng mit den Zielgruppen, d.h. Kleinunternehmern, Selbstständigen, Steuerberatern oder Existenzgründern zusammen. Sie bündeln die Anforderungen der Zielgruppe/n und generieren daraus Ideen für neue Produkte oder Weiterentwicklungen. Lassen sich diese neuen Vorschläge nicht mit den bestehenden Teamstrukturen realisieren, bilden sich neue, interdiziplinäre Team-Formationen mit den passenden und benötigten Kompetenzen.

Das Arbeitszeitmodel bei lexoffice ist komplett flexibel: Die Abwesenheiten richten sich an den Bedürfnissen der Teams und damit an denen der Kunden und des Marktes aus, nicht an Command und Control vom Vorgesetzten. Wir stellen damit hohe Anforderungen an unsere Mitarbeiter, was die Übernahme von Verantwortung für das Unternehmen, aber auch für das Teamergebnis und für sich selbst anbelangt. Eine der größten Herausforderung für Vorgesetzte ist es, den einzelnen Mitarbeiter darin bestmöglichst und sehr individuell zu unterstützen.

Carola Heine: lexoffice unterstützt Unternehmer dabei, Prozesse zu vereinfachen und zu digitalisieren, auch für die professionelle Zusammenarbeit mit Steuerkanzleien. Wie profitieren Steuerberater konkret von Innovation und Vereinfachung?

Isabel Blank: Die Digitalisierung betrifft alle: Unternehmen, groß wie klein und auch Kanzleien jeder Größenordnung. Digitalisierung ist kein Phänomen, welches sich auf eine Zielgruppe oder Unternehmensgröße eingrenzen lässt. Die Veränderung wird dort am stärksten greifen, wo viele Aufgaben erbracht werden, die automatisierbar sind.

Gerade für Kanzleien ist dies eine Riesenchance.

Häufig sind noch alte Prozesse in der Zusammenarbeit zwischen Mandanten und Steuerberatern etabliert, die an den technischen Möglichkeiten unserer Zeit gemessen jedoch zeitraubend und ineffizient oder sogar fehleranfällig sind. Bestes Beispiel: Der Pendelordner. Der Mandant sammelt, kopiert, sortiert (nach bestem Gewissen) und schickt den Ordner in die Kanzlei. Hier wird wieder neu sortiert, kopiert und manuell kontiert. Dann geht der Ordner zurück zum Mandanten.

Dieser Ablauf sah vor 20 Jahren nicht anders aus. Doch ist ein Prozess wirklich gut, nur weil ihn alle Seiten gewohnt sind und Workarounds gefunden haben? Ich denke, nein – und genau hier setzt auch lexoffice an. Denn Steuerberater beklagen sich zu Recht immer wieder, dass sie ihrem Beratungsauftrag nicht gerecht werden können, weil sie schlicht viel zu spät Einblick in die Zahlen des Mandanten erhalten.

Der Steuerberaterzugang von lexoffice bietet Einblick in Echtzeitdaten des Mandanten und digitale, vorkontierte Belege, die jederzeit verfügbar sind. Auch das gehört zu New Work: Neue Werkzeuge der Arbeitswelt nutzen, um das Maximum aus Ihrem Unternehmen herauszuholen.

Carola Heine: Wie profitiert denn ein Unternehmer von lexoffice, der nun Abläufe digitalisieren und sich in der New Work Welt bewegen will?

Isabel Blank: lexoffice hilft allen Unternehmern dabei, ihre Belege, Geschäftsprozesse und Zahlungen in den Griff zu bekommen – der finanzielle Blindflug, den gerade kleine Unternehmen nach wie vor häufig wählen, ist mit deutlich weniger Aufwand als früher schnell beendet.

Nehmen wir beispielsweise die Belegerfassung: Statt den Pendelordnerwahnsinn von früher fortzusetzen, genügt heute ein Bild vom Beleg per Smartphone, schon wird korrekt verbucht. Ganz ohne tiefergehende Buchhaltungskenntnisse vorauszusetzen. Sogar ohne nur einmal mit einer Buchungsmaske oder T-Konten in Berührung zu kommen. Und das unabhängig von Ort und Zeit – zum Beispiel direkt nach dem Tanken im Auto auf dem nächsten Parkplatz.

Wenn der betreffende Anwender das Online-Banking aktiviert, Rechnungen in lexoffice schreibt und den Steuerberater zur Zusammenarbeit einlädt, gibt es einen deutlichen spürbaren Schub hin zu mehr Effizienz und Transparenz. Außerdem sind damit die ersten Schritte gemacht, New Work zu leben.

Carola Heine: Wo stößt die Digitalisierung von Abläufen an Grenzen?

Isabel Blank: Persönliche Kommunikation ist zumindest in unserer heutigen Welt noch nicht zu ersetzen, nicht im Sinne des Beziehungs- und Vertrauensaufbaus. Digitalisierung schafft jedoch genau dafür den Freiraum – mehr Zeit für Beratung und Austausch durch zeitsparende Effizienz in Prozessen. Das gilt für Mitarbeiter*innen im Unternehmen – aber natürlich auch für die Beziehung zwischen Mandant und Steuerberater.

Carola Heine: Vielen Dank. Wir freuen uns auf regen Austausch auf dem New Work Forum am 8. Mai.