Kanzlei-Alltag mit Corona: Der SARS-CoV-2 Arbeitsschutzstandard

Kanzlei-Alltag mit Corona: Der SARS-CoV-2-Arbeitsschutzstandard

Halten Sie sich auf dem Laufenden und profitieren Sie gleich dreifach - durch eigene Sicherheit, informierte Mandanten und wiederverwendbaren Service

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Nicht nur der Arbeitsschutzstandard wurde durch die Corona-Krise auf einen neuen Stand gebracht. Auch Ihre Pflichten als Arbeitgeber*in und Ihrer Mandantschaft gegenüber müssen jetzt mit der Erwartungshaltung abgeglichen werden, dass viele Abläufe digital stattfinden – aber eben nicht alle.

Um wettbewerbsfähig zu bleiben, sollten Sie auf dem Laufenden bleiben, was die gesetzlichen Regelungen rund um die Gesundheitskrise angeht. Ein Aufwand, der sich mehrfach für Sie auszahlen kann.

Die Verordnung zum SARS-COV2-Arbeitsschutzstandard des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales ist so knackig geschrieben und unterhaltsam aufbereitet wie andere gesetzliche Regelungen auch. Trotz des Trockenfutter-Formats sollten Sie sich aber mit Hilfe des Originals selbst einen Überblick verschaffen – statt sich nur auf Zusammenfassungen auf Branchenportalen und in Artikel wie diesem in Expertenblogs zu verlassen.

Zwar ist es sehr hilfreich, anhand von Beispielen und in einer eingängigen Sprache informiert zu werden. Das geht auch Ihren Mandanten nicht anders, wenn es um neue Steuergesetze oder den Arbeitsschutzstandard geht. Trotzdem empfehlen wir Ihnen, immer auch den Behördentext wenigstens einmal durchzusehen. Einerseits laufen Sie damit dann keine Gefahr, einer eventuell zu lässig ausgelegten oder gar falschen Interpretation aufzusitzen. Andererseits profitieren Sie auch ganz konkret davon, diese Aufgabe aktiv anzunehmen:

Drei Gründe, warum der Arbeitsschutzstandard aktuell Ihr Thema als Steuerberater*in ist

1. Verantwortung für Mitarbeiter*innen und Mandantschaft

In der laufenden Gesundheitskrise haben wir alle gelernt, dass Erkenntnisse über die Risiken einer Infektion eine Entwicklung durchlaufen, je mehr Daten über den Virus gewonnen werden. Für medizinische Laien ist es unmöglich, immer realistische Einschätzungen von Gefahrensituationen zu treffen. Als Arbeitgeber oder Arbeitgeberin sind Sie aber verpflichtet und schon deshalb darauf angewiesen, möglichst alles für die Sicherheit aller zu tun.

Ein von Experten und Behörden etablierter offizieller Arbeitsschutzstandard ist eine gute Richtline für Ihre Entscheidungen.

2. Relevante Mandanteninformationen über den Arbeitsschutzstandard

Auch Ihre Mandant*innen sorgen sich um die eigene Gesundheit und um die von Mitarbeitenden. Der Arbeitsschutzstandard ist eine gute Gelegenheit, Ihren Bestandsmandanten die Vorteile einer Zusammenarbeit mit Ihrer Kanzlei vor Augen zu führen. Erläutern Sie detailliert, wie Sie welcher Regelung entgegenkommen und wie eine digitale Zusammenarbeit mit Ihnen aussehen kann. Praktische Beispiele in Alltagssprache machen auch komplexe Regelungen verständlich.

Sind Mandanten bisher rein analog aufgestellt, ist dies eine sich von selbst ergebende Gelegenheit, digitale Funktionen wie den lexoffice Steuerberaterzugang vorzustellen.

3. Erweiterter Service: Wiederverwendbare Informationen

Auch Ihre Mandanten haben Kunden und Mitarbeiter. Nutzen Sie die für den Arbeitsalltag in Ihrer Kanzlei erarbeiteten Regelungen, um diese als Arbeitshilfe für Ihre Zielgruppe bereitzustellen. Zum Beispiel als Checkliste für den Eigenbedarf oder in Form von Textbausteinen, die Ihre Mandant*innen in den eigenen Flyern und Newslettern verwenden können, um ihrerseits über den Arbeitsschutzstandard zu informieren.

Eine verständlich aufbereitete wesentliche Information ist Kundennutzen pur. Es gibt keinen Grund, warum Sie Ihre Mühen nicht als Mittel der Mandantenbindung einsetzen sollten.

SARS-CoV-2-Arbeitsschutzstandard für den Arbeitsalltag in der Steuerkanzlei übersetzen

Die Pandemie betrifft jegliche wirtschaftliche Aktivität und damit die ganze Arbeitswelt. Sicherheit und Gesundheitsschutz und das Hochfahren der Wirtschaft können nur im Gleichklang funktionieren, soll ein Stop-and-Go-Effekt vermieden werden. Wenn Sie sich mit dem aktuellen Arbeitsschutzstandard auseinandersetzen, sollten Sie wissen:

Die Rangfolge der zu beachtenden Maßnahmen geht von technischen über organisatorischen bis hin zu personenbezogenen Schutzmaßnahmen.

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Auch Maßnahmen, die Ihnen persönlich ganz selbstverständlich erscheinen wie das Bereithalten von Masken, wenn ein Abstand nicht eingehalten werden kann oder einen vorgeplanten Ablauf im Falle von Erkrankungen sollten Sie in Ihrer Mandantenkommunikation verständlich erläutern, um Ihre Vorsichtsmaßnahmen für alle nachvollziehbar zu gestalten:

»Sollte sich eine Beratungssituation ergeben, bei der wir den vorgesehenen Mindestabstand nicht einhalten können, stellen wir Ihnen Mund-Nasen-Schutzmasken und eine Möglichkeit zur Desinfektion von Händen und Oberflächen bereit. Gerne können Sie auch rein vorsichtshalber alles nutzen: Sie finden im Eingangsbereich der Kanzlei auf der Empfangstheke die nötigen Materialien. – Haben Sie noch Fragen oder wünschen Sie sich eine Beratung, wie eine rein digitale Zusammenarbeit mit uns aussehen kann? Wir beraten Sie gerne.«

Eine entgegenkommende, persönliche Ansprache schlägt jeden Gesetzestext um Längen. Formulieren Sie jede einzelne Regelung so, als ob sie diese einer Person erklären, die Ihnen am Tisch gegenübersitzt – auch wenn die Situation das gerade nicht hergibt.

Haben Sie Mandanten, die Sie in deren Räumen besuchen? Jetzt ist die Zeit gekommen, Gespräche gegebenenfalls sogar an die frische Luft zu verlegen, wenn Sie nicht sicher sein können, ob in einem fremden Büro die gleichen sicheren Standards eingehalten werden.

Absatz 12 SARS-CoV-2 Arbeitsschutzstandard: Zutritt betriebsfremder Personen

»Der Zutritt betriebsfremder Personen zu Arbeitsstätten und Betriebsgelände ist nach Möglichkeit auf ein Minimum zu beschränken. Kontaktdaten betriebsfremder Personen sowie Zeitpunkt des Betretens/Verlassens der Arbeitsstätte / des Betriebsgeländes sind möglichst zu dokumentieren. Betriebsfremde Personen müssen zusätzlich über die Maßnahmen informiert werden, die aktuell im Betrieb hinsichtlich des Infektionsschutzes vor SARS-CoV-2 gelten.«

Dokumentierte Besuchstermine oder doch lieber modern digital?

Viele der Arbeitsschutzstandard-Regelungen erschweren persönliche Begegnungen mit Mandanten und sind die besten Argumente für eine komfortable digitale Zusammenarbeit. Kennen Sie unseren Service für Steuerberater*innen schon?

Vom persönlichen Beratungsgespräch zur Bedarfsanalyse über eine Kanzleischulung mit persönliche Betreuung bis hin zur Begleitung erster Mandanten und Prozessoptimierung machen wir Sie und Ihre Kanzlei fit für die Zusammenarbeit mit Mandanten über lexoffice.

New Work? Wertewandel? Digitalisierung? Prägnante Schlagworte in Presse, Politik und Wirtschaft. Aber was bedeutet das alles konkret für die Steuerkanzlei der Zukunft? Wie kann Gegenwart und Zukunft für eine Kanzlei aussehen, für welche die Corona-Krise eine zeitnahe Transformation ausgelöst hat?

Wir sind überzeugt: Es braucht ein klares Zukunftsbild, das motiviert, die Richtung weist und Sicherheit gibt. Deshalb arbeiten wir interaktiv daran, ein Zukunftsbild der Steuerkanzlei zu gestalten.

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Über den Autor
Carola Heine
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