Kanzlei der Zukunft: Transformation aktiv gestalten

Als lexoffice bieten wir Kleinunternehmern und Steuerberatern eine Plattform zur optimalen Zusammenarbeit. Die Zusammenarbeit wird sich jedoch in den kommenden Jahren stark verändern: Neue Technologien machen alles schneller, und so bewegen wir uns in großen Schritten auf eine Zeit zu, in der es keine Belege mehr geben wird – zumindest keine in der Form, wie wir sie jetzt kennen. In wenigen Jahren werden Rechnungen und Belege, die nicht selten noch im Mittelpunkt der Zusammenarbeit zwischen Steuerberater und Mandant stehen, zu einem Datensatz zusammengeschrumpft sein. Nicht mehr als eine Reihe von Zahlen und Buchstaben, die ohne Medienbrüche online übermittelt werden. Kein Einscannen, kein Ablegen, kein Prüfen, kein Ausdrucken und vor allem keine manuelle Buchführung mehr.

Deshalb stellen sich in der Branche viele die Fragen: Welche Tätigkeitsfelder wird es künftig in einer Steuerkanzlei geben? Welche Kompetenzen werden dafür benötigt? Wie muss sich eine Kanzlei im „War of Talents“ aufstellen, um die passenden Fachkräfte zu finden und binden?

Sicher scheint nur – der Fachkräftemangel führt dazu, dass auch bei der Mitarbeiterrekrutierung nichts bleibt wie es einmal war: Mit althergebrachten Organisations- und Führungskonzepten wird es zunehmend schwer werden, passende Mitarbeiter für eine Steuerberaterkanzlei zu begeistern. Denn gut ausgebildete Arbeitnehmer, die sich Branche und Arbeitgeber aussuchen können, bringen heute ganz andere Anforderungsprofile mit als noch vor wenigen Jahren. Das gilt insbesondere für die Fachkräfte der Generation Y und die Digital Natives: Der Wunsch nach mehr Flexibilität und Mitbestimmung im Berufsleben steigt. Ernsthafte und konkrete Konzepte, wie sich Karriere und Familie vereinbaren lassen, sind gefragt. Vernetztes, digitales Arbeiten in einer modernen Umgebung wird zum Hygienefaktor bei der Wahl des Arbeitgebers.

Wir analysieren und innovieren deshalb gemeinsam mit unterschiedlichsten Branchenakteuren die Zukunft der Arbeit in einer Steuerkanzlei. Ziel ist es, Ideen zu entwickeln, die auch langfristig zu zufriedenen Mandanten, motivierten Mitarbeitern und wirtschaftlich gesunden Kanzleien führen. Kern der Initiative „Kanzlei der Zukunft“ ist, diese Ideen in ein Zukunftsbild zu gießen.

Im Rahmen der Initiative „Kanzlei der Zukunft“ werden neue Ideen entwickelt – wie bei der Zukunftswerkstatt in Düsseldorf im Herbst 2018

Ein Zukunftsbild entsteht

Für den Aufbau und die Konzeption des Zukunftsbildes haben wir uns die Unterstützung eines Profis gesichert: Judith Klups von den Zukunftsagenten, Expertin für New Work, Organisationsentwicklung und Change-Management, begleitet uns beim Aufbau des Zukunftsbildes. Wichtig ist, dass nicht nur einzelne Facetten und Themen herausgepickt werden, sondern Veränderungen und Möglichkeiten ganzheitlich betrachtet werden. Deshalb analysieren wir sechs verschiedene Themenfelder, um das Zukunftsbild zu entwickeln:

• Arbeitsorganisation & -Prozesse
• Arbeitsorte & -Zeiten
• Arbeitsinhalte & -Aufgaben
• Arbeitskultur & Führung
• Arbeitsmodelle & -Formen
• Arbeitsmittel & Tools

Branchenexperten erarbeiten ein Zukunftsbild mit verschiedenen Facetten

Im Rahmen der Initiative „Kanzlei der Zukunft“ werden wir mit unterschiedlichsten Formaten wie Barcamps, Zukunftswerkstätten und Co-Creation-Workshops das Zukunftsbild gemeinsam mit Steuerberatern, Kanzleimitarbeitern, Journalisten und weiteren Branchenexperten erarbeiten.

Ergebnisse der ersten Zukunftswerkstatt

Andere Formate, neue Methoden und ein alternativer Ort, verdeutlichten die Zukunft schon heute für die Teilnehmer der Zukunftswerkstatt in der Design Thinking Location „Denkubator“ in Düsseldorf.

In der Zukunftswerkstatt führten Diskussionen von den Megatrends über das intuitive Zukunftsbild und Ableitungen für die 6 zentralen Bereiche in die „Kanzlei von morgen“. Interdisziplinär, unbefangen und innovativ erarbeiten die Teilnehmer erste Zukunftsthesen:

• Die Steuerkanzlei der Zukunft ist ein Ort der Begegnung, der Vernetzung und des Wohlfühlens – sowohl real als auch virtuell.
• In einer bewegten Welt gibt die Kanzlei Orientierung, Sicherheit und Nähe.
• Die Kanzlei ist Teil eines Netzwerks und diversen Ökosystems aus Kanzleien, Mandanten, Spezialisten und Partnern.
• Die Steuerkanzlei ist echter Partner der Mandanten und begleitet und berät ihn in den verschiedenen Lebens-Arbeits-Phasen: vorausschauend – strategisch – proaktiv und persönlich.
• Neben klassischen Dienstleistungen entstehen zahlreiche kleinere Produkte, die den Mandanten das Leben erleichtern.
• Es findet eine rege Kommunikation mit den Mandanten statt: in Echtzeit und nahbar – so, wie es der jeweilige Mandant braucht und wünscht. Die Kanzlei ist dort, wo der Mandant ist.
• Digitale Prozesse und Tools haben die Papierarbeit weitgehend abgelöst. Standardprozesse und Aufgaben laufen digital und automatisiert ab.
• Durch digitale Möglichkeiten können Aufgaben schnell und effizient erledigt werden. So wird Zeit gewonnen für die Beratung und persönliche Kommunikation mit Mandanten und Mitarbeitern.
• Große Datenmengen und – Analysen ermöglichen es der Kanzlei, zukünftige Trends und Ereignisse vorherzusehen, den Einfluss auf die Mandanten einzuschätzen und zukunftsweisend zu handeln.
• Mandanten haben in ihrer Steuerkanzlei einen zuverlässigen, nachhaltigen und nahbaren Partner gefunden, der ihnen das Leben leichter macht.

Die Thesen fließen unmittelbar in das Zukunftsbild ein und werden in Folgeveranstaltungen erweitert, verifiziert – oder aber auch verworfen. Wir bleiben gespannt.

Aufgabengruppen als „Future Families“

Wichtig ist: Wir möchten am Ende nicht bei einem abstrakten Zukunftsbild stehen bleiben, sondern die Zukunftsthemen konkret auf operative Aufgaben herunterbrechen. Dadurch soll deutlich werden, welche Kompetenzen und Tätigkeiten zukünftig in einer Kanzlei gefragt sind bzw. welche Aufgaben und Arbeitsabläufe es geben wird. Die zusammengefassten Aufgabengruppen nennen wir „Future Families“ nach dem von den Zukunftsagenten entwickelten und patentierten Ansatz Workforce Evolution®.
Mit den Ergebnissen der ersten Zukunftswerkstatt konnten bereits vage Future Families gebildet werden. So sehen wir Aufgabenschwerpunkte in der virtuellen Beratung und digitalen Zusammenarbeit, der persönlichen, individuellen Begleitung von Mandanten sowie der Datenanalyse.

Unser erstes Fazit: Durch digitale Möglichkeiten können Aufgaben schnell und effizient erledigt werden. So wird Zeit gewonnen für maßgeschneiderte Beratung und eine Bindung erzeugende persönliche Kommunikation mit Mandanten und Mitarbeitern.

Weitere Informationen und Videos zur Kanzlei der Zukunft finden Sie auch unter: www.lexoffice.de/steuerberater/zukunft-der-steuerkanzlei