Kanzleiführung auf Distanz: 7 Tipps für das »neue Normal«

Kanzleiführung auf Distanz: 7 Tipps für das »neue Normal«

Arbeiten im Home-Office ist eine Herausforderung in sich. In Krisenzeiten kommen noch viele andere Stresspunkte dazu: Wie Sie Ihr Team jetzt sicher führen.

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Das neue Jahr bringt uns alles Mögliche, aber keine Rückkehr zu der Situation vor der Gesundheitskrise. Viele spontane Notlösungen bleiben uns erhalten. Zeit für eine Nabelschau: Wo können Sie die Kanzleiführung auf Distanz für alle Beteiligten verbessern?

Unsere Tipps ergeben sich aus Erfahrungen mit den Anforderungen der letzten Monate. Fragen Sie doch einfach mal Ihr Team, wenn Sie sich nicht sicher sein sollten, ob es für das Team Ihrer Steuerkanzlei wichtig ist, was wir Ihnen für den Alltag und die Kanzleiführung auf Distanz vorschlagen.

Es empfiehlt sich ohnehin, bei Veränderungsprozessen jeder Art die Mitarbeitenden einzubeziehen, statt ihnen fertige Lösungen zu servieren. Die Ergebnisse sind besser, die Akzeptanz für neue Prozesse höher und damit am Ende alle zufriedener, auch die Mandant*innen.

Tipp 1: Flexibles Arbeiten heißt flexibel arbeiten

Konservative Zeitpläne von 9 bis 17 Uhr haben sich erledigt, wenn das eigene Zuhause als Isolierstation und Kindergarten dient und mehrere Personen dort arbeiten müssen. Die Tagesplanung muss oft Heimunterricht, Haushalt und Kinderbetreuung berücksichtigen. Eine flexible Regelung muss aber auch diejenigen einbeziehen, die keine Kinder haben.

Zeitpläne sind so unterschiedlich wie Bedürfnisse. Legen Sie Kommunikationswege und Kernzeiten fest, damit sichergestellt ist, dass Mandantinnen und Mandantinnen die benötigte Ansprache haben. Ansonsten gilt: Es müssen Aufgaben erledigt und Leistung erbracht werden, ob ohne Pausen und um eine bestimmte Arbeitszeit ist nicht so relevant wie die Freiheit flexibler Zeiteinteilung.

Tipp 2: Präsenz zeigen trotz Kanzleiführung auf Distanz

Auf die Entfernung und vom Home-Office aus entfällt für die Mitarbeitende die Möglichkeit, einfach mal schnell in Ihrem Büro vorbeizuschauen. Damit geht aber auch die Chance auf ungeplante, aber dennoch wichtige und notwendige Gespräche verloren und muss anderweitig neu erschaffen werden.

Zeigen Sie, dass Sie per Textnachricht, Messenger und Video-Chat in Echtzeit erreichbar sind, wenn nötig. Ob Sie mitteilen, dass man Sie jederzeit per WhatsApp anquatschen darf oder eine lockere Sprechstundenzeit kommunizieren, wichtig ist das Signal der Verfügbarkeit. Bei Kanzleiführung auf Distanz darf die räumliche Entfernung kein automatisch entstandenes Hindernis sein oder bleiben.

Tipp 3: Achtsam zuhören und Bedarf wahrnehmen

Angesprochen werden können und Fragen dann in die nächste Pipeline schieben oder schnelle Antworten finden ersetzt nicht das Wesentliche beim Austausch mit Ihrer Mitarbeiterin oder Ihrem Mitarbeiter. Auch wenn Aufgaben und Zeitpläne drängen: Hören Sie wirklich zu. Dazu gehört auch, sich Bedenken und Sorgen anzuhören, ohne gleich beschwichtigend abzuwehren.

Nur weil Sie einen Schritt weiter sind oder ein Problem nicht als solches erkennen, kann es doch sehr belastend für ein Team-Mitglied sein. Sie benötigen eine persönliche Verbindung, die nur dann entstehen kann, wenn Sie sich voll und ganz auf die andere Person einlassen, sich Zeit nehmen und achtsam zuhören.

Tipp 4: Klare und eindeutige Kommunikation

Es ist sehr wichtig, dass bei der Kanzleiführung auf Distanz Ihr Team regelmäßig und unmissverständlich von Ihnen hört. Auch und besonders, wenn alles scheinbar von alleine gut läuft – denn ohne eine eindeutige Kommunikation erfahren Sie es nicht, wenn sich dies ändert oder hinter den Kulissen nicht wirklich so ist.

Zeigen Sie Ihrem Team, wie sehr Sie sich darum bemühen, alle Mitarbeitenden bei der Bewältigung von Anforderungen zu unterstützen. Es ist keine Selbstverständlichkeit, wenn Menschen unter großem Druck sich darum bemühen zu funktionieren. Ein wenig Dankbarkeit und Achtsamkeit sorgen für sehr viel Aufwind.

Tipp 5: Aktive Dialogpflege

Setzen Sie sich nicht hin, um abzuwarten, ob die Mitarbeitenden auf Ihre Kommunikationsangebote reagieren. Melden Sie sich persönlich und regelmäßig bei jeder Person im Team für eine »Wasserstand-Abfrage« und die Pflege des individuellen Dialogs. Fragen Sie, wie es geht – und zwar sollten Sie es wirklich wissen wollen, sowohl bezogen auf das Arbeits- als auch das Privatleben.

So erfahren Sie nicht nur, in welchen Projekten das Ergebnis zu kippen droht, welche Mandanten zu Wackelkandidaten werden und wo es in der Digitalisierung von Abläufen hakt. Sie lernen auch, was die Menschen in Ihrem Team brauchen, um erfolgreich zu arbeiten und zufrieden eine zuverlässige Leistung zu erbringen.

Tipp 6: Ermuntern Sie alle zur Selbstfürsorge

Die Steuerbranche ist unter Druck wie selten zuvor. Der Beruf an sich bringt bereits Stress und Termindruck mit sich, dazu jetzt noch die Anforderungen durch die Pandemie, das geht bei allen Beteiligten deutlich an die Substanz. Umso wichtiger ist es, auf sich selbst zu achten. Das betrifft jede Person in Ihrem Team.

Lassen Sie also keinen Zweifel daran, dass Sie die Wichtigkeit von Selbstfürsorge erkannt haben. Zeit für einen Spaziergang, Hausaufgaben und Homeschooling bei ausgeschaltetem Geschäftstelefon, bewusste Wellness im Alltag und Online-Yoga statt fünf Webinaren in Folge: Selbstfürsorge ist ebenso verpflichtend wie Termintreue, wenn Ihre Mitarbeitenden noch lange durchhalten sollen. Sagen Sie das auch so.

Tipp 7: Teambuilding

Letztes Jahr fühlte sich selten so an, als könne man gemeinsam feiern und wie 2021 wird, wissen wir noch nicht. Ein Grund mehr, auf virtuelle Teambuilding-Events zu setzen und wenigstens online Aktivitäten zu inszenieren, die nicht nur mit der Arbeit zu tun haben. Zwar hat es wenig Zweck, gestresste Mitarbeitende zu gemeinsamen Online-Parties zu verdonnern, wenn diese keine Lust haben.

Doch da kommt wieder die Rückfrage an die Zielgruppe selbst zum Tragen: Bitten Sie um Vorschläge, stellen Sie eine Auswahl zur Verfügung und erzeugen Sie so größeres Interesse an einem virtuellen Event. Ob Sie eine Kochbox versenden und alle gemeinsam einen Burger braten oder einfach auf das neue Jahr zusammen anstossen – niemand kennt Ihr Team besser als Sie selbst. Ihnen wird da schon etwas einfallen.

Kanzleiführung auf Distanz

Sie als Kanzlei-Betreiberin oder -Betreiber entscheiden darüber, ob Ihre Mitarbeiter*innen eine bedarfsgerechte Zeitplanung und Selbstfürsorge betreiben. An ihrem Beispiel sehen alle anderen, was geht und was nicht.

Wenn Sie sich als jemand inszenieren, der oder die über alle inneren Kämpfe und Erschöpfungssymptome weit erhaben ist und Entscheidungen am liebsten alleine trifft, verschenken Sie wertvolle Chancen.

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Es ist in Ordnung, sich nicht in Ordnung zu fühlen. Wir haben eine Krise.

Es ist normal, gestresst und verängstigt und verzweifelt zu sein, auch in einer scheinbar sicheren Branche.

Es ist kein Zeichen mangelnder Kompetenz, wenn unfreiwillige Lernprozesse sich nicht über Nacht erzwingen lassen.

Es passiert allen, dass sie sich überwältigt, überfordert und innerlich zerrissen fühlen, wenn alles umbricht.

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Als die entscheidende Stimme der Kanzleiführung auf Distanz können Sie Ihrem Team helfen, unnötige Schuldgefühle und Angst vor Schwäche hinter sich zu lassen und nach vorne zu sehen. Sich um die eigene emotionale und körperliche Gesundheit und eine gute Balance im Job zu kümmern und gemeinsam Kanzlei-Resilienz aufzubauen.

Haben Sie nicht schon genug zu tun ohne all das Achtsamkeitszeugs?

Wenn Sie sich nun beim Lesen gefragt haben, wo Sie die Zeit für eine Wellness-Seelenmassage fürs ganze Team hernehmen sollen, und das auch noch regelmäßig, dann sollten Sie wissen:

Jede Minute, die Sie in gute Kanzleiführung auf Distanz investieren, kommt in Form von motivierter Mitarbeit, zufriedeneren Mandanten und besserer Kommunikation zu Ihnen zurück. Am Ende würde sich das gut gepflegte Klima in bare Münze umrechnen lassen.

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Ihr Mandant schreibt mit lexoffice rechtssichere Angebote und Rechnungen. Belege werden korrekt und vorkontiert erfasst. Statt Pendelordner hin- und herzuschicken und Belege einzutippen importieren Sie einfach alles per Mausklick in Ihre Kanzleisoftware. Ihre Prozesse werden so deutlich effizienter und Sie haben mehr Zeit für das Wesentliche: die persönliche Beratung.

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  • Foto: Adobe Stock deagreez
Über den Autor
Carola Heine
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