Kostenvoranschläge, aber korrekt

Kostenvoranschläge, aber korrekt - Praxistipps im lexoffice Blog

Die Preise für Dienstleistungen können sehr unterschiedlich ausfallen. Deine Kunden setzen daher in der Regel auf Kostenvoranschläge, um verschiedene Angebote zu vergleichen und schon vorher zu erfahren, was an Kosten auf sie zukommt. Ein Kostenvoranschlag hilft aber nicht nur Deinem Kunden, sondern auch Dir.

Denn niemand mag Überraschungen, wenn es um Geld geht. Mit einem soliden und korrekten Kostenvoranschlag vermeidest Du spätere Diskussionen über Deine Abrechnung. Du kennst die Erwartungshaltung des Kunden und er kennt Deinen Preis: Damit stehen die Chancen auf eine reibungslose Zahlung gut.

Korrekte Kostenvoranschläge – das muss hinein

Dein Kostenvoranschlag muss die Information enthalten, wie hoch der voraussichtliche Arbeitsaufwand sein wird. Welches Material zu welchem Preis, welche Dienstleistung zu welchem Angebot? Alles, was später auch in Deiner Rechnung stehen wird, sollte im Kostenvoranschlag bereits mit angegeben werden. Außerdem gibst Du an, wie lange dieser Preis gültig ist. Es gibt viele Faktoren, die es beeinflussen können, dass ein Auftrag zu einem späteren Zeitpunkt für den Kunden teurer wird. Also gibst Du an, bis zu welchem Termin der Kostenvoranschlag gilt.

Kostenvoranschläge können unverbindlich und ganz grob über den Daumen gepeilt sein, um einen Anhaltspunkt zu geben. Oder verbindlich mit einem fest garantierten Preis. Beide Varianten sollten Nettopreise, Umsatzsteuersumme und Endsumme enthalten.

Der unverbindliche Kostenvoranschlag ist eine einfache Schätzung dessen, was auf Deinen Kunden zukommen wird. Der verbindliche Kostenvoranschlag sichert Deinem Kunden genau den Preis zu, den Du darin nennst. Sobald daraufhin ein Auftrag erfolgt, ist automatisch ein so genannter Werkvertrag entstanden. Die Angaben in Deinem Kostenvoranschlag müssen stimmen, auch Abweichungen von 10-15% nach oben könnten sonst bereits dazu führen, dass der Kunde den Werkvertrag wieder aufkündigen kann.

Auf Nummer sicher gehen: Einheitliche Angaben

Deine Kostenvoranschläge sollten nicht nur alle gesetzlichen Vorgaben beinhalten. Du gehst auch auf Nummer sicher, wenn in Deinem Kostenvoranschlag exakt dieselben Daten und Preise stehen wie in Deiner Auftragsbestätigung und später in der Rechnung.

Genau das ist bei lexoffice übrigens die Standardprozedur: Du erstellst ein Angebot, Lieferscheine und Rechnungen und notfalls sogar die Zahlungserinnerung lassen sich ohne Aufwand mit einem Klick daraus generieren.

Ob Du für Deinen Kostenvoranschlag bereits eine Gebühr in Rechnung stellst, kommt übrigens auf die Dienstleistung an. Muss Deine Schätzung des Aufwands so detailliert ausfallen, dass sie im Grunde ein Pflichtenheft ersetzt, entscheidest Du selbst, bis wann ein sehr detaillierter Kostenvoranschlag Teil der Akquise ist und ab wann nicht mehr. Manchmal muss auch ein vorhandenes System auf Optionen geprüft werden, bevor Du eine Schätzung abgeben kannst. Dann informierst Du Deinen Kunden, dass die Erstellung eines verbindlichen Kostenvoranschlags Gebühr X kostet.

Normalerweise sind Kostenvoranschläge aber einfach ein Teil Deines Arbeitsalltags und werden nicht berechnet. Daher lohnt es sich auch, von Anfang an mit den wiederverwendbaren Bausteinen in lexoffice zu arbeiten und sich um jeden sorgfältig Gedanken zu machen, damit Du nicht immer wieder bei Null anfängst.

13.01.2017