KPI – aber welche? Key Performance Indikatoren sinnvoll wählen

Wir haben lexoffice Blog bereits erklärt, warum die Festlegung von KPI auch für Start-ups, Einzelkämpfer und kleinere Unternehmen wichtig ist. Doch wie entscheidest Du Dich für die richtigen?

Welche KPI machen Sinn für Dein Business und wie findest Du Sie?

Um jederzeit im Blick zu haben, wie Deine Geschäfte laufen, ist vor allem eine tagesaktuelle Finanzübersicht wichtig, wie Du sie mit lexoffice durch das integrierte Banking bekommst. Der Status hilft Dir, den Überblick zu behalten. Die Kennzahlen unterstützen Dich bei der Analyse und dabei, erfolgversprechende Maßnahmen einzuleiten oder Probleme zu lösen.

Mit Key Performance Indikatoren misst Du nämlich einerseits durchlaufende Entwicklungen, aber auch selbst gesteckte Ziele. Du erkennst Erfolgsfaktoren und kannst sehen, welche Maßnahmen die gewünschten Ergebnisse bringen und welche nicht.

Damit Du Gewinne, Umsätze, Produktivität oder Reichweite sinnbringend messen kannst, solltest Du feste Zeiträume für die Überwachung Deiner KPI festlegen, zum Beispiel monatliche oder vierteljährliche Detail-Auswertungen. Gemessen wird immer konkret das, was sich bewegt, aber so, dass es Dir auch etwas bringt:

Die Besucherzahlen auf Deiner Website sind nur ein Wert. Woher die User kommen, welche Verweise oder Anzeigen erfolgreich waren und wie viele Visits konvertieren und welche nicht, das sind die wirklich interessanten Kennzahlen.

Mit KPI misst Du nicht nur, was sich auf Deiner Website oder als Ergebnis von Werbeaktionen tut. KPIs messen Erfolge von Einzelpersonen, Teams, von der Produktion, allen zentralen Abteilungen und Deinem gesamten Unternehmen.

Fehler im Prozess früh entdecken dank clever gemessener Kennzahlen

Vor allem für kleine und mittlere Unternehmen, besonders aber auch für Start-ups ist es wichtig, von Anfang an mit Hilfe von KPIs zu messen, ob sich alle Prozesse wunschgemäß entwickeln. Wenn Du einen Service anbietest, solltest Du beispielsweise schon ab Gründung messen, ob der Umsatz die Kosten für Dein Angebot abdeckt und außerdem Gewinn abwirft.

Wenn Du nämlich nicht kostendeckend arbeitest, musst Du herausfinden, an welchen Stellschrauben Du drehen kannst, um das zu ändern. Höherer Preis? Andere Lieferanten? Besserer Prozess? Aufgaben delegieren und nur die lukrativsten selbst abwickeln? Ohne Deine Kennzahlen merkst Du zu spät, dass nicht genug Geld hereinkommt. Vor allem in der Gründungsphase, wenn Du noch nicht auf Erfahrungen zurückgreifen kannst.

Welche KPI also? Die wichtigsten KPI sind immer jene, bei denen es konkret um Deinen Gewinn und Umsatz geht.

Als Grundlage sämtlicher Überlegungen solltest Du immer wissen, zu welchem Stundensatz Du arbeitest und ob sich dies rechnet. Wie viele Arbeitsstunden zu welchem Stundensatz müssen aufgewendet werden, um diese Leistung anbieten zu können? Welcher Tagessatz macht Sinn?

Auf Produkte übersetzt bedeutet dies, dass Du alle Kosten kennst und aufschlüsseln kannst, die Herstellung und Integration in den Shop erzeugen. Maschinenstunden, Materialien, Mitarbeiterkosten, Verpackung, Content-Erstellung und Online-Shopredaktion: All das fließt ein, damit Du sehen kannst, ob Du Gewinn machst mit diesem Produkt bei dem angedachten Preis.

Welche KPI bei Dienstleistungen ansetzen?

Auch bei Dienstleistungen misst Du ganz konkret als wichtigste KPI Deinen Umsatz: Wie viele Stunden Du in einem Monat abrechnen kannst, beispielsweise. Ebenfalls sinnvolle Kennzahlen sind die Reichweite und die erzielten Kontakte durch werbende Maßnahmen.

Was Du genau messen wirst, hängt von Deinem Geschäftsmodell und der Branche ab. Die wichtigsten Parameter, nämlich der erforderliche Gewinn, damit Du erfolgreich selbstständig sein kannst, liefert Deine Buchhaltung, die nicht einfacher sein könnte als mit lexoffice.

Sobald Dein Umsatz oder die erwünschte Entwicklung nicht Deinen Vorstellungen entspricht, solltest Du Dich tiefer eingraben und festlegen, welche Kennzahlen der zusätzlichen Analyse bedürfen. Website-Besucher kommen über Anzeigen, aber warum kaufen sie nicht? Vielleicht hilft ein A/B Test, vielleicht musst Du mit einer Heatmap arbeiten und dann wiederum messen, wie sich die Ergebnisse verbessern, wenn Du Dein Angebot änderst.

Mit der Messung Deiner KPI beginnst Du am besten von Anfang an. Dank lexoffice hast Du einen immer tagesaktuellen Finanzstatus. Weitere Zahlen liefert die Statistik Deiner Website. Welche Parameter Du aufzeichnest und in welchen Abständen Du sie auswertest, entscheidest Du. Wir empfehlen einen mindestens monatlichen Blick auf alle KPI, die sich konkret mit Deinen Finanzen befassen – natürlich in Kombination mit entsprechenden Aktionen, wenn diese sich als notwendig erweisen 🙂