lexoffice Tina Skulima

lexoffice Community: User-Interview (1) – Tina Skulima

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Wir freuen uns, heute im lexoffice-Blog eine neue Artikelserie zu starten: In den User-Interviews werden wir Anwender aus der lexoffice-Community vorstellen, die aus ihrem Arbeitsalltag berichten und erzählen, wie sie lexoffice einsetzen.

Den Anfang machen wir mit Tina Skulima aus Castrop-Rauxel, die im Juli 2013 Mitglied der lexoffice-Community wurde.

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Tina Skulima arbeitet seit zehn Jahren als freiberufliche Werbetexterin. Sie ist Kommunikationswissenschaftlerin und bevorzugt Projekte, in denen neben reiner Textarbeit auch konzeptionelle Lösungen gefragt sind.

Wir fragten Tina nach ihrer beruflichen und privaten Internetnutzung und natürlich auch nach ihren Buchhaltungsgewohnheiten.

Tina: »Im Internet bewege ich mich täglich privat wie beruflich, die Grenzen sind fließend. Beruflich ist hier auch nicht gleichzusetzen mit ‚im Kundenauftrag‘, denn zum Job einer Freiberuflerin in der Werbung gehört es auch, möglichst viel von der Welt mitzubekommen und von den Themen, die Menschen aktuell umtreiben.

Das Internet ist für mich wirklich ein global village, mein Großraumbüro, Ort wunderbarer Begegnungen, die mitunter zu Freundschaften oder Beziehungen werden, meine unerschöpfliche Bibliothek zur Recherche von Kundenthemen, das Zuhause meiner Lieblingsnetzwerke, aber auch mein Einkaufszentrum, ein Datenspeicher – und neuerdings eben sogar meine Buchhaltung.

Tatsächlich schaue ich inzwischen täglich mehrfach in meinem lexoffice-Account vorbei, weil ich da schnell Kontobewegungen prüfen kann, ohne mich umständlich auf Bankseiten einloggen zu müssen.«

lexoffice: »Du nutzt lexoffice also vom Home-Office aus? Oder arbeitest du auch mit mobilen Endgeräten von unterwegs, zum Beispiel vor Ort beim Kunden?«

Tina: »Ja, genau. Immer öfter nutze ich neben meinem Laptop auch mein iPhone, um online zu arbeiten, zu kommunizieren und schnell etwas nachzuschlagen. Mobiles Arbeiten funktioniert auch von der nächsten Stadt oder einem anderen Land aus prima für mich.

Manche Leute sagen, es sei gar nicht wünschenswert, immer erreichbar zu sein – ich aber finde es herrlich, mich ganz frei bewegen zu können, ohne eine wichtige Kundenmail zu verpassen, auch unterwegs meine Kontobewegungen checken zu können und auch zum Schreiben von Rechnungen nicht mehr an den heimischen Schreibtisch zurückkehren zu müssen, da man jetzt Rechnungen (direkt aus lexoffice heraus) als PDF versenden kann und sie vom Kunden trotzdem vorsteuerabzugsberechtigt sind.

Dank Cloud-Lösungen kann ich sogar arbeiten, wenn ich meine eigenen Geräte nicht mitnehme, weil ich von jedem Computer aus auf aktuelle Arbeitsdateien und mein Rechnungswesen zugreifen kann. Herrlich!«

lexoffice: »lexoffice gefällt dir also? Das freut uns natürlich sehr.«

Tina: »Ich nutze lexoffice jetzt seit fast zwei Monaten und bin sehr zufrieden mit dem, was es mir jetzt bietet, aber auch freudig gespannt auf die Funktionen, die es zukünftig noch bereichern werden.

Der größte Nutzen für mich ist die Unkompliziertheit – das heißt für mich nicht nur, dass ich Rechnungen jetzt ganz schnell (und mit Freuden) schreibe, sondern auch, dass ich es überhaupt zeitnah tue. In der allgemeinen Arbeitsflut habe ich die Rechnungsstellung vorher immer wieder verschoben, um es in Ruhe zu machen.

Ich brauchte dazu vorher ein recht großzügiges Zeitfenster und viel Konzentration, denn ich habe meine Rechnungen vor lexoffice in Word-Dokumenten mit eingefügten Excel-Tabellchen geschrieben, sie ausgedruckt, postalisch verschickt und per Hand in eine Übersichtsliste eingetragen.

Das alles geht jetzt in einem Rutsch, die Empfängerdatenbank und einmal eingetragene Posten erleichtern das Schreiben der Rechnung enorm. Auch der Versand als PDF (und trotzdem mit meinem Briefkopf) ist mit wenigen Klicks erledigt, das als „bezahlt“ markieren der offenen Rechnungen gar mit nur einem einzigen. Den Überblick behalte ich dabei dank der integrierten Belegliste sogar vollautomatisch, denn auch überfällige Rechnungen werden angezeigt.«

lexoffice: »Du sprichst von den zukünftigen Funktionen. Welche werden denn am nützlichsten für dich sein?«

Tina: »Es wäre schön, das Rechnungslayout noch ein wenig flexibler selbst gestalten zu können, die Schrift zu ändern, die Funktionsfelder vielleicht sogar frei platzieren zu können. Es geht schon jetzt einiges, aber mit diesen Anpassungen könnte man noch eleganter Rechnungen auch auf eigenem Briefpapier ausdrucken. Andererseits muss ich gerade keines nachdrucken lassen, auch nicht schlecht. Aber ich mag es, Optionen zu haben.

Als begeisterte iPhone-Nutzerin würde ich auch eine iPhone-App nicht verschmähen, gerade für schnelle Kontoabfragen von unterwegs wäre sie praktisch. Dann würde ich mir eine Integration von Zeiterfassungstools oder eine entsprechende Anbindung wünschen. «

lexoffice: »lexoffice entstand durch das wertvolle Feedback seiner Community. Was bedeuten Austausch online, Community und Networking für dich?«

Tina: »Durch Networking zum Beispiel im Texterinnen-Netzwerk Texttreff habe ich viele Kolleginnen kennengelernt, virtuell und oft auch persönlich. Ich habe dadurch viel gelernt, fachlich wie auch menschlich und viel Inspiration gefunden. Ganz wichtig für gelungenes Netzwerken finde ich einen respektvollen Umgang mit dem Netzwerk, Offenheit, Neugier und die Einhaltung der Netzwerk-Regel „first give, then take“. Da steckt auch schon mit drin, dass gutes Netzwerken Hilfsbereitschaft, Höflichkeit und Herzblut heißt, nicht Kalkül. (Deshalb wären reine Visitenkartenpartys auch eher nichts für mich.) «

lexoffice: »Visitenkartenpartys sind also nichts für dich – aber wie sehen deine Strategien der Kundengewinnung denn dann aus?«

Tina: »Wenn ich eine Akquise-Strategie habe, dann heißt sie wohl Präsenz. Präsenz in den sozialen Medien, Präsenz durch ein eigenes Blog, Präsenz durch die Teilnahme an Diskursen und Diskussionen. Und natürlich Präsenz durch eine aussagekräftige Website.«

lexoffice: »Was würdest du KollegInnen empfehlen, die gerade erst in der Existenzgründungsphase sind? «

Tina: »Ich würde neuen Kollegen und Kolleginnen erst einmal zurufen: Freiberuflichkeit ist toll! Die Freiheit, die eine Selbstständigkeit mit sich bringt, will erarbeitet und auch genossen werden.

Ein gutes Netzwerk ist gerade beim Sprung ins kalte Wasser Gold wert. Meine ersten Jobs nach Studium und der Arbeit in Werbeagenturen kamen von einer Kollegin aus dem Texttreff, die mir so nicht nur einen guten Einstieg in die Selbstständigkeit ermöglichte, sondern mir auch die verantwortungsvolle Zusammenarbeit an Geschäftsberichten zutraute und mir damit gleichzeitig Mut machte, mich auch mal auf neuem Terrain umzuschauen. Ihr und dem Texttreff habe ich eine Menge zu verdanken – so ein Netzwerk kann das Leben nachhaltig zum Schöneren verändern.

Gleich zu Beginn muss man sich auch orientieren, wie man sich am besten versichert – Krankenversicherung, Rentenversicherung, Lebensversicherung, Berufsunfähigkeitsversicherung, freiwillige Arbeitslosenversicherung, um nur einige zu nennen. Da die richtigen Entscheidungen zu treffen, ist nicht einfach. Zudem hat man von einigen Lösungen noch nie etwas gehört, objektive Informationen lassen sich auf diesem Feld schlecht per Google finden – auch hier sind Tipps aus einem vertrauenswürdigen Netzwerk der Königsweg.

Zu einem guten Start und Spaß an der Arbeit als Freelancer gehören aber auch das richtige Setup und so viele praktische Helfer wie es geht, die alle Aufgaben außerhalb des Kerngeschäftes so einfach wie möglich machen. Ich würde nie wieder ohne Laptop sein wollen, mit dem man auch mal „sonst wo“ arbeiten und schreiben kann. Genau so wenig möchte ich meine Zeiterfassungssoftware mehr missen, die nicht nur den reellen Aufwand für ein Projekt erfasst, sondern auch gleichzeitig mitschreibt, woran ich gearbeitet habe und was noch abgerechnet werden will.

In das Must-have-Setup gehört für mich jetzt auch lexoffice, damit die Arbeit auch zeitnah und mit Spaß dabei abgerechnet wird und ich die Kontrolle über die finanzielle Seite meiner Arbeit behalte. Die Dropbox (www.dropbox.com) hilft mir beim ortsabhängigen Arbeiten ebenso wie beim Kooperieren oder Versenden großer Datenmengen.«

lexoffice: »Vielen Dank! Das waren nützliche Tipps und ein sehr interessantes Interview. Wir freuen uns, dass du dir so viel Zeit für uns genommen hast. Was machst du denn jetzt als Nächstes?«

Tina: »Ich werde mich jetzt Webtexten für eine Online-Apotheke widmen und eine Broschüre für Boxspring-Betten neu betexten. Ich freu mich auf die Arbeit, weil ich beide Bereiche spannend finde – aber auch, weil ich während des Schreibens mit meiner Katze kuscheln kann, die sich jetzt gerade zwischen mich und die Tastatur gelegt hat.

Das Leben als Freiberuflerin ist bunt und kuschelig, zumindest meistens.«

Vielen Dank, Tina Skulima!
www.tinaskulima.de
Text & Konzept, Castrop-Rauxel

Über den Autor
Carola Heine
Up to date: Trends und Online Navigation

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