lexoffice User-Interview

lexoffice Community: User-Interview (6) – Brüderchen und Schwesterchen

Lesezeichen setzen

Steffi Rittmeyer und Markus Lienert sind geschäftsführende Gesellschafter der Brüderchen und Schwesterchen GmbH aus Düsseldorf. Sie vermitteln professionelle Darsteller und ausdrucksstarke Schauspieler und Models an Fotografen, Filmproduktionen oder Direktkunden für Filme, Präsentationen, Shows und Werbeproduktionen.

lexoffice gefällt den beiden unter anderem so gut, weil alle Mitarbeiter problemlos parallel auf die Software zugreifen und Jobs abwickeln können.

Wir befragten das Team der Beauty- und People-Modelagentur nach der privaten und beruflichen Internet-Nutzung der beiden Gesellschafter und den Schwerpunkten, die diese dabei setzen.

Steffi: „Geschäftlich recherchiere ich sehr viel im Internet, halte mich auf dem Laufenden über bestehende und potenzielle Kunden, Branchen-Events und Produktionen. Dazu kommen noch die Buchungen von Hotels, Flügen und Reisen für unsere Models. Auch Social Networks spielen natürlich eine Rolle, über diese Kanäle lässt sich generell eine Vielzahl an Menschen erreichen. Privat shoppe ich gerne online, buche meine Reisen und lasse mich von Foodblogs, Design- und Reiseblogs inspirieren.

Social Networking ist definitiv wichtig: Erfolgreiche Akquise passiert angenehm unauffällig. Man kann mit kreativen Ideen potentielle Kunden auf sich aufmerksam machen oder bestehende Kunden immer wieder an sich erinnern. Zudem bin ich der Ansicht, dass viele Menschen gerne sehen, mit wem sie es zu tun haben. Da in unserer Branche das meiste nur noch telefonisch oder per E-Mail passiert, hat man nie ein Bild zu den Menschen im Kopf, mit denen man arbeitet. Das ist aber doch für die meisten von uns sehr interessant. Sicherlich sollte man aber auch genau aufpassen, was man im Social Network preisgibt und Berufliches ganz klar von Privatem trennen.“

Markus: „Das Internet nutze ich geschäftlich hauptsächlich zum Angebotsvergleich und für die Informationsbeschaffung. Ich suche ständig nach Möglichkeiten, unsere Firma weiter zu verbessern, Abläufe zu optimieren, eine zeitgemäße moderne Internetseite zu haben und unseren Kunden optimalen Service zu bieten. Nachrichten lese ich dann eher privat auf dem iPhone, während die Sozialen Netzwerke für mich eher eine Möglichkeit sind, Kontakt mit Freunden und Bekannten zu halten.“

*

Steffi hat ein MacBook daheim, ruft E-Mails ebenfalls mit dem iPhone ab und arbeitet wie die anderen Mitarbeiter von Brüderchen und Schwesterchen geschäftlich mit einem iMac. Markus und Steffi sind sich einig: Ständige Erreichbarkeit kann auch negativ sein. Aber grundsätzlich finden sie es schon sehr komfortabel, jederzeit Einblick in Informationen und Kommunikation nehmen zu können, zumal Werbeproduktionen oft auch am Wochenende durchgeführt werden.

*

lexoffice: „Ihr arbeitet also bevorzugt mit der Option, auch mobil auf Daten zuzugreifen. Wie gefällt euch denn lexoffice?“

Markus: „Wir haben lexoffice zwei Monate lang ausführlich in einem Service-Bereich getestet und dann entschieden, die Software bald im gesamten Unternehmen einzusetzen. Früher haben wir tatsächlich zahlreiche Excel-Blätter und Listen ausgefüllt, was zwar irgendwie funktioniert hat, aber viel Zeit gekostet und Verwaltungsaufwand erzeugt hat.

Die simple Handhabung der Software für alle Mitarbeiter ist definitiv der größte Grund für die Umstellung. Davor konnten Rechnungen beispielsweise immer nur von einer Person geschrieben werden, andernfalls wäre sicherlich ein großes Chaos entstanden. Nun kann jeder Booker seinen Job von Angebot bis zur Rechnung spielend einfach vollständig abwickeln. Jeder Mitarbeiter kann parallel Einblick erhalten und zur Not auch mal einen Job übernehmen und ohne Informationsverlust weiterführen.

Für die Zukunft wäre es toll, wenn die API verfügbar wäre, für uns ist sie unverzichtbar, um bestehende Systeme zu integrieren und mehrere Adressdatenbanken zu vermeiden. Ein Kassenbuch wäre wichtig, und für uns wäre auch eine Weiterentwicklung der Erstellung von Gutschriften vorteilhaft. Da wir als Agentur zwischen Auftraggeber und Darsteller stehen, rechnen wir gegenüber dem Kunden auf Rechnung, gegenüber dem Darsteller aber ab nächstem Jahr auf Gutschrift ab. Da diese Rechnungen und Gutschriften im Verhältnis zueinander stehen, ist das jetzige System noch nicht optimal für uns. Wir bleiben aber zuversichtlich, dass nächstes Jahr viele wichtige Neuerungen folgen werden!“

lexoffice: „Was würdet ihr KollegInnen empfehlen, die gerade erst in der Existenzgründungsphase sind?“

Markus: „Man sollte auf alle Fälle langfristig planen. Wenn interne Abläufe nicht optimal funktionieren, kann auch die eigentliche Arbeit nicht effektiv ausgeführt werden. Das wird am Anfang sicherlich von vielen kleinen Unternehmen oder selbständigen Einzelpersonen unterschätzt. Die Förderung der zuständigen Kammer durch Zuschüsse bei Lehrgängen sollte auf jeden Fall in Anspruch genommen werden, um sich theoretisches Wissen in relevanten Bereichen anzueignen. Aber auch nach der Gründungsphase sollte man immer weiter optimieren, sowohl die Außendarstellung als auch die Website, CI und Werbekonzepte immer weiter entwickeln.“

Steffi: „Wie mein Kollege denke ich, dass langfristige Planung entscheidend ist. Man sollte sich auch mit der Marktsituation in der eigenen Branche beschäftigen und gut auskennen. Außerdem sollte man bei der Arbeit mit anderen die Aufgaben gemäß Begabungen und Veranlagungen aufteilen. Nichts ist ineffizienter, als wenn jeder ein bisschen von allem macht. Im persönlichen Umgang ist für mich eine ehrliche Freundlichkeit enorm wichtig. Alles, was aufgesetzt und künstlich wirkt, schafft keine menschliche Basis. Unfreundliches Auftreten hingegen ist in unserer Branche sowieso fehl am Platz. Die Balance zwischen professionellem Standing und guter Dienstleistung spielt für mich eine große Rolle in Sachen Kundenbindung.“

lexoffice: „Vielen Dank für eure Antworten. Was macht ihr nun als Nächstes?“

Steffi: „Wir backen Plätzchen für unsere Weihnachtsaussendung an unsere Kunden.“

Markus: „Ich widme mich unserem Pflichtenheft für unser nächstes Homepageupdate.„

*

Steffi Rittmeyer und Markus Lienert
Brüderchen und Schwesterchen GmbH aus Düsseldorf
http://www.bruederchenundschwesterchen.com/

Über den Autor
Carola Heine
Up to date: Trends, Insider-Wissen und Online Navigation

Beitrag kommentieren