Die Geschichte von lexoffice Lohn & Gehalt

Hinter den Kulissen: Einblicke in die Geschichte von lexoffice Lohn & Gehalt

Von der Pilotphase ohne Umwege in die Erfolgskurve: lexoffice Lohn & Gehalt ist neu, startet aber bereits durch. Eine spannende Herausforderung für das ganze Projektteam.

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Seit der ersten Idee 2015 über die Konzeptphase 2016 bis hin zu ersten Pilotkunden im Laufe von 2017 ist viel Kaffee, Herz und Hirn in die Entwicklung von lexoffice Lohn & Gehalt geflossen. Die Voraussetzungen waren etwas anders als bei anderer Software, die Herausforderungen aber auch – und die meisten gelösten Anforderungen stammten direkt aus der lexoffice Community.

Thorsten Huth:
lexoffice Senior Product & Market Designer SaaS

Carola: Hallo Thorsten. Wie kam es dazu, dass Ihr ein Lohn-Produkt entwickelt habt? Bei lexoffice denken die meisten ja doch vor allem an Selbständige und Kleinunternehmer.

Thorsten: Zum einen ist es so, dass auch wirklich sehr viele Selbständige und Kleinunternehmer tatsächlich Arbeitgeber sind. Wenn man aus den rund 1,6 Millionen Unternehmen den Öffentlichen Dienst und bestimmte landwirtschaftliche Betriebe rausnimmt, dann ist das immer noch eine gehörige Masse.

Mit Lexware kommen wir dann auch noch historisch betrachtet als Marktführer für kaufmännische Lösungen ins Spiel – von der Buchhaltung, von der Faktura-Warenwirtschaft und auch vom Lohn bringen wir jahrelange Expertise und eben auch Markterfahrung mit. Dank der lexoffice Community konnten wir an konkreten Fällen arbeiten und Learnings aus der Praxis einbringen, um ‚Lohn‘ immer weiter zu entwickeln.

Das alles sind sehr gute Voraussetzungen – und wir haben sie genutzt.

Thorsten Huth

Torsten Huth

Senior Product & Market Designer SaaS, Haufe-Lexware GmbH & Co.KG
lexoffice Lohn & Gehalt

»Als Mann der ersten Stunde aus dem Bereich, der sich um Produktentwicklung im Bereich Cloud Services bei der Haufe Lexware kümmert, habe ich bereits 2015 angefangen, mich für das lexoffice Team intensiv mit dem Thema ‚Lohn in Kleinunternehmen‘ auseinanderzusetzen und die Anforderungen zu klären. Ich bin verantwortlich für die Mission ‚Mitarbeiter‘, das heißt, ich beschäftige mich vor allem mit der Frage: Was müssen wir tun, damit lexoffice die in jeder Hinsicht begeisternde Plattform für alle Arbeitgeber wird?«

Carola: Mir gefällt an lexoffice Lohn & Gehalt gut, dass so vieles automatisiert abläuft – aber wenn mir Daten fehlten und ich eine Eingabe später fortsetzen musste, wurde trotzdem alles zwischengespeichert, das ist sehr angenehm.

Thorsten: Das war schon bei den allerersten Pilotkunden eines unserer Learnings, die wir ja nach Möglichkeit alle immer direkt umsetzen: Man hat als Arbeitgeber eben nicht immer alle Daten auf Anhieb parat, dann sollte unsere Anwendung konkret helfen und eben nicht ausbremsen. Wir orientieren uns bei der Entwicklung grundsätzlich am Feedback, lassen die Erkenntnisse durch die Arbeit mit den Pilotkunden und jetzt Kunden konsequent einfließen.

Carola: Gab es bei all den Learnings denn einen Durchbruch, also einen Punkt, an dem du wusstest: Das war’s, es wird sich erfolgreich durchsetzen, was wir hier machen?

»Für uns war eher die Frage spannend: Wie machen wir es besser als andere.«

Thorsten: Wir hatten eine besondere Situation, denn wir mussten den klassischen ‚Market Proof‘ nicht erbringen: Man braucht Lohnabrechnung, das ist einfach so gesetzt.

Die für uns spannende Frage war also eher: Wie muss Lohnabrechnung gestaltet sein, damit sie so viel besser ist, dass Leute ihre halbwegs okaye Lösung verlassen und zu uns kommen?

Die Antwort darauf kam relativ schnell, sobald wir konsequent in Richtung Automatisierung gedacht haben.

Wir mussten weg von der ‚Fachlichkeit‘ in die Welt, wo der Arbeitgeber sich nicht mit Fachbegriffen wie Beitragsgruppenschlüssel und Personengruppenschlüssel etc. auseinandersetzen oder auskennen kann oder will.

Wir wussten: Die müssen wir anders abholen. Das Mitarbeiterformular war dann so ein Ding, da haben die Leute plötzlich gesagt »Wow, ist das einfach, so schnell kann ich einen Mitarbeiter anlegen, toll!«

Da war dann klar: Lohnabrechnung ganz neu denken (und dann noch zertifizieren), das passt – wir sind auf dem richtigen Weg.

Heute, nur wenige Wochen nach Marktstart, haben wir tatsächlich schon eine vierstellige Kundenzahl.

Alexander Freigang:
Product Owner lexoffice Lohn & Gehalt

Carola: Hallo Alex. Kannst du dich noch daran erinnern, wie dein Start im Team von lexoffice Lohn & Gehalt verlaufen ist? Du warst ja auch ziemlich von Anfang an dabei.

Alex: Genau. Ich bin quasi dazugekommen als der erste Prototyp raus ging und die ersten Abrechnungen gelaufen sind – nämlich in der Zeit, als wir die ersten 10 Pilotkunden hatten. Wir haben die ersten Kunden für »Lohn« aus dem Pool der vorhandenen lexoffice Kundschaft rekrutiert. Einfach, indem wir angefragt haben, ob sie Interesse haben. Erst waren es nur vier die mit uns abgerechnet haben.

Das wurden dann mehr, durch Empfehlungen und weil es sich herumgesprochen hat: Bis zum ersten Jahreswechsel hatten wir dann schon 30 oder 35 Kunden, das war alles sehr spannend und auch eine viel größere Herausforderung, als wir gedacht haben. Wir hatten zum Beispiel sofort am Anfang die seltensten Sonderfälle, bei denen wir angenommen hatten, dass wir sie noch gar nicht auf dem Schirm haben müssen beim Start. So war es aber nicht, es ging gleich richtig los.

Alex Freigang

Alexander Freigang

Product Owner lexoffice Lohn & Gehalt
lexoffice Lohn & Gehalt

»Anfang 2017 bin ich für lexoffice Lohn eingestellt worden, als wir nach der Konzeptphase 2016 dann mit der Entwicklung begonnen haben. Ich war also von Anfang an dabei. Das war ein Kulturschock im positiven Sinne, denn was in anderen Jobs vorher nur leere Versprechungen gewesen waren, das findet bei uns ja tatsächlich statt: Eine Kultur des Miteinanders leben, mit Freiräumen und der Möglichkeit, sowohl agil als auch experimentell zu arbeiten. Das ist eine wirklich tolle Grundlage fürs Arbeiten – und erfolgreich, wie man sieht.«

Carola: Jetzt frage ich mal bewusst provokant als Mandantin bzw. Steuer-Laie: Was ist denn so komplex an Lohn?

Alex: Oh. Die Frage hat es aber in sich. Zum Beispiel, weil dieses Thema so umfangreich ist. Dadurch ist es nämlich eher unübersichtlich, man muss sich dann alles einzeln anschauen, was man so braucht, um durchzusteigen.

Die Krankenkassen zum Beispiel delegieren die Komplexität der ganzen Lohnsteuer-Vorgänge im Grunde an die Arbeitgeber. Wenn die Kassen der Meinung sind, dass bestimmte Sozialversicherungsbeiträge untergliedert werden oder eine Unterscheidbarkeit erschaffen werden muss, muss der Arbeitgeber das lösen.

»Die lexoffice Transferleistung: Wir übersetzen unverständliche Kennzahlen in die Sprache unserer Kunden«

So etwas betrifft dann beispielsweise die verschiedenen Arten von Mitarbeitern, die es so geben kann, von der Aushilfe (Minijob) bis hin zum normalen Mitarbeiter (Angestellten), dafür gibt es dann von Seiten der Kasse bestimmte Schlüsselkennzahlen. Die muss der Arbeitgeber kennen und verwenden, so wie auch die Kennzahlen für Pflichtversicherte, freiwillig gesetzlich krankenversicherte Personen ab einer bestimmten Einkommenshöhe und so weiter.

Die Transferleistung, also das was jetzt lexoffice tut: Wir übersetzen diese Anforderungen in die Sprache unserer Kunden, der Arbeitgeber, die dann eben keine Kennziffern und Spezialvokabeln auswendig lernen und für sich übersetzen müssen. Statt einer Ziffer muss ich nur wissen: Ist das ein Minijobber, ein Saisonarbeiter, ein Angestellter oder der Chef selbst? lexoffice macht den Rest im Hintergrund.

Carola: Transferleistung ist ein schönes Wort dafür. Was waren denn die Meilensteine, was die größte Herausforderung?

»Wir mussten Sozialversicherungsdeutsch und Lohnsteuerrechtdeutsch lernen«

Alex: Für das Team war eine ziemliche Herausforderung, dass wir neue Sprachen lernen mussten: Neben Deutsch, Englisch und Programmiersprachen mussten wir tatsächlich Sozialversicherungsdeutsch und Lohnsteuerrechtdeutsch erlernen, um zu verstehen, was wir da überhaupt tun.

Beim Lohn greift so viel ineinander, da entstehen so viele Abhängigkeiten. Es gibt aufeinander aufbauende gesetzliche Regelungen und alles hängt zusammen und voneinander ab, da muss man eigentlich unter der Oberfläche einiges erschaffen und umsetzen, bevor man das jemandem zeigen kann.

Wir haben es trotzdem versucht, das war bereichernd – aber auch eine Gratwanderung. Ziel ist ja immer, dass die Menschen Lohn gerne nutzen und sich dabei wohl fühlen: Wir reduzieren durch Automatisierung die Fehlerquote, um die Anwender zu entlasten, das ist nicht trivial.

»Es ist wichtig, dass unsere Kunden berechtigt ein gutes Gefühl haben.«

Eine unserer Hauptaufgaben besteht schließlich darin, dafür zu sorgen, dass Kunden sich als Arbeitgeber nicht in Schwierigkeiten bringen. Das beschäftigt viele, denn die Krankenkassen sind eine der wenigen Institutionen, die ohne weiteres die Konten einfrieren können, wenn einmal was nicht funktioniert. Deswegen ist es so wichtig, dafür zu sorgen, dass unsere Kunden ein gutes und sicheres Gefühl haben, wenn sie mit lexoffice Lohn & Gehalt arbeiten.

Als größten Schritt habe ich empfunden, dass wir nicht nur blind umgesetzt haben, was sich jemand ausgedacht hat – wir haben das gemeinsam entwickelt. Ich bin wahnsinnig begeistert davon und immer noch überrascht, mit was für einer Leichtigkeit wir uns dann selbst in die speziellsten Fälle eingearbeitet haben.

Carola: Welche Erfahrung findest du die wichtigste?

Alex: Die Erkenntnis, dass es wirklich buchstäblich nichts gibt, das es nicht gibt. Vor allem nicht im Bereich Lohnsteuer.

Carola: Vielen Dank für dieses treffende Schlusswort und weiter viel Spaß und Erfolg!

  • Foto: adobe.com rawpixel
Über den Autor
Carola Heine
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