Steffen Hort, geschäftsführender Gesellschafter der Steuerkanzlei Maisenbacher Hort + Partner, im Interview zu New Work in der Steuerbranche

Steffen Hort: Innovative Arbeitsweltkonzepte und New Work in der Steuerbranche

Der geschäftsführende Gesellschafter der Steuerkanzlei Maisenbacher Hort + Partner im Interview

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Mit neuen Arbeitsweltkonzepten gegen den Fachkräftemangel, so lautet das Motto unseres New Work Forums in Stuttgart am 8. Mai 2018.

Der Wunsch nach mehr Mitbestimmung, vernetztem Arbeiten und der Vereinbarkeit von Beruf und Familie trifft auf akuten Fachkräftemangel, der Wettbewerb um die besten Mitarbeiter, neue Anforderungen von Mandanten und Geschäftspartnern und die stete Entwicklung hin zum digitalen Arbeiten – unsere Berufswelt verändert sich. New Work in der Steuerbranche ist das Thema unseres kostenfreien Events, das auch für Nicht-Mitglieder des DSTV-BW offen ist.

Wir freuen uns, dass wir Steffen Hort als Referenten gewinnen konnten. Er ist Leiter des Kanzleimanagements und geschäftsführender Gesellschafter bei Maisenbacher Hort + Partner. Seine Expertise umfasst Kunden aus den Branchen Informationstechnologie, Media, Handel, produzierendes Gewerbe und Handwerk. Als Referent konzentriert er sich auf die Themen digitales Rechnungswesen, moderne Zusammenarbeit zwischen Mandant und Steuerberater, digitale Betriebsprüfung sowie Vortragsveranstaltungen für bargeldintensive Betriebe – auf dem lexoffice New Work Forum teilt Steffen Hort als Insider der Branche seine Erkenntnisse mit uns.

lexoffice: Hallo Herr Hort, wir freuen uns sehr über Ihre Bereitschaft, uns so kurzfristig vor dem gemeinsamen New Work Event in Stuttgart am 8. Mail noch ein Interview zu geben.

Besonders Ihre Insider-Sicht interessiert uns, denn es tut sich gerade überall in der Wirtschaft so viel, dank Digitalisierung und Wandel der Arbeitskultur – natürlich auch in der Steuerberaterbranche, die von außen betrachtet ja erst mal eher gesetzt und größtenteils nicht so wild auf Veränderungen wirkt.

Steffen Hort: Das haben Sie aber nett formuliert, wie wenig innovationsfreudig unsere Branche ist. Ich sehe es sogar als eine sehr kritische Entwicklung, wenn einige Steuerberater denken, sie seien auf Zukunftsstrategien nicht angewiesen und erst auf den Bedarf reagieren, wenn gar nichts anderes mehr geht – oder nicht einmal dann. Schon in den 90ern konnte man beobachten, dass unsere Branche mit die letzte war, in der Mail genutzt wurde, in der beispielsweise eine Kanzlei über ihre Website auffindbar war.

Das ist sogar heute noch häufig so. Dabei ist die Möglichkeit, digital zusammenzuarbeiten und in der passenden Region oder überhaupt online gefunden zu werden, doch kein Teil einer Zukunftsstrategie: Das ist unsere Gegenwart. Die Menschen nutzen das Internet, um Urlaub zu buchen, einzukaufen – oder Steuerkanzleien zu finden, online mit ihnen zusammenzuarbeiten. Auch als zukünftige Arbeitgeber.

lexoffice: Woran liegt das Ihrer Meinung nach?

Steffen Hort: Viele Steuerberater denken noch, sie seien auf Digitalisierung nicht angewiesen. Sie sehen weder die durch diese Haltung entstehenden Probleme noch die Vorteile, die ihnen entgehen.

Ich selbst kann zwar das Wort „Digitalisierung“ inzwischen nicht mehr hören, aber wenn man sich als Steuerberater ernsthaft damit beschäftigt, sieht man doch sofort: Das ist viel mehr als das komfortable Scannen von Belegen. Von Archivierung bis Workflow-Management hängt da so vieles dran. Ein effizienteres, zeitgemäßes Arbeiten, das Ressourcen für Beratung freigibt, beispielsweise.

Steffen Hort

Steuerberater

Steffen Hort ist Leiter des Kanzleimanagements und geschäftsführender Gesellschafter bei Maisenbacher Hort + Partner. Seine Expertise umfasst Kunden aus den Branchen Informationstechnologie, Media, Handel, produzierendes Gewerbe und Handwerk.
Als Referent konzentriert er sich auf die Themen digitales Rechnungswesen, moderne Zusammenarbeit zwischen Mandant und Steuerberater, digitale Betriebsprüfung sowie Vortragsveranstaltungen für bargeldintensive Betriebe – auf dem lexoffice New Work Forum teilt Steffen Hort als Insider der Branche seine Erkenntnisse mit uns.

lexoffice: Trennen Sie zwischen New Work und Digitalisierung, oder ist das für Sie ein Prozess aus einem Guss?

Steffen Hort: Das eine findet ohne das andere nicht statt. Für mich sind die Überlegungen hinter den New Work Konzepten gar nichts Neues, ich teile aber auch gar nicht die Auffassung, dass durch New Work quasi auf Knopfdruck und von allein sofort alles besser wird. Ich habe das für mich anfangs erst frisch durchdenken und dann definieren müssen. Denn als ich das erste Mal mit „New Work“ konfrontiert wurde, habe ich mir gedacht: Da kommt schon wieder so ein Buzz-Word, das durchs Dorf getrieben wird, das braucht doch kein Mensch.

Ähnlich wie das überstrapazierte „Work-Life-Balance“, das ja im Grunde auch keine bahnbrechende Neuerung darstellte: Die Erkenntnis, dass man sich pflegen, den Körper schonen und nicht zwanzig Stunden am Tag durcharbeiten sollte, das ist kein großer Umbruch. Das ist etwas Logisches. Wie auch New Work, das ich für mich mit „flexibel und modern arbeiten“ übersetze. Ungemein hilfreiche Konzepte, deren Umsetzung bei aller Logik eine große Herausforderung sein kann.

lexoffice: Hat New Work in Ihrem Unternehmen Einzug gehalten?

Steffen Hort: Wenn ich mal New Work mit flexiblem und modernem Arbeiten übersetzen darf, dann haben wir damit vor etwa einem Jahrzehnt begonnen. Durch unterschiedliche Arbeitszeitmodelle nämlich, die individuellen Bedürfnissen weit besser entgegenkommen als traditionelle. Mütter, die aus der Elternzeit zurückkommen, haben andere Anforderungen an ein Arbeitsplatzmodell als jemand, der private Interessen einbringt, sich die Vereinbarkeit von Familie und Beruf oder die Berücksichtigung eines gesundheitlichen Problems wünscht.

Für mich gibt es einen ganz „schlimmen“ Begriff in der Steuerberatungsbranche: „Unsere üblichen Bürozeiten sind …“ Das gilt weder für unsere Kunden noch für unsere Mitarbeiter, weder starre Zeiten noch festgelegte Mittagspausen.

lexoffice: Diese Umstellung lief reibungslos? Oder gab es auch Herausforderungen?

Steffen Hort: Wir haben 80 bis 85 Leute in zwei Niederlassungen in Karlsruhe und Baden-Baden mit hohem Frauenanteil und darunter viele glückliche Mütter, die nach der Elternzeit zurückkommen und teils von daheim arbeiten wollen – das war für uns als Arbeitgeber zunächst ein riesiger Spagat, diese ganzen Erwartungshaltungen und Anforderungen damit zu vereinen, dass wir Dienstleistungen erbringen und unseren Kunden zur Verfügung stehen müssen.

Da muss man dann ab und zu sagen: Bei aller Flexibilisierung, jeden Wunsch können wir nicht erfüllen. Wir wollen für unsere Kunden da sein und damit kommt zum Beispiel kein Arbeitszeitmodell in Frage, das nur an den Wochenenden eine Tätigkeit vorsieht.

Einerseits haben wir uns natürlich Gedanken dazu gemacht, zu welchen Zeiten wir unsere Kernarbeitszeiten haben, wann wir flexibel arbeiten – aber natürlich auch, wie wir mit unseren Kunden arbeiten wollen und wann. Das Ergebnis ist ein flexibles Modell. Beim Kampf um die besten Arbeitskräfte muss man sich heute als attraktiver Arbeitgeber aufstellen: Die so genannte „Generation Y“ kennt beispielsweise die starren Zeitmodelle nicht mehr, die bekomme ich ohne moderne Konzepte gar nicht erst ins Team.

Das ist dann auch, wie gesagt, gar nicht auf Knopfdruck aktivierbar als New-Work-Konzept, sondern ein eher langwieriger Prozess, Richtlinien zu prüfen und anzupassen, allgemein und schrittweise die Bandbreite zu erweitern, was Arbeitszeiten und andere Konditionen betrifft und dadurch insgesamt flexibler zu werden. Neue Konzepte und Werkzeuge einzusetzen, das geht nicht ohne Lernprozesse und die Überlegung, was einen Kanzlei-Arbeitsplatz attraktiv macht für alle Beteiligten.

Denn Digitalisierung schafft ja auch nur bedingt wirklich große Freiräume. Nicht mit jedem Digitalisierungsprozess geht etwas viel schneller: Es geht oftmals darum einfach zeitgemäß zu arbeiten. Zwei Bildschirme am Arbeitsplatz sind heute auch Standard, und so muss Digitalisierung auch der Standard sein. Einzelne Prozesse sind schneller, arbeitslos wird dadurch jedoch aktuell niemand, denn andere Tätigkeiten kommen dafür hinzu.

Es wäre töricht, Digitalisierung in der Steuerkanzlei nur unter dem Gesichtspunkt „schnellere Verarbeitung“ zu betrachten. Es geht um komfortables, zeitgemäßes und vernetztes Arbeiten. Und das macht Spaß! Autofahren ohne Navi oder Servolenkung macht auch keinen Spaß.

lexoffice: Wie sieht es denn dann aus, wenn eher konservative Kunden auf die „Mindsets“ von innovativ ausgerichteten Mitarbeitern treffen?

Steffen Hort: Das ist tatsächlich gar nicht so, die Gepflogenheiten haben sich geändert. Denn auch unsere Kunden nutzen innovative Technologien, sie bitten uns beispielsweise schon mal um eine Videokonferenz, einen Chat, scannen ihre Belege oder senden eine Mail um Mitternacht. Kunden überall arbeiten ja bereits flexibel. Noch ein Grund mehr, das ganze Team so aufzustellen – und das ist ja der große Spagat, das dann hinzubekommen. Alle Mitarbeiter davon zu überzeugen, dass diese Arbeitsweise große Vorteile hat, auch das ist eine beträchtliche Herausforderung.

lexoffice: Es ist angenehm für Mandant*innen und Mitarbeiter, wenn Belege mit Zuordnungsoptionen wie „automagic“ von lexoffice direkt in der passenden Kategorie landen und Pendelordner mit dem ganzen Drumherum abgeschafft werden können. Kanzleien werden es auf jeden Fall einfacher haben, wenn sie wenigstens an einem digitalen Arbeitsplatz ein Pilotprojekt einrichten und allen Mitarbeitern zeigen können, wie einfach und angenehm web-basiertes Arbeiten ist.

Steffen Hort: Auf Steuerberaterseite sind diese Prozesse ja nicht ganz so schnell umzusetzen wie für Mandanten, das fängt mit den Investitionen in Hardware, Software und Schulungen an und hört mit dem Etablieren von Workflows nicht auf.

Aber die eingesetzten Werkzeuge und Workflows sind nicht die einzige Herausforderung. Bei rein digitaler Kommunikation besteht immer die Gefahr, dass es schnell unpersönlich wird. Daher haben wir uns auf die Fahne geschrieben: Selbst wenn alles Mögliche schneller und geräuschloser geht und persönlicher Kontakt nicht erforderlich wäre, wir werden diesen zwischenmenschlichen Kontakt trotzdem ausdrücklich pflegen.

Wenn Kunden beispielsweise eigene Ansprechpartner zugeteilt bekommen haben, dann wissen sie natürlich auch: „Okay, meine Frau Müller ist freitags nicht im Haus, die kann ich am Montag wieder kontaktieren“. Je digitaler die Werkzeuge, desto wichtiger ist eine gute zwischenmenschliche Kommunikation. Die Maschine ersetzt nicht den Menschen. Steuerkanzleien müssen digitale Veränderungen durchlaufen, die Welt ist im Umbruch, aber es geht immer um Menschen. Veränderungsbereitschaft ist hier wesentlich, auch um die jüngere Generation als Mitarbeiter zu gewinnen.

lexoffice: Wenn ein*e Betreiber*in einer klassisch betriebenen Steuerkanzlei nun erkannt hat, dass es Zeit für Digitalisierung, Change Management und New Work Konzepte ist, aber sich noch unsicher ist, wie ein sinnvoller Einstieg aussehen könnte – was empfehlen Sie als ersten Schritt?

Steffen Hort: Das hängt von der Kanzleigröße ab. Veränderungsbereitschaft ist aber im Grunde bereits dieser wichtige erste Schritt. Die persönliche Note einer Kanzlei, das Gesamtpaket muss passen – auch für die individuellen New Work Konzepten gilt das: Pauschale Lösungen gibt es nicht, nur empfehlenswerte Vorgehensweisen, die man abklopfen kann. Zunächst muss ich mich hinsetzen und analysieren, wo ich stehe und wie ich die Zukunft gerne hätte. Hier kann es ganz wichtig sein, sich Hilfe von außen zu holen, denn oft ist man betriebsblind die eigenen Prozesse betreffend – nicht unzufrieden genug – und ein externer Berater kann den Spiegel vorhalten und wesentliche Strukturverbesserungen vorschlagen.

Dabei sollte man nicht vergessen: Die anstehenden Veränderungen sind vor allem deshalb ganz wichtig, um am Markt attraktiv zu sein und zu bleiben. Nicht nur für Kunden, auch für Mitarbeiter. Verkrustete Strukturen wirken abschreckend auf junge Menschen, die ja sowieso erst auf die Idee gebracht werden müssen, dass dieser Berufsstand auch etwas für sie sein könnte. Das Image des Steuerberaters ist einer der Gründe für den Fachkräftemangel.

Digitalisierungsprozesse, ortsunabhängiges Arbeiten und New Work Arbeitsplatzkonzepte machen Arbeitsplätze auch für die nachwachsende Generation attraktiver. Die Kollegen, die noch behäbig mit Pendelordnern arbeiten, haben da keine guten Karten – es ist einfach ein deutlich lustvolleres Arbeiten und ich stelle da gerne leicht provokant die Frage „Kontierst Du noch – oder verarbeitest Du schon digitale Daten?“

lexoffice: Was haben Sie als größten Vorteil erlebt, seit Sie New Work bzw. modernere Kanzleikonzepte in Ihrem Unternehmen umsetzen? Sind es also vor allem effizientere digitale Prozesse?

Steffen Hort: Es ist viel mehr. Als Kanzleiinhaber profitiere ich davon, ein attraktiver Arbeitgeber mit zufriedenen Mitarbeitern und damit am Ende auch zufriedenen Kunden zu sein. So kann ich in die Zukunft schauen und neue Projekte erfolgreich angehen, denn ich habe dafür gesorgt, dass die Basis stimmt.

Details wie effizientes Arbeiten durch weniger Papier und ortsunabhängige flexible Arbeitszeitmodelle sind einfach die Erfordernisse der heutigen Zeit – zumindest, wenn man als ein Unternehmen am Markt existieren will, das es auch in fünf bis zehn Jahren noch gibt.

lexoffice: Vielen Dank für das spannende Interview!

New Work – die attraktive Kanzlei und der Mitarbeiter von morgen

Vortrag von Steffen Hort beim New Work Forum

  • Bildquelle: Maisenbacher Hort + Partner
Über den Autor
Carola Heine
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