Powertipps für mehr Produktivität

Powertipps für mehr Produktivität – denn sie lässt sich planen

Gründer, aber auch alle anderen Selbstständigen kennen das Gefühl, von den anstehenden Aufgaben überrollt zu werden.

Denn nicht nur zum Wochenanfang stapeln sich zu erledigende Tätigkeiten und Anforderungen:

Die To-Do-Liste wurde scheinbar von Sisyphos zusammengestellt und überhaupt macht es einfach keinen Spaß, immer wieder das Gefühl zu haben, mit dem Bewältigen des Arbeitsbergs sowieso nie nachzukommen.

Produktivität lässt sich planen

Spätestens wenn der Montag im Magen drückt wie bei einer Festanstellung wird es Zeit, sich mit der Planung der eigenen Produktivität zu befassen.

Ähnlich wie beim Aufräumen einer Küche nach einer Großparty mag sich zwar alles nach Verwüstung und Anstrengung anfühlen – aber ein paar einfache Kniffe plus sinnvolle Reihenfolge machen schon den entscheidenden Unterschied.

Zum Beispiel empfiehlt es sich, feste Tage für die Erledigung von administrativen und organisatorischen Tasks festzulegen.

Jeden Freitag die Mailbox komplett aufräumen, jeden Montag die Termine für die ganze Woche planen, an jedem ersten Werktag des neuen Monats die Rechnungen für den vergangenen schreiben:

Je selbstverständlicher es ist, dass diese Aufgaben ihr eigenes Zeitfenster haben, desto weniger vermüllen sie den restlichen Kalender.

Ein grober Plan für den Rest vom Zeitpunkt des Wocheneinkaufs bis zu dem Zeitfenster für die nötigsten Telefonate gibt der Woche Struktur.

Natürlich werden immer viele Dinge spontan dazwischenkommen und gerade Selbstständige müssen flexibel auf frische Anforderungen reagieren.

Aber ein Planungsskelett sorgt dafür, dass wichtige Dinge nicht untergehen und jeder Tag mit einer konkreten Aufgabe gestartet werden kann.

Eins nach dem anderen

Es klingt so selbstverständlich, geht aber in der Hektik des Alltags und einer Kultur des Multi-Taskings immer wieder unter:

Wer mehrere Dinge erledigen muss, kommt schneller und besser voran und erhält ein hochwertigeres Ergebnis, wenn eine Aufgabe nach der anderen abgearbeitet wird.

Der erste Punkt, den es dabei abzuhaken gilt, ist der eigene Perfektionsanspruch. Selbstverständlich will man immer so gute Ergebnisse erzielen wie möglich.

Aber das bedeutet nicht, immer weiter an einem Ergebnis zu feilen, bis jedes Detail einer Darstellung im Lehrbuch entspricht.

Sondern vor allem, Dinge fertigzustellen, auf Qualität zu prüfen und dann aber auch für fertig zu befinden und zur nächsten Aufgabe überzugehen.

Es ist nämlich kein Fleißkärtchen wert, Perfektionismus auszuleben. Ganz im Gegenteil: Besser ist es, ein Dutzend Dinge auf den Weg zu bringen in zufriedenstellender Qualität, als nur eins in absoluter Perfektion.

Nicht ablenken lassen – auch nicht durch sich selbst

Wichtige und komplizierte Aufgaben erfordern Konzentration. Wer der Sklave der eigenen Facebook- und Twitter-Timelines ist, ständig ans klingelnde Telefon geht und nebenbei noch im Haushalt Dinge erledigt, kommt einfach nie so weit wie jemand, der Prioritäten setzt und für die Erledigung eines Tasks alle anderen vorübergehend wegblendet.

Die anderen Menschen in der Verwandtschaft und im Freundeskreis oder der Nachbarschaft verstehen nicht, dass jemand voll berufstätig ist und trotzdem zuhause arbeitet?

Das erleben viele Freiberufler und Selbstständige im Home Office immer wieder.

Eine abgestellte Klingel, ein stummgeschaltetes Telefon oder gleich das Arbeiten im Coworking Space schaffen Abhilfe.

Um mit voller Power konzentriert arbeiten zu können, sind aber auch Pausen und Entspannungsphase wichtig, ausreichend ausgleichende Bewegung und halbwegs vernünftige Ernährung.

Alle drei Punkte – Pausen, Bewegung und Food – gehören ebenso in die Produktivitätsplanung wie regelmäßige Telkos, das tägliche Update der To-Do-Liste und der Austausch mit anderen.

Denn nichts ist wertvoller als Erfahrungsaustausch und Feedback von anderen, die sich einen Arbeitsschritt oder ein Projekt noch einmal aus einer unverbrauchten Perspektive anschauen, bevor es beim Kunden landet.

Der Mix macht’s

Was immer man auslagern kann an Zeitfressern, solltest Du als Auftrag an andere untervergeben und selbst nur die Qualitätskontrolle vornehmen.

Mit den richtigen Partnern spart das nicht nur Zeit, sondern schafft ganz neue Potenziale, weil mehr und andere Aufgaben angenommen werden können.

Die gefühlt schlimmste Aufgabe nimmt man sich am besten als erste vor. Dann ist sie weg.

Zwar ist es absoluten Morgenmuffeln nur selten möglich, den Tagesanfang ein paar Stunden vorzuverlegen.

Aber wenn Du zu den Menschen gehörst, denen es nicht so viel ausmacht, früher aufzustehen, solltest Du Dir zusätzliche entspannte Arbeitszeiten in der Früh verschaffen:

Bevor die Kunden und Geschäftskontakte am Arbeitsplatz aufschlagen und mit Mails und Telefonaten anfangen, hast Du dann zumindest schon Deinen Tag im Griff.

Was sind Eure besten Produktivitätstipps?

24.08.2015