Wie erfasse ich die private Fahrzeugnutzung in lexoffice?

Prozentmethode

Fahrtenbuchmethode

Als Einzelunternehmer / Personengesellschaft mit Gewinnermittlungsart EÜR können Sie ihre private Nutzung des Geschäftsfahrzeugs in lexoffice erfassen. Hierzu stehen Eingabemöglichkeiten für die Prozentmethode und die Fahrtenbuchmethode bereit.

Wenn Sie sich unsicher sind, welche Methode für Sie die Richtige ist, hilft Ihnen der verlinkte Artikel:

In der Buchungsübersicht im Bereich Buchhaltung können Sie über den Button „+ Buchung“ die private Fahrzeugnutzung nach Prozent- und Fahrtenbuchmethode erfassen.

Bei beiden Methoden wählen Sie einen Nutzungszeitraum aus. lexoffice erzeugt die resultierenden Buchungen automatisch zum letzten Tag des Zeitraums. Geben Sie zudem zur Unterscheidung verschiedener Fahrzeuge das amtliche Kennzeichen oder ein anderes Erkennungsmerkmal des Fahrzeugs (bspw. Modellname) ein.

lexoffice erzeugt aus Nutzungszeitraum und Kennzeichen automatisch einen Vorschlag für die Belegnummer. Diesen können Sie bei Bedarf überschreiben. Das optionale Notizfeld können Sie für weitere Angaben zum Vorgang nutzen. Diese werden als Beschreibung der Buchung übernommen.

Bei der Prozentmethode werden die passende Regelung sowie der Bruttolistenpreis des Fahrzeuges benötigt. Auf Basis dieser Angaben berechnet lexoffice die Privatentnahme als Einnahme sowie die abzuführende Umsatzsteuer.

Zudem können Sie Angaben zur Wegstrecke zwischen der Wohnung und der Betriebsstätte sowie zur Anzahl der Tage machen, an denen Sie die Betriebsstätte im Nutzungszeitraum aufgesucht haben. Damit werden diese Fahrten korrekt berücksichtigt (Differenzbetrag 0,03% / Entfernungspauschale). Im Verlauf dieses Artikels wird der Sachverhalt weiter erläutert.

Der Prozentsatz der Regelung (bspw. 1%, 0,5%) beschreibt, welchen Anteil am Bruttolistenpreis man pro Nutzungsmonat als Einnahme erfassen muss.

Die abzuführende Umsatzsteuer ist, ungeachtet der ausgewählten Regelung, nach folgendem Schema zu berechnen: Wir nehmen 1% des auf 100 Euro abgerundeten Bruttolistenpreises als Bemessungsgrundlage. Auf 80% dieser Bemessungsgrundlage ist Umsatzsteuer zu entrichten. 20% sind steuerfrei.

Dementsprechend vermindern die 0,5% bzw. 0,25% Methode nur die Einnahme, nicht die abzuführende Umsatzsteuer.

Nachfolgende Beispiele helfen beim Nachvollziehen der Berechnung für die verschiedenen Regelungen:

Sie wählt die 1,00%-Regelung und gibt den BLP in lexoffice ein.

lexoffice berechnet die Bemessungsgrundlage, indem der BLP auf volle Hundert Euro abgerundet wird, also 34.500 Euro. Davon werden 1,00% genommen, also 345 Euro. Dies ist die Privatnutzung. 80%, also 276,00 Euro davon sind umsatzsteuerpflichtig, woraus sich 52,44 Euro Umsatzsteuer ergeben. Die verbleibenden 20%, also 69,00 Euro sind umsatzsteuerfrei.

So bucht lexoffice für Sie:

Aufgrund der Förderung von Elektromobilität ist hier die Bemessungsgrundlage zur Ermittlung der Privatnutzung auf 0,25% reduziert, wohingegen die der Umsatzsteuer weiterhin bei 1,00% bleibt.

Zunächst die Bemessungsgrundlage der Umsatzsteuer. Diese ist, wie bei der 1,00%-Regelung, mit 1 % von 80 % des auf Hundert Euro abgerundeten BLP zu kalkulieren. Im Beispiel sind dies 54.700,00 Euro *80 % * 1 % = 437,60 Euro. Davon betragen 19% Umsatzsteuer = 83,14 Euro.

lexoffice berechnet die Bemessungsgrundlage für die Privatnutzung, indem der BLP geviertelt wird. In unserem Fall sind dies 13.700 Euro. Dieser Betrag wird auf volle Einhundert Euro abgerundet. Es bleibt bei 13.700 Euro. Hiervon sind 1,00% anzusetzen, also 137 Euro.

Wir haben bereits für die Zwecke der Umsatzsteuerverbuchung den vollen Wert (1,00 %) für die Fahrzeugnutzung angesetzt, wollen aber aufgrund der Förderung den reduzierten Wert (0,25 %) für die Privatnutzung erreichen. Daher wird die Differenz in einem gesonderten Schritt wieder abgezogen. Im Beispiel sind dies 437,60 Euro - 137 Euro = 300,60 Euro Ertragsdifferenz.

Zusammengefasst ergeben sich folgende Werte:

Hieraus erstellt lexoffice zwei Buchungen für Sie:

Was bedeuten die obigen zwei Buchungen?

Mittels dieser Buchung wird die vollständige Umsatzsteuer fällig gestellt, indem 1 % des Bruttolistenpreises als Privatentnahme zugrundegelegt werden.

Durch Buchung 2 wird die Privatentnahme wieder gemindert, da ertragsteuerlich nur 0,25 % des Bruttolistenpreises zugrunde gelegt werden. Die Minderung erfolgt durch das Erlöskonto ohne USt.

In Summe ergeben sich durch diese Buchungen die richtigen Werte auf den verwendeten Sachkonten, wobei die Erlöskonten (private Fahrzeugnutzung mit 19 % und ohne Umsatzsteuer) zusammengefasst zu betrachten sind.

Frau Meier muss Umsatzsteuer auf die private Nutzung entrichten. Eine ertragssteuerliche Nutzung ergibt sich nicht. Bei der umsatzsteuerlichen Berechnung werden, wie bei Kraftfahrzeugen, 1 % des UVP als Berechnungsgrundlage zugrunde gelegt. Hiervon sind auf 80 % Umsatzsteuer zu entrichten.

Die Bemessungsgrundlage ist mit 1,00 % auf den auf volle Hundert Euro abgerundeten UVP anzusetzen, also 3900 * 0,01 = 39 Euro. Hiervon entfallen auf 80 % des Betrag Umsatzsteuer. Wir rechnen 39 Euro * 0,8 * 0,19 = 5,93 Euro.

Hieraus erstellt lexoffice zwei Buchungen für Sie:

Was bedeuten die obigen zwei Buchungen?

Mittels dieser Buchung wird die vollständige Umsatzsteuer fällig gestellt, indem 80% von 1 % des UVP als Privatentnahme zugrundegelegt werden.

Durch Buchung 2 wird die Privatentnahme um den Nettobetrag gemindert, da keine ertragsteuerliche Berücksichtigung notwendig ist. Die Minderung erfolgt durch das Erlöskonto ohne USt.

In Summe ergeben sich durch diese Buchungen die richtigen Werte auf den verwendeten Sachkonten, wobei die Erlöskonten (private Fahrzeugnutzung mit 19 % und ohne Umsatzsteuer) zusammengefasst zu betrachten sind.

Wenn die private Fahrzeugnutzung mit der Prozentmethode ermittelt wird, so müssen grundsätzlich zusätzlich dazu die Fahrten zwischen der Wohnung und der ersten Betriebsstätte ermittelt werden. Der Grund hierfür ist deren Sonderbehandlung, denn für diese Fahrten ist es nicht zulässig, die tatsächlichen Kosten gewinnmindernd in Abzug zu bringen. Es darf lediglich Aufwand in Höhe der Entfernungspauschale abgezogen werden. So soll sichergestellt werden, dass Unternehmer bei der Ermittlung der Einkommensteuer abziehbaren Kosten keinen steuerlichen Vorteil gegenüber Arbeitnehmern erlangen können.

Um dem gerecht zu werden ist es erforderlich, Korrekturbuchungen vorzunehmen. Um diesen Sachverhalt nachzuvollziehen, ist sich folgendes zu vergegenwärtigen:

Zusätzlich zu den unter Prozentmethode erläuterten Buchungen erstellt lexoffice zwei weitere Buchungen für Sie:

Was bedeuten die obigen zwei Buchungen?

Der auf 100 Euro abgerundete Bruttolistenpreis wird mit 0,03% multipliziert. Dies ergibt 16,41 Euro. Dieser Wert wird mit der Entfernung zwischen Wohnung und Arbeitsstätte multipliziert (hier: 377,43 Euro).

Wie bei einem Arbeitnehmer berechnen wir die Entfernungspauschale für die Fahrt zur Arbeit. In diesem Fall sind dies 20 km * 0,30 Euro + 3 km * 0,38 Euro = 7,14 Euro. Dieser Wert wird mit der Anzahl der gefahrenen Tage multipliziert (hier: 135,66 Euro).

Die Differenz zwischen Buchung 2 und Buchung 1 stellt hier eine nachträgliche Minderung der bisher erfassten Fahrzeugkosten dar und erhöht somit den Gewinn. Daneben steigt auch der Wert der gesamten Privatentnahme.

Bei der Fahrtenbuchmethode müssen Sie die vorab ermittelten Angaben zum Anteil der privaten Nutzung sowie die im Nutzungszeitraum angefallenen Kosten eingeben.

Bei den Kosten bilden Sie zwei Summen, unterschieden zwischen umsatzsteuerpflichtigen und umsatzsteuerbefreiten Kosten. Beispiele für umsatzsteuerpflichtige Kosten sind Kraftstoff, Wartung, Parkgebühren und der Abschreibungsbetrag für den entsprechenden Zeitraum. Beispiele für umsatzsteuerfreie Kosten sind die Kfz-Steuer und die Versicherung.

Erfassen Sie die Kosten vollständig. lexoffice berechnet für Sie den privaten Anteil an den Kosten.

Sie geben die hervorgehobenen Werte in lexoffice ein und die Anwendung bucht wie folgt:

Als umsatzsteuerbefreiter Unternehmer bilden Sie für die Kosten nur einen Betrag in dem Sie sowohl umsatzsteuerpflichtige Kosten inkl. USt. als auch umsatzsteuerbefreite Kosten addieren.

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