Noch besser buchen mit lexoffice: Private Anteile angeben

Lohnverbuchung jetzt auch mit lexoffice

Viele von Euch haben sich gewünscht, auch Privatanteile mit lexoffice verbuchen zu können.

Daher freuen wir uns, Euch heute die Buchung von Privatanteilen für KfZ näher vorzustellen. Schaut Euch dazu auch unser Video „Privatanteile buchen“ an.

Was müsst Ihr also steuerlich beachten, wenn Ihr private Anteile bucht? 1%-Regelung oder doch lieber Fahrtenbuch?

Unternehmer können Kosten von Telefon bis Geschäftswagen steuerlich geltend machen

Betrachten wir einmal die vereinfachte Regelung fürs Auto: Sie gilt als 1%-Regelung für Fahrten zwischen der Wohnung und der Arbeitsstätte.

Für wen lohnt sie sich und welche Vorteile bietet sie?

Sobald Du Deinen Firmenwagen auch privat verwendest, kann es Ärger oder zumindest Klärungsbedarf mit dem Finanzamt geben. Dabei geht es dann meistens um den geldwerten Vorteil, für den bei Selbstständigen beim Eigenverbrauch die Umsatzsteuer berechnet wird.

Leider kann man sich nicht einfach zwischen einem Fahrtenbuch und der 1% Regelung bzw. der Versteuerung der privaten Nutzung entscheiden, denn hier muss man noch ein paar Stolperfallen ausweichen.

Am besten machst Du Dich mit den Vorgaben der Finanzverwaltung vertraut und errechnest dann, was für Dich die finanziell günstigste Lösung ist. Um Dir das zu erleichtern, haben wir die folgenden Informationen zusammengestellt.

Wie nutzt Du also Deinen Firmenwagen?

Ermitteln wir erst einmal, wofür Dein Firmenwagen genutzt wird: In den meisten Fällen nutzt ein selbstständiger Unternehmer seinen Firmenwagen auch privat. Sollte dies nicht der Fall sein und Dein Wagen ausschließlich dienstlich genutzt werden, erkennt das Finanzamt das in der Regel nur dann an, wenn in Deinem Haushalt ein Zweitwagen vorhanden ist.

Denn aus Sicht des Finanzgerichtes (FG) Köln, nutzt jeder Unternehmer seine Firmenwagen immer dann automatisch auch privat, wenn er keinen Privatwagen besitzt. Nur in Einzelfällen kann ein privater Verzicht durch Fahrscheine des Öffentlichen Nahverkehrs oder Taxiquittungen belegt werden.

Die häufigsten Fälle für Firmenwagennutzung sind:

  • Dienstliche Fahrten
  • Private Fahrten
  • Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsplatz
  • Fahrten bei einer doppelten Haushaltsführung

Was ist steuerlich zu beachten?

Ob Du ein Fahrtenbuch führst oder die 1%-Regelung anwendest, musst Du selbst festlegen oder mit Deinem Steuerberater gemeinsam ermitteln. Privatanteile gelten grundsätzlich als fiktive Einnahmen und sind daher zu versteuern. Dabei spielen folgende Faktoren eine Rolle:

  • Gefahrene Kilometer
  • Umfang der Privatnutzung
  • Aufwand für die Führung des Fahrtenbuchs
  • Entfernung zwischen Arbeitsstätte und Wohnung
  • Art des Kraftfahrzeuges
  • Weitere Verwendungen
  • Individuelle Gewohnheiten

Die von Dir gewählte Besteuerungsart kannst Du jeweils nur zum Jahresende wieder wechseln, es sei denn, Du hast Dir einen neuen Firmenwagen zugelegt.

Das Fahrtenbuch: Was genau musst Du beim Fahrtenbuch beachten?

Mit der Führung eines Fahrtenbuchs hast Du zwar etwas Aufwand, dafür aber auch eine exakte Abrechnung. Im Fahrtenbuch werden dokumentiert:

  • dienstliche Fahrten
  • private Fahrten
  • Fahrten zwischen Arbeitsstätte und Wohnung
  • und bei doppelter Haushaltsführung auch Familienheimfahrten

Die tatsächlich entstandenen Kosten musst Du durch Belege nachweisen können. Privatfahrten werden Dir als privater Nutzungswert von den Gesamtkosten abgezogen.

Diese setzen sich zusammen aus den entstandenen Aufwendungen (zuzüglich der Umsatzsteuer) und den Abschreibungen.

Solltest Du einen Unfall gebaut haben, so werden auch diese Kosten der Berechnung hinzugefügt. Dabei ist es nicht wichtig, ob der Unfall während einer dienstlichen oder privaten Fahrt geschah.
Die angenommene Nutzungsdauer bei Neuwagen beläuft auf sechs Jahre, bei Gebrauchtwagen wird sie entsprechend verkürzt.

Für den Abschreibungswert werden nun die reellen Anschaffungskosten (zuzüglich der Umsatzsteuer) durch die Nutzungsdauer geteilt.

Pflichtangaben für das Fahrtenbuch

Jedes Fahrtenbuch muss ein paar Pflichtangaben zum Antritt und zum Ende jeder Dienstfahrt enthalten:

  • Datum
  • Kilometerstand
  • Reiseziel
  • Bei Umwegen die Reiseroute
  • Reisezweck
  • Besuchte Geschäftspartner

Bei Privatfahrten notierst Du im Fahrtenbuch einfach die zurückgelegten Kilometer. Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte müssen nur vermerkt werden. Heimfahrten zur Familie müssen ebenfalls aufgezeichnet werden.

Folgende Berufsgruppen können eine abgespeckte Version des Fahrtenbuchs führen:

  • Handelsvertreter
  • Kurierdienstfahrer
  • Taxifahrer
  • Fahrlehrer
  • Automatenlieferanten
  • Unternehmer, die beruflich regelmäßig weite Strecken mit verschiedenen Reisezielen zurücklegen.

Hier muss dann jeweils lediglich vermerkt werden, welcher Kunde an welchem Ort aufgesucht wurde. Werden immer wieder die gleichen Kunden besucht, macht es Sinn, eine Kundenliste anzulegen und nur die entsprechen Kundennummer im Fahrtenbuch zu notieren.

Achtung: Es gibt zwar elektronische Fahrtenbücher, jedoch werden diese noch nicht vom Finanzamt anerkannt, da sie nachträglich manipuliert werden könnten.

Wenn das Finanzamt ein Fahrtenbuch wegen fehlender oder zweifelhafter Angaben nicht akzeptiert, wird der Wagen per 1% -Regelung besteuert.

Was ist die 1-Prozent-Regelung?

Bei der 1%-Regelung versteuerst Du als geldwerten Vorteil für die privaten Fahrten monatlich ein Prozent des inländischen Listenpreises des Fahrzeuges inklusive der Umsatzsteuer (Brutto-Listenpreis).

Für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsplatz kommen noch zusätzlich 0,03 Prozent des inländischen Brutto-Listenpreises monatlich hinzu. Damit sind alle Privatfahrten abgegolten, nur bei einer doppelten Haushaltsführung gibt es noch eine Ausnahme – ein Sonderfall, den Du am besten mit Deinem Steuerberater besprichst. Die Beträge dürfen nicht gekürzt werden.

Tipp: Du kannst den geldwerten Vorteil reduzieren lassen, wenn Du eine längere Reparatur, Urlaub, Kur oder einen längeren Auslandsaufenthalt nachweisen kannst.

Wird jeder Firmenwagen anerkannt?

Ebenso wie das selbst zugestandene Gehalt für einen Geschäftsführer sollte der Firmenwagen der Ertragslage ‚angemessen‘ entsprechen. Frag auch hier am besten Deinen Steuerberater vor einer Neuanschaffung, ob der geplante Wagen in Ordnung geht.

Ein paar Anhaltspunkte kann Dir hierzu der Bundesfinanzhof geben: BFH Urteil vom 29.04.2014, VIII R 20/12. Das Finanzgericht Nürnberg machte 2008 sogar konkrete Zahlungsvorgaben: FG Nürnberg vom 28.02.2008, IV 94/2006.

Wann rechnet sich was?

Siehe hierzu einen Artikel zur Nutzung von Firmenwagen.

Hinweis: Bei einem Gesellschafter-Geschäftsführer wird es noch komplizierter. Hier wird geschaut ist der Geschäftsführer als Arbeitnehmer oder als Gesellschafter unterwegs und je nachdem wird noch die Umsatzsteuer aufgeschlagen.

Wie versteuere ich meinen Firmenwagen am günstigsten?

Wenn Dein Fahrzeug zu mehr als 50% betrieblich genutzt wird und ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch geführt wird, ist die Fahrtenbuchmethode die richtige. Wenn nicht, die 1%-Regelung.

Wird Dein Fahrzeug zu weniger als 50% betrieblich genutzt und ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch geführt, wendest Du die Fahrtenbuchmethode an – wenn nicht, ist die Schätzung des Privatanteils angesagt.

Diesen Fehlerquellen solltest Du ausweichen:

  • betriebliche Nutzung unzureichend beweisen
  • Angaben im Fahrtenbuch nicht vollständig haben
  • Nur ein elektronisches Fahrtenbuch führen
  • Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsplatz nicht versteuern
  • Familienheimfahrten bei doppelter Haushaltsführung nicht bedenken
  • Falschen Brutto-Listenpreis ansetzen

So hilft Dir lexoffice bei der Buchung

lexoffice übernimmt ein paar lästige Aufgaben gleich für Dich:

  • Bei der Führung des Fahrtenbuchs Du einfach die anfallenden dienstlichen Belege gleich zuhause einscannen oder unterwegs abfotografieren und in lexoffice hochladen
  • Du kannst die Aufwendungen für die Abnutzung des Firmenwagens abschreiben. Einmal eingegeben, macht lexoffice das monatlich automatisch für Dich.
  • So hast Du auch gleich die tatsächliche Sicht auf Deine Einnahmen und Ausgaben
  • Die Zahlen kann Dir Fein Steuerberater geben oder Du gibst ihm einen Account und er füllt es aus
  • Wenn Du die Umsatzsteuervoranmeldung mit lexoffice abgibst: Durch die monatliche Verbuchung ist sichergestellt, dass die entsprechende Umsatzsteuerbeträge einfließen und es keine Nachzahlung am Jahresende gibt

In lexoffice findest Du in der Buchungsübersicht die Option Buchung der Privatanteile und kannst dort entsprechend alles verbuchen.
Bei Fragen zu den steuerlichen Vorgaben wende Dich bitte an Deinen Steuerberater – oder noch besser, leg ihm einfach einen Zugang für Deinen lexoffice Account an.

Und schau Dir doch das Video zu den Privatanteilen an, wie leicht das mit lexoffice ist.