So erhöhst du deine Produktivität &
8211; und so nicht

So erhöhst du deine Produktivität - und so nicht

Unternehmer sind „selbst und ständig“ auf Achse für das eigene Business, sicher hat jeder schon einmal diesen Spruch gehört.

Bei den vielen Anforderungen, die täglich an Selbstständige gestellt werden, ist das allgemeine Interesse an Produktivitätssteigerung bei einer gesunden Work-Life-Balance kein Wunder.

Aber manche Angewohnheiten wirken nur oberflächlich betrachtet so als würden sie zur erhöhten Produktivität beitragen. Andere scheinen so banal, dass man nicht weiter darüber nachdenkt – dabei könnten sie sehr nützlich sein.

Diese 3 Angewohnheiten helfen tatsächlich, produktiver zu arbeiten:

1. Den Tag schon am Vorabend planen

Wir können es nicht oft genug wiederholen: Wer erst morgens damit anfängt, die anstehenden Aufgaben zu sortieren und in eine logische Reihenfolge zu bringen, ist zu spät dran. Die ersten Anrufe, Mails und unerwarteten Aufgaben werden eintrudeln und dafür sorgen, dass andere Erledigungen untergehen, obwohl sie wichtig wären.

Jeder Tag sollte damit enden, die Aufgaben und Ziele der Woche kurz daraufhin zu prüfen, ob Wichtiges liegengeblieben ist, Termine gehalten wurden und alle offenen Punkte notiert sind. Nicht nur Morgenmuffel profitieren enorm davon, ohne jede Verzögerung mit der ersten Aufgabe loslegen zu können.

2. Die eigenen Ziele, Zwischenziele und Milestones sorgfältig notieren

Nicht nur die ganz großen Brocken, auch die täglichen Ergebnisse sind wichtig und es ist eine Leistung, sie erfolgreich zu balancieren. Wer sich immer wieder aufschreibt, was bereits erreicht wurde und was als Nächstes ansteht, wird sich dabei auch stets ins Gedächtnis zurückrufen, welche Hindernisse es zu überwinden galt – und welche Erfahrungen man dabei machen konnte.

Auch notwendige Zwischenschritte sind nicht nur organisatorische Hindernisse, die es zu überwinden gilt. Jeder ist ein Zwischenziel, an dem man innehält und die größeren Ziele noch einmal prüft: Passt das alles noch, anhand der gewonnenen Erkenntnisse?

Hilfreich ist es hier, nicht zu lange an Lösungen zu feilen, sondern lieber auf Perfektion zu verzichten und am lebendigen Projekt zu lernen, worauf es den Kunden tatsächlich ankommt. Ziele verändern sich mit jeder in der Praxis erworbenen Erkenntnis – wertvolle Erfahrungen, die sich jeder Unternehmer dokumentieren sollte, um später erneut auf diesen Wissenszugewinn zugreifen zu können.

Außerdem sollte man nicht vergessen, jeden erfolgreichen Schritt auf dem Weg zum Ziel als solchen zu erkennen und bewusst als bewältigten Zwischenschritt oder gemachte Erfahrung zu „feiern“. Sonst fühlt es sich irgendwann so an, als ob die ganze harte Arbeit bedeutungslos war, weil man gleich übergangslos die nächste Aufgabe in Angriff nimmt.

3. So wenig wie möglich selbst oder händisch erledigen

Wer überall mitmischt und nicht loslassen kann, verhindert Wachstum und blockiert sich selbst. Es ist verständlich, dass jeder Unternehmer alles am liebsten selbst machen würde, aber wer sich ein Team zusammengestellt hat, tut dies in der Regel, um sich selbst den wichtigsten Aufgaben widmen zu können – und nicht allen, die irgendwo anfallen.

Kann jemand anderes aus der Firma die Aufgabe übernehmen? Dann sollte sie delegiert werden. Gibt es eine Software oder eine App dafür? Dann sollte sie auch genutzt werden. Kann eine App oder ein Programm entwickelt werden, um eine manuelle Aufgabe abzulösen?

So wie buchhalterische Aufgaben und Belegerfassung mit lexoffice ein Kinderspiel sind, gibt es unzählige Werkzeuge für To-Do-Listen, gemeinsame Dokumentenverwaltung, virtuelle Konferenzen und so weiter.

Die Investition der Anschaffung und/oder Einarbeitung lohnt, denn jeder automatisierte Task ist weniger fehleranfällig und noch leichter zu delegieren.

Diese 3 Angewohnheiten helfen angeblich, produktiv zu arbeiten – aber das stimmt gar nicht

1. Jede freie Minute und alle Energie in die eigenen Ziele stecken … ist kontraproduktiv

Es klingt nach garantiertem Erfolg, wenn jemand die ganze Aufmerksamkeit und Zeit einem einzigen Ziel widmet. Bei kleineren Aufgaben und Zielen mag so viel Konzentration auf eine Sache auch zu anständigen Ergebnissen führen.

Aber alle größeren Projekte wie beispielsweise ein Startup sind so komplex und erfordern einen so langen Vorlauf, dass eine 24/7-Beschäftigung mit den anstehenden Aufgaben früher oder später zum Kreativitäts-Burnout führt.

Man kann Innovationen und die ihnen zugrunde liegenden Ideen nicht durch verstärktes Durchhalten und unzählige Überstunden erzwingen (das gilt auch für das eigene Team).

Kreativität und neue Ansätze kommen aus dem Spielerischen, Unerwarteten. Ein lustiges Brainstorming mit Freunden beim Bowling kann mehr Ideen liefern als fünf durchgearbeitete Samstagabende nacheinander.

Es stimmt nämlich nicht, dass man möglichst hart arbeiten muss für exzellente Ergebnisse. Man muss möglichst gut und inspiriert arbeiten.

2. Multitasking klingt leistungsfähig, aber Fokussieren bringt mehr

Auch wer beim Telefonieren tippen und beim Tippen an einem Webinar teilnehmen und nebenbei noch einen Blick auf aktuelle Fachartikel werfen kann, ohne bei allen Aufgaben nur eher mittelprächtige Ergebnisse zu erzielen, wird mit der Konzentration auf nur eine davon besser fahren, weil es nicht so müde macht.

Dazu kommt noch, dass gerade in der Gründungsphase eine Zeiterfassung wichtig ist, um ein Gefühl dafür zu bekommen, wie viel Aufwand bestimmte Routinen erfordern. Nur wer sich exklusiv mit einer Aufgabe beschäftigt, erfährt am Ende, wie lange man dafür braucht und was sich dafür in Rechnung stellen lässt.

3. Ein Meeting vermittelt oberflächlich oft das Gefühl, es täte sich etwas. Aber oft tut sich nichts.

Wenn es hakt in einem Projekt, wenn ein Ziel nicht zum angepeilten Termin erreicht wird oder ein Kunde sich verschnupft zeigt, fühlt sich ein Meeting an wie eine gute Idee. Hauptsache, es bewegt sich etwas und man setzt sich zusammen, um eine Lösung zu finden.

Leider bewegt sich in vielen Meetings aber gar nichts. Aufgaben werden verteilt und dann doch nicht erledigt, Zeitpläne anvisiert und in der Folgewoche verworfen … und immer wieder verlassen Teilnehmer frustriert den Raum in dem Gefühl, Zeit verschwendet zu haben.

Bestimmt die Hälfte aller anberaumten Meetings sind Zeitfresser ohne nennenswerte Ergebnisse.

Bevor man also den eigenen und fremde Zeitpläne mit einem Termin belegt, empfiehlt sich die Überlegung, ob das geplante Meeting tatsächlich zielführend ist oder eher ein Symptom.

Unternehmer mit kleinen Teams haben den großen Vorteil, meist direkt zu der Person am Knotenpunkt der Lösung oder des Problems gehen zu können, um deren Meinung oder Lösungsvorschlag einzuholen. Das kann enorm Zeit und Geld sparen – und Meetings.

*

Fallen euch noch mehr scheinbar produktivitätssteigernde Maßnahmen ein, die bei genauer Betrachtung eher Hindernisse sind? Wir sind gespannt auf eure Anmerkungen.

02.02.2015 | 1
  1. Mathias | 09.03.2016 | 11:25

    Hallo Carola,

    vielen Dank für die spannenden Anregungen.

    Multitasking und Meetings können tatsächlich echte Produktivitätskiller sein 🙂

    Der Punkt “So wenig wie möglich selbst oder händisch erledigen” hat dagegen echtes Potential.

    Zwar mag es am Anfang kostspielig sein, sich automatisierte Lösungen anzuschaffen.
    Die Investition zahlt sich jedoch meistens aus.