Projektplanung für Freelancer

Projekte sinnvoll planen ist ein Teil erfolgreichen Projektmanagements. Mehr über Tipps für Freelancer: Projektplanung für Freelancer im lexoffice-Blog

Sobald ein Projekt so groß ist, dass es mehr als eine Besprechung und ein paar überschaubare Arbeitsschritte beinhaltet, hängt der Erfolg vom Projektmanagement, insbesondere der Projektplanung ab.

Um im Zeitrahmen zu bleiben, das Budget nicht zu überschreiten und alle beteiligten Personen erfolgreich unter einen Hut zu bringen, ist der erste Schritt eine sorgfältige Planung.

Projektplanung für Einsteiger – diese Fragen helfen weiter

Den Überblick behalten, keine kleineren Aufgaben untergehen lassen und bereits im Vorfeld einen brauchbaren Zeitrahmen zu definieren ist das Ziel der Planung – und dafür muss das Projektziel definiert sein.

Dazu bespricht man mit dem Kunden die Details:

  • Wie lauten die Anforderungen an das Ergebnis?
  • Wer ist die Zielgruppe, für wen wird das umgesetzt?
  • Wie hoch ist das Budget und wie verteilt es sich?
  • Wann wird die Fertigstellung realistisch erwartet?

Auf Grundlage dieser Informationen lässt sich ein Kostenplan erstellen, anschließend eine Einteilung der Ressourcen einteilen und damit eine Aufgabenplanung, die dem Projekt Struktur gibt. Je nach Größenordnung wird diese um Termine und Zwischentermine (“Meilensteine”) ergänzt, die es zu erreichen gilt.

Diese Punkte lassen sich auf einem Projektplan vereinen, zumindest bei kleineren und mittleren Projekten und dann arbeitet man sich von Meilenstein zu Meilenstein durch – denn im Idealfall sollten diese aufeinander aufbauen und ein Ergebnis das nächste ermöglichen. Größere Projekte beinhalten in der Regel noch Risikoanalysen und Risikomanagement, bei Beteiligung vieler Personen auch einen internen und externen Kommunikationsplan.

Typische Stolperfallen in der Projektplanung

Der beste Projektplan kann nicht funktionieren, wenn das Timing nicht stimmt oder viel zu wenig Budget vergeben wird. Generell sind überhöhte Erwartungshaltungen des Kunden ein typisches Problem in Projekten, dem Du entgegensteuern solltest, soweit es Dir möglich ist.

Um Dich abzusichern, kannst Du zum Beispiel die Vorgaben des Auftraggebers mit dem Projektplan schrittweise abgleichen und parallel eine Einschätzung der gegebenen Risiken abliefern: Wenn Anforderungen nicht erfüllt werden können, weil die gewünschte Qualität unter den vorhandenen Umständen nicht abgeliefert werden kann, sollte der Auftraggeber dies immer zeitnah erfahren.

Gründe können zu starke Auslastung der Beteiligten sein, so dass Zeitpläne nicht gehalten werden können, Qualitätsrisiken oder einfach ein viel zu geringes Budget, um vernünftig zu arbeiten. Oft haben vorhergehende Projekte die Erfahrungswerte geliefert, anhand denen Du nun Risiken feststellen kannst. Insbesondere die Zeiterfassung für einzelne Schritte ist aufschlussreich.

Kommunikation als Erfolgsfaktor

Wenn Du Deinem Kunden aufzeigst, wo es zu Problemen kommen kann, sicherst Du Dich selbst ab, indem Du die Verantwortung zurück an den Auftraggeber gibst. Du zeigst aber auch, dass Du professionell bist und dass Dein Projekt gut durchdacht ist und von Dir ernst genommen wird. Ganz abgesehen davon, dass es natürlich hilfreich ist, Risiken früh zu erkennen und Probleme zeitnah zu beheben, um ein Projekt erfolgreich umzusetzen.

Projektplanung und die damit einhergehenden Transparenz sind aber nicht nur für den Kunden gut, sondern alle Beteiligten profitieren davon, Termine zu halten und motiviert durch konsequenten Informationsfluss an einem Projekt zu arbeiten.