Meetings - Produktivitätskiller oder Projekthilfe?

Sind Meetings Produktivitätskiller oder helfen sie Deinem Projekt?

Geschäftliche Treffen erfüllen verschiedene Funktionen - sie dürfen aber nicht zum Selbstzweck werden.

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„Dazu sollten wir uns mal zusammensetzen“ ist ein Klassiker unter den Bürosätzen, gleich nach „Wo ist meine Tasse?“ und vor „Ist der Chef schon da?“ Doch die weit verbreiteten Besprechungen haben nicht nur Fans, ganz im Gegenteil. Sind Meetings Produktivitätskiller oder profitieren die Beteiligten wirklich davon?

Wenn Du „remote“ über das Internet mit Deinen Auftraggebern zusammenarbeitest, weißt Du bereits, wie wichtig persönliche Kontakte von Zeit zu Zeit sind. Vielleicht geht der Impuls für ein Projektmeeting ja auch gelegentlich von Dir aus, weil Du Dir Ergebnisse und erhöhte Produktivität davon versprichst.

So lange der Terminkalender sich nicht mit täglichen Besprechungen füllt, ist die Idee von Gesprächen über die anstehenden Aufgaben gar nicht schlecht. Mehr Meetings bedeuten allerdings nicht automatisch mehr oder bessere Ergebnisse. Ganz im Gegenteil sind Meetings Produktivitätskiller, wenn sie sich aneinanderreihen und nach und nach alle Abläufe verklumpen. Manchmal ist weniger eben mehr.

Deshalb sind Meetings Produktivitätskiller

Das Gefährliche an nicht produktiven Meetings ist: Sie kosten viel Geld, ohne dass dieses Phänomen auffällt. Es gibt gleich ein halbes Dutzend Faktoren, die sich so auswirken können:

Meetings halten von der Arbeit ab. Auf ein Meeting stellt man sich vorab ein, nach einem Meeting muss man sich erst wieder in die restlichen Arbeitsabläufe hineinfinden und währenddessen sind andere Themen als die eigene kreative Arbeit wichtig – die wird einfach unterbrochen, so dass sich so manche*r gezwungen sieht, gedanklich mühsam wieder ganz von vorn anzufangen.

Ein Meeting von einer Stunde kostet nicht nur eine Stunde. Es kostet eine Stunde pro anwesender Person plus Anreise und Abreise, wenn sich Menschen zur Zusammenarbeit treffen. So kommt in Stunden gerechnet schnell ein ganzer verlorener Arbeitstag zusammen, selbst wenn sich fünf bis sieben Menschen nur eine Stunde zusammengesetzt haben und relativ kurze Wege dafür hatten.

An Meetings nehmen zu viele reine Zuschauer*innen teil. Wer keinen konkreten Beitrag leistet und auch nichts lernt, das für ein Projekt wichtig ist (oder für ihn/sie selbst), hat in einem Meeting nichts zu suchen. Auch nicht interessehalber. Denn alle anderen, alle die weder lernen noch beitragen, sind an ihrem Arbeitsplatz sinnvoller aufgehoben, zumindest aus Sicht der Profitabilität.

Durch Meetings werden selten wirklich Fortschritte erzielt. Ein zu großer Anteil von Geschäftstreffen findet statt, damit Mitarbeiter*innen sich gegenseitig über einen Status informieren können, gemeinsam Probleme ausdiskutieren oder Aufgaben festlegen können. Konkret ans Eingemachte geht es selten, denn inzwischen wundert sich niemand mehr, wenn ein Projekt durch Meetings keine echten Fortschritte macht. Warum eigentlich nicht?

Gute Planung wird bei Meetings häufig vernachlässigt Eine vollständige Agenda vorab, bei der alle Mitwirkenden sorgfältig ausgewählt und um ihre Fragen und ihren Input gebeten wurden, wird immer seltener, je häufiger ein Projektteam sich zusammensetzt. Dabei kann eine Agenda, um Zeitplan und ein vorbereitendes Hand-out ergänzt, zu tatsächlichem Nutzen durch Ergebnisse und Entscheidungen führen – und zu mindestens einer Person mit dem totalen Durchblick, die das Meeting zielorientiert leitet.

Die meisten Meetings könnten durch andere Kommunikationsformen ersetzt werden und würden dann mehr bringen. Ein Projekt-Update lässt sich besser per Mail einholen als in einer großen Runde. Mit Einzelpersonen berät man sich effizienter per Messenger im Chat und für ein Stimmungsbild reicht eine Telko. Meetings ganz abzuschaffen ist zwar auch kein guter Weg, sie haben auch Vorteile wie den direkten zwischenmenschlichen Kontakt. Aber sehr viele würden sich einsparen lassen, ohne dass ein Projekt dadurch leidet.

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Jede*r von uns hat sich schon selbst dabei erwischt, in einem Meeting die Teppichfliesen oder Gardinenstreifen zu zählen, statt zuzuhören – und es hat überhaupt keinen Unterschied gemacht. In so einem Moment hast Du aber Ressourcen verschwendet, Deine eigenen und die des Unternehmens. An jedem Meeting sollten immer nur Personen teilnehmen, bei denen es sofort allen Anwesenden auffällt, wenn sie sich davonträumen. Dann sind diese Treffen ergebnisorientiert und bringen wirklich etwas.

Du kannst Dich getrost selbst wieder ausladen, wenn Du feststellst, dass Du sowieso nur zuhören und nichts aktiv beitragen würdest. Diese Zeit kannst Du viel produktiver für Dich nutzen.

Organisierst Du selbst ein Meeting, so solltest Du mit einer Agenda starten, die auf Ergebnisse und Entscheidungen abzielt und für jeden Punkt entweder eine*n Vortragende*n oder jemanden finden, der oder die erschöpfend auf kritische Fragen dazu antworten kann. Wenn Dir dies zu aufwändig oder sogar unnötig scheint, gibt es eine große Wahrscheinlichkeit, dass Dein Meeting zeitsparend durch einen Mailaustausch ersetzt werden könnte.

Über den Autor
Carola Heine
"lexoffice macht (mir) Spaß, das ist bei der Erfüllung unternehmerischer Pflichten ja sonst eher selten der Fall. Aber unterwegs mal eben Belege buchen oder noch beim Kunden eine Rechnung versenden, das passt schon sehr gut zum Leben moderner Dienstleister. Ich bin begeistert davon, wie diese Online-Buchhaltungslösung sich in den letzten Jahren entwickelt hat und schon gespannt auf die nächsten Erweiterungen."Bloggerin und Content Marketing Strategin Carola Heine aus Düsseldorf bloggt bereits seit 1996. Als Freelancerin und IT-Fachjournalistin mit den Schwerpunkten Marketing, Existenzgründung und Selbstständigkeit ist sie Teil der lexoffice Zielgruppe und Community und schreibt fürs lexoffice Blog Artikel rund um alle Trends und Themen, die Unternehmer beschäftigen.Vorschläge für Themen, die Start-ups und Gründer brennend interessieren könnten, werden von ihr jederzeit gerne entgegengenommen und geprüft :-)

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