Social Skills - reibungslose Projektkommunikation

Soft Skills – Tipps für reibungslose Projektkommunikation

Persönliche und soziale Kompetenzen entscheiden über Erfolg (und Weiterführung) jeder Zusammenarbeit

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Von guter Kommunikation im beruflichen Alltag hängt es ab, wie gut die Ergebnisse einer Zusammenarbeit ausfallen – und wie zufrieden alle Beteiligten sind. Stößt Du als externe Fachkraft zum Projekt, kommt als Herausforderung hinzu: Du musst Dich mit einem Team zusammenraufen, dessen Strömungen und Hierarchien Du noch nicht kennst.

Kreativschaffende kennen den Moment, in dem sich entscheidet, ob ein Auftrag mit oder ohne Briefing besser laufen wird: Gehört die Kundschaft zur Sippe der Micromanager und kippt Dich mit so detaillierten Handlungsanweisungen zu, dass Du blinzelnd auf die Reste Deiner eigenen Ideen schaust … oder wirft man Dir verspielt den hauchfeinen Umriss einer Idee zu, um fröhlich auf Dein Potenzial zu setzen – woraufhin Du erst mal nach dem passenden Moment suchst, um daran zu erinnern, dass es nur eine begrenzte Anzahl an Korrekturschleifen geben wird? Zu brauchbaren Soft Skills gehört es nämlich auch, potenzielle Sollbruchstellen im Projekt schon vorher zu erkennen und gegenzusteuern.

An Soft Skills arbeiten: Verstanden werden ist keine Selbstverständlichkeit

Nirgends lässt sich mehr Zeit versenken als in den Untiefen unterschiedlicher Kommunikationsstrukturen. Niemand meint es böse, alle haben das gleiche Ziel, und trotzdem: Absprachen versanden oder werden übererfüllt, zeitraubende Missverständnisse sorgen für schlechte Stimmung – gut zu kommunizieren ist einfach sehr viel schwieriger als gedacht. Jede*r, der oder die schon einmal versucht hat, anderen eine eigene Lösung zu präsentieren, weiß es aus Erfahrung: Verstanden werden ist keine Selbstverständlichkeit – und der Input anderer kann so spannend wie frustrierend sein, auch wenn er ausbleibt. Am Ende ist alles Verhandlungssache, auch die Aufmerksamkeitsspanne des Gegenübers.

Deswegen ist es wichtig für Dich, immer im Hinterkopf zu behalten: Der Ton macht die Musik. Diese Redewendung aus dem Volksmund bezieht sich darauf, dass beim Musizieren ein- und derselbe Ton ganz unterschiedlich klingen kann – weil ein Instrument verstimmt ist oder ein Künstler besonders gefühlvoll, das geht in beide Richtungen. Gehört werden ist ganz wesentlich, und das beginnt mit einem klaren Ton, auch wörtlich genommen:

Was immer Du zu besprechen hast, Du solltest klar und deutlich sprechen oder schreiben, wenn es um virtuelle Kommunikation geht.

Nicht nur nicht nuscheln am Telefon oder im Meeting, auch Mitdenken ist angesagt: Wie oft hast Du in Deinem Leben schon diverse Ordner im Posteingang durchsucht, um den restlichen Vorgang zu finden, auf den sich jemand bezieht? Sei nicht dieser gedankenlose Kommunikationsgegner, sondern lieber die mitdenkende Person mit Mail-Kompetenz, die alle wesentlichen Messages und Infos unter ihrer Antwort sammelt in einer Mail.

Das hat dann auch gleich für dich selbst den Vorteil, dass Du gesamte Vorgänge in einer Message archivieren und bei Bedarf wieder vorholen kannst, statt aus Dutzenden von Mails zu stückeln.

Reality Check: Soft Skills und Mail

Hat mein Gegenüber ohne Recherche oder Rückfragen eine Chance zu verstehen, worum es mir geht? Würde ich selbst verstehen, was ich von mir will, wenn ich noch nicht im Bilde wäre? Habe ich dazugeschrieben, bis wann ich warum welche Antwort brauche?

Persönlicher Kontakt ergänzt virtuelle Zusammenarbeit sinnvoll

Vieles geht virtuell, das vollständige Einschätzen einer anderen Person nicht. Mimik, Tonlage und die gesamte Körperhaltung tragen erst zu einem brauchbaren Gesamtbild bei. Daher ist es wichtig, dass Du jede Gelegenheit nutzt, Dich mit den anderen im Projekt auch mal an einen Tisch zu setzen – so manches Poltern soll nur humorvoll sein, viele scheinbar schroffe Menschen schreiben einfach nicht so gerne und auch Stress kann zu unangenehmen Spitzen im Gespräch führen. Spitzen, die keine sind und die Du nicht persönlich nehmen wirst, wenn Du Dein Gegenüber besser kennst und Deine erworbenen Social Skills Dir sagen, wie die Lage einzuschätzen ist.

Dazu kannst Du aktiv beitragen: Wenn alle auf dem gleichen Wissensstand sind, haben es alle leichter. Mit dem Wissen darüber, wie viel einfacher eine gute Kommunikation über Dinge wie Organisation, Termine, Fristen und anstehende Ziele die Projektarbeit für alle macht, sollten alle stets darum bemüht sein, sich gegenseitig auf dem Laufenden zu halten. Klare Absprachen verhindern, dass Aufgaben doppelt und dreifach erledigt werden oder welche liegenbleiben, weil jeder dachte, die anderen sind dran.

Zwar kann es nerven, auch scheinbar banale Dinge gut festzuzurren. Beleidigte, sich zurückgesetzt fühlende Personen nerven aber mehr. Vor allem, da in einem solchen Fall und bei vielen andern Konflikten und Reibereien zu oft geschwiegen wird – dabei ist es ein weiterer sehr wichtiger unter den Soft Skills, Klartext zu reden und es sofort anzusprechen, wenn etwas stört. Konstruktive Kritik und Lösungsvorschläge sind immer besser als unterdrückte Unzufriedenheit.

Balanceakt: Ansprache und Kommunikation generell

Der Ton macht immer auch dann die Musik, wenn sich Das Große Duzen in der Projektkommunikation breitmacht. Auch ein Multikonzern-CEO, der bei seinem Vornamen genannt werden möchte, ist immer noch der Konzernchef und Du solltest Dich vor einem allzu kumpelhaften Tonfall hüten: Ein Du ist nicht mehr das, was es früher einmal war – aber es ist auch nicht wirklich der große Gleichmacher, für den man es heute schnell halten kann.

Im Zweifelsfall sind ganz konservativ gute Manieren und ein kniggekonformes Verhalten der richtige Wegweiser. Auch das sind Soft Skills: Nie zu sehr auf die Pauke hauen, denn der Tonfall eines Paukenschlags lässt sich schlecht steuern – der ist einfach nur laut.

Soft Skills in der praktischen Anwendung:

  • Verstehen, dass jeder unterschiedlich kommuniziert
  • Reibungslose Kommunikation aktiv unterstützen
  • Klar und deutlich/unmissverständlich kommunizieren
  • Freundlichkeit und Wertschätzung den Tonfall bestimmen lassen
  • Für den gleichen Wissensstand bei allen sorgen
  • Abläufe besprechen und Vorgehensweisen festlegen
Über den Autor
Carola Heine
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