Zahlungserinnerungen in lexoffice

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Eine Erinnerung an eine noch ausstehende Zahlung lässt sich mit lexoffice mit nur einem Klick aus dem ursprünglichen Beleg generieren.

Du wählst einfach in der Übersicht der überfälligen Rechnungen die gewünschte aus und gehst über den Button „Weitere Aktionen“ auf die Auswahl „Mahnen“.

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Nun kannst du den Titel des Belegs ändern und diesen entweder als Standard oder für diesen einen Vorgang speichern.

Je nachdem, welche Erinnerungsstufe der Vorgang erreicht hat, wirst du diesen Beleg vermutlich „Zahlungserinnerungen“, „Erste Mahnung“ oder „Zweite Mahnung“ etc. nennen.

Wenn du Gebühren für die verspätete Zahlung in Rechnung stellen willst, kannst du diese als neue Zeile einfügen:

Einfach unter „Service“ eine Position „Mahngebühr“ wählen und die Summe eintragen.

Auch die Texte in dem Beleg für die Zahlungserinnerung können angepasst werden. So kannst du beispielsweise im Einleitungstext darauf hinweisen, dass noch eine Zahlung offen ist:

„Wir bitten Sie, die nachfolgend aufgelisteten Lieferungen/Leistungen ohne weitere Verzögerungen zu begleichen.“

Der Hinweis „Sollten Sie diese Rechnung zwischenzeitlich bereits beglichen haben, betrachten Sie dieses Schreiben bitte als gegenstandslos.“ ist in den sonstigen Bemerkungen am richtigen Platz.

Auch die Änderungen in Bemerkungen und Einleitung kannst du entweder gleich als Standard festlegen oder für diese eine Zahlungserinnerung speichern.

Um zu schauen, welche Rechnungen noch offen sind, kannst du die Belege in der allgemeinen Übersicht nach „gemahnt“ filtern.

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In der Einzelansicht des Rechnungsbelegs wird die Zahlungserinnerung dann jeweils mit angezeigt, mit allen wichtigen Details notiert und kann von dir immer auch separat aufgerufen werden, falls es noch einmal nötig ist.

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Einfacher und schneller als mit lexoffice kann Buchhaltung nicht gehen. Wir drücken die Daumen, dass du die Zahlungserinnerungsfunktion nicht oft nutzen musst, auch wenn sie dich nur einen Klick und eine Minute kostet.

Über den Autor
Carola Heine
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