“Zwei, drei Klicks im Monat und dann ist die Lohnabrechnung durch.”

Der Steuerberater, den ich im August 2021 für die erste Lohnabrechnung hatte, hat das auch über Datev gemacht. Da blieb es aber immer noch, das ich die Lohnabrechnung meinem Mitarbeiter zur Verfügung stellen musste, ich musste die Überweisung manuell erledigen – gut da könnte man jetzt auch einen Dauerauftrag einstellen – und ich muss die Belege zuordnen. Also, meckern auf hohem Niveau muss man sagen.

Aber genau in dem Moment kam halt eben lexoffice mit ihrer Lohnvariante. Also lexoffice benutze ich auch als Buchhaltungsplattform und bin damit zufrieden. Und dann hab ich das eben ausprobiert.

Was waren deine größten Bedenken bzgl. einer Lohnabrechnung mit lexoffice? Und vor allem: Konnten wir die ausräumen?

Ich kenne es ja aus meiner alten Anstellung. Und zwar haben die ja für 600 Mitarbeiter ihre Lohnabrechnung nicht selber gemacht. Ein anderes Unternehmen mit knapp 100 Mitarbeitern hat die Lohnabrechnung selber gemacht. Wir haben in dem Zyklus immer versucht, das auch selber zu machen. Hatten aber auch keinen ausgebildeten Lohnbuchhalter, der sich mit der Materie auskennt.

Der gleiche Tenor kam von meinem Steuerberater auch. Dann geht’s nochmal um die Lohnprüfung, die alle 4 Jahre kommt. Im Prinzip ist es so: Ich bin kein ausgebildeter Lohnbuchhalter. Ich habe meine Stärken in einer anderen Art und Weise.

Gab es einen “Wow, ich kann das” Moment bei deiner ersten Lohnabrechnung mit lexoffice? Wenn ja, wann hast du den erlebt?

Ich geb da mal offen zu, ich bin da ja nicht den ersten Tag in der Prozessoptimierung tätig. Und eigentlich mehr oder weniger so stelle ich es mir auch vor. Abgesehen davon hätte ich noch zwei, drei Ideen was man noch besser machen könnte.

Aber ja, es ist im Prinzip genau das was ich mir eigentlich vorgestellt habe: Ich geb die Stammdaten einmal ein – bei mir muss man da jetzt auch nicht über nen Import oder irgendwelche Schnittstellen nachdenken – und geb die Lohnarten ein und dann gleichzeitig nochmal die Abwesenheiten. Und mehr braucht in meinem Fall der Azubi nicht.

Lohnabrechnung ist vielleicht im spezifischen doch nicht immer so einfach. Und da braucht man wahrscheinlich schon ein gewisses Background Wissen. Aber eher nicht in meinem Fall, für den einen Azubi, der im besten Fall die nächsten 3 Jahre einmal im Jahr angepasst wird und die Abwesenheiten mit eingepflegt bekommen muss. Dann war’s das.

Würdest du die Lohnabrechnung mit lexoffice einem:r befreundeten Unternehmer:in weiterempfehlen? Warum? Was wäre das aus deiner Sicht stärkste Argument für eine Lohnabrechnung mit lexoffice?

Ja, ganz klar, weil die Prozesse fast perfekt aufeinander mit der lexoffice online Buchhaltung abgestimmt sind.

Ich benutze gleichzeitig auch noch das Buchhaltungskonto, das Kontist Konto. Das heißt ich kann die Überweisung etc. direkt aus dem System raus tätigen. Und es wird automatisch mit den Belegen gematcht. Ja, ist es genau so wie man es sich eigentlich vorstellt. Zwei, drei Klicks im Monat und dann ist die Lohnabrechnung durch.

Welche der Funktionen ist dir am wichtigsten?

Naja, ich hätte fast gesagt, die Kombination aus fast allem.

Ich habe keinen Überweisungsträger oder weiß der Gilb, sondern einfach “Zahlung starten”, was ich ja auch an meiner lexoffice Buchhaltung so mag. Eine Zahlung geht in ein zwei Minuten durch. Und wenn ich jetzt einen Brief oder einen Überweisungsträger oder so von meinem Steuerberater bekommen würde “hier musst du überweisen” dann dauert das insgesamt länger, nur die Überweisung zu tätigen, als das jetzt einfach aus dem Programm zu starten.

Dann hab ich den Vorteil, ich hab meine Daten selber in der Hand. Mein Azubi ist in der Zeit zwischen Ausbildungsvertrag und jetzt schon einmal umgezogen. Und dann war ein Tippfehler innerhalb der Stammdaten drin. Das kann ich, wenn ich es selber im Blick habe, selber korrigieren. Und ja, diese Kombination auch mit Urlaubsanträgen bzw. Urlaubsansprüchen, Genehmigung, die kann ich einfach da eintragen und hab sie aus dem Kopf. Ist halt mittelbar gegen unmittelbar.

Wie hast du unseren Support bei der Einrichtung und deiner ersten Abrechnung erlebt?

Ja, ich brauchte schon an mehreren Stellen Hilfe. Das lag aber wie gesagt auch daran, dass ich das noch nie vorher gemacht habe. Der Support hat da eigentlich ganz gut geholfen. Und zwar waren es zum Beispiel die Sachen wie Betriebsnummer etc.: “Wo krieg ich die her? Was muss jetzt für den einzelnen Mitarbeiter oder den spezifischen Mitarbeiter an Stammdaten eingetragen werden? Wie sehen die Überträge von der vergangenen Lohnabrechnung aus?”. Das System erstmal anlegen. Wenn man es ein- oder zweimal gemacht hat, wird es sicherlich mit dem zweiten, dritten Mitarbeiter einfacher laufen.

Wenn du lexoffice mit nur 3 Worten beschreiben müsstest: Welche wären das?

Ich würd auf jeden Fall sagen: Schnell und einfach und passend.