Timm Frankrone im Interview zu lexoffice

“Zwei, drei Klicks im Monat und dann ist die Lohnabrechnung durch.”

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Timm ist IT Architekt und beschäftigt seit Kurzem einen Auszubildenden. Als bekennender Prozessoptimierer ist ihm die Integration der Lohnabrechnung in seine Abläufe das Wichtigste. Er nutzt deshalb lexoffice „weil die Prozesse fast perfekt mit der lexoffice Buchhaltung aufeinander abgestimmt sind“.

Hinweis: Der Text ist ein Audio-Transkript eines Video-Interviews.

Erzähl uns kurz, wer du bist, was du machst und was dich dazu bewegt hat ein eigenes Unternehmen zu gründen.

Mein Name ist Timm Frankrone, ich habe mich vor 3 Jahren selbstständig gemacht, im Jahr 2018. Ich war 12 Jahre Angestellter in einem Recyclingunternehmen und habe dort die interne Software, spezifisch Personalsoftware, entwickelt. Aus der Idee heraus, das es dafür sicherlich auch ein Markt gibt und bei vielen Kunden so eine Software auch zum Einsatz kommen könnte, habe ich dann angefangen mich teilselbstständig zu machen. Und ich bin dann jetzt seit August 2020 vollselbstständig und entwickle im Prinzip Individualsoftware für verschiedene Kunden. Nicht mehr nur Personalsoftware, sondern auch Betriebsdatenerfassung, Auftragserfassungstools, einen Urlaubsplaner, Telefoniesoftware uvm. – also sehr breit gefächert.

Wieviele Mitarbeiter:innen beschäftigst du? Hast du direkt mit der Gründung jemanden eingestellt oder aus einer Phase des Unternehmenswachstums heraus?

Wie gesagt war ich seit 2018 teilselbstständig und im August 2020 hab ich mich dann voll selbstständig gemacht. Und ich hatte die ganze Zeit im Kopf “wie skaliere ich bzw. wie wachse ich?”.

Wenn ich jetzt einen kompletten Mitarbeiter einstellen würde, wäre das ein sehr hohes Risiko, weil man den auch erstmal komplett auslasten muss. Und die Gegebenheiten dafür schaffen.

Und aus dem Grund hab ich mich jetzt dazu entschieden seit dem 01.08.2021 einen Azubi zu nehmen. Und ihn selber auch auf mein Unternehmen anzulernen und meine Erfahrungen weiter zu geben. Und das heißt wir sind jetzt aktuell mit zwei Mitarbeitern unterwegs: Mein Azubi und ich seit dem 01.08.2021.

Als du mit dem Gedanken gespielt hast, jemanden einzustellen, was hat dich da am meisten beschäftigt: Die Verantwortung, die damit einhergehende Bürokratie, die Möglichkeiten für dein Unternehmen?

Ich bin ja seit 2018 selbstständig. Und ich hab mir auch schon die ganze Zeit die Frage gestellt „Wie skaliert man?“. Stell ich jetzt Mitarbeiter ein, die auf der einen Seite sehr teuer sind in der IT und auf der anderen Seite muss man die natürlich voll auslasten. Und wenn ich jetzt voll ausgelastet bin und der Mitarbeiter dann vielleicht 60, 70% ausgelastet ist, muss ich dann 60-70% der Aufträge quasi neu einfahren, um überhaupt auf die gleiche Summe wie vorher zu kommen. Und aus dem Grund hab ich mich jetzt für einen Auszubildenden entschieden, um ihn auch gleichzeitig auf mein Unternehmen zu entwickeln, um mein Wissen weiter zu geben und die Strukturen der Softwareentwicklung direkt von Anfang an zu begleiten.

Wie hast du die Lohnabrechnung erledigt, bevor du zu lexoffice gewechselt hast?

Einmal kenne ich es sehr lange Zeit aus meinem vorherigen Unternehmen im Angestelltenverhältnis. Da hab ich ja die Softwareentwicklung maßgeblich in der Personalabteilung bestimmt. Und es war auch immer ein großes Thema: Die Personalabrechnung, die Lohnabrechnung an den Steuerberater zu geben mit den Urlaubstagen, mit den Arbeitszeiten et cetera. Und die dann zu automatisieren mehr oder weniger. Das ging da über Datev.

Jetzt kam der Schritt natürlich für mich in einer wesentlich abgespeckten Form, aber ich möchte meine Prozesse, gerade die administrativen so schlank wie möglich halten.

Der Steuerberater, den ich im August 2021 für die erste Lohnabrechnung hatte, hat das auch über Datev gemacht. Da blieb es aber immer noch, das ich die Lohnabrechnung meinem Mitarbeiter zur Verfügung stellen musste, ich musste die Überweisung manuell erledigen – gut da könnte man jetzt auch einen Dauerauftrag einstellen – und ich muss die Belege zuordnen. Also, meckern auf hohem Niveau muss man sagen.

Aber genau in dem Moment kam halt eben lexoffice mit ihrer Lohnvariante. Also lexoffice benutze ich auch als Buchhaltungsplattform und bin damit zufrieden. Und dann hab ich das eben ausprobiert.

Was waren deine größten Bedenken bzgl. einer Lohnabrechnung mit lexoffice? Und vor allem: Konnten wir die ausräumen?

Ich kenne es ja aus meiner alten Anstellung. Und zwar haben die ja für 600 Mitarbeiter ihre Lohnabrechnung nicht selber gemacht. Ein anderes Unternehmen mit knapp 100 Mitarbeitern hat die Lohnabrechnung selber gemacht. Wir haben in dem Zyklus immer versucht, das auch selber zu machen. Hatten aber auch keinen ausgebildeten Lohnbuchhalter, der sich mit der Materie auskennt.

Der gleiche Tenor kam von meinem Steuerberater auch. Dann geht’s nochmal um die Lohnprüfung, die alle 4 Jahre kommt. Im Prinzip ist es so: Ich bin kein ausgebildeter Lohnbuchhalter. Ich habe meine Stärken in einer anderen Art und Weise.

Ich hab dann von einem Mitarbeiter die für einmal existierende Lohnabrechnung genommen, hab mir den Testaccount erstellt und hab dann die Lohnabrechnung verglichen. Und bin dann eben aufs gleiche Ergebnis gekommen. Und die Proklamation von lexoffice ist ja auch, dass das alles mehr oder weniger save ist. Und ja, da vertrau ich da jetzt auch so ein bisschen drauf, um ehrlich zu sein.

Gab es einen “Wow, ich kann das” Moment bei deiner ersten Lohnabrechnung mit lexoffice? Wenn ja, wann hast du den erlebt?

Ich geb da mal offen zu, ich bin da ja nicht den ersten Tag in der Prozessoptimierung tätig. Und eigentlich mehr oder weniger so stelle ich es mir auch vor. Abgesehen davon hätte ich noch zwei, drei Ideen was man noch besser machen könnte.

Aber ja, es ist im Prinzip genau das was ich mir eigentlich vorgestellt habe: Ich geb die Stammdaten einmal ein – bei mir muss man da jetzt auch nicht über nen Import oder irgendwelche Schnittstellen nachdenken – und geb die Lohnarten ein und dann gleichzeitig nochmal die Abwesenheiten. Und mehr braucht in meinem Fall der Azubi nicht.

Lohnabrechnung ist vielleicht im spezifischen doch nicht immer so einfach. Und da braucht man wahrscheinlich schon ein gewisses Background Wissen. Aber eher nicht in meinem Fall, für den einen Azubi, der im besten Fall die nächsten 3 Jahre einmal im Jahr angepasst wird und die Abwesenheiten mit eingepflegt bekommen muss. Dann war’s das.

Würdest du die Lohnabrechnung mit lexoffice einem:r befreundeten Unternehmer:in weiterempfehlen? Warum? Was wäre das aus deiner Sicht stärkste Argument für eine Lohnabrechnung mit lexoffice?

Ja, ganz klar, weil die Prozesse fast perfekt aufeinander mit der lexoffice online Buchhaltung abgestimmt sind.

Ich benutze gleichzeitig auch noch das Buchhaltungskonto, das Kontist Konto. Das heißt ich kann die Überweisung etc. direkt aus dem System raus tätigen. Und es wird automatisch mit den Belegen gematcht. Ja, ist es genau so wie man es sich eigentlich vorstellt. Zwei, drei Klicks im Monat und dann ist die Lohnabrechnung durch. 

Welche der Funktionen ist dir am wichtigsten?

Naja, ich hätte fast gesagt, die Kombination aus fast allem. 

Ich habe keinen Überweisungsträger oder weiß der Gilb, sondern einfach “Zahlung starten”, was ich ja auch an meiner lexoffice Buchhaltung so mag. Eine Zahlung geht in ein zwei Minuten durch. Und wenn ich jetzt einen Brief oder einen Überweisungsträger oder so von meinem Steuerberater bekommen würde “hier musst du überweisen” dann dauert das insgesamt länger, nur die Überweisung zu tätigen, als das jetzt einfach aus dem Programm zu starten.

Dann hab ich den Vorteil, ich hab meine Daten selber in der Hand. Mein Azubi ist in der Zeit zwischen Ausbildungsvertrag und jetzt schon einmal umgezogen. Und dann war ein Tippfehler innerhalb der Stammdaten drin. Das kann ich, wenn ich es selber im Blick habe, selber korrigieren. Und ja, diese Kombination auch mit Urlaubsanträgen bzw. Urlaubsansprüchen, Genehmigung, die kann ich einfach da eintragen und hab sie aus dem Kopf. Ist halt mittelbar gegen unmittelbar.

Wie hast du unseren Support bei der Einrichtung und deiner ersten Abrechnung erlebt?

Ja, ich brauchte schon an mehreren Stellen Hilfe. Das lag aber wie gesagt auch daran, dass ich das noch nie vorher gemacht habe. Der Support hat da eigentlich ganz gut geholfen. Und zwar waren es zum Beispiel die Sachen wie Betriebsnummer etc.: “Wo krieg ich die her? Was muss jetzt für den einzelnen Mitarbeiter oder den spezifischen Mitarbeiter an Stammdaten eingetragen werden? Wie sehen die Überträge von der vergangenen Lohnabrechnung aus?”. Das System erstmal anlegen. Wenn man es ein- oder zweimal gemacht hat, wird es sicherlich mit dem zweiten, dritten Mitarbeiter einfacher laufen. 

Wenn du lexoffice mit nur 3 Worten beschreiben müsstest: Welche wären das?

Ich würd auf jeden Fall sagen: Schnell und einfach und passend. 

Über die Autorin
Claudia Riede
Senior Marketing Managerin bei lexoffice

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  1. R. Dörr | 31.03.2022 | 21:59

    Kann es sein, dass Timm keine Mitarbeiter hat die zum Beispiel durch Kind krank hin und wieder mal ausfallen? Bestimmt, sonst würde sein Feedback nämlich ganz anders aussehen und er hätte hier auch davon berichtet. Es ist völlig inakzeptabel das im Nachgang die notwendigen Daten händisch an SV.net gemeldet werden müssen. Eine Berechnung der Ausfalltage in brutto und netto Lohn erfolgt ebenso nicht. Ist aber zwangsläufig notwendig für die Krankenkasse. Auch dieses muss manuell im Nachgang erfolgen. Macht immer wieder „Spaß“ dies aufwendig zu berechnen und über das „benutzerfreundliche“ Portal SV.net zu melden. Insbesondere kurz vor Monatsende, wenn die Abrechnung gerade durch ist. Das hat leider gar nix mit einer innovativen Lohnabrechnung zu tun. Hier MÜSSEN Automatismen greifen, da Lohn ein heikles Thema ist und nicht nur dem Unternehmer sondern auch dem Mitarbeiter erhebliche Nachteile entstehen können. Ich denke genau aus diesem Grund aktuell über einen Wechsel der Software nach.

    1. Claudia Riede | 08.04.2022 | 13:06

      Sie haben vollkommen Recht. Entgeltbescheinigungen von Hand zu erstellen ist kein Spaß, weil man viele unterschiedliche Zahlen aus der Lohnabrechnung zusammensuchen muss.

      Wir sehen das Problem und arbeiten bereits einige Monate daran, dass Sie voraussichtlich ab dem Frühsommer von dieser Last befreit werden.

      Das wir diese Bescheinigungen bisher nicht anbieten, hat nichts mit mangelndem Innovationswillen zu tun. Aktuell befinden wir uns in schwierigen Zeiten, auf die der Gesetzgeber mit allerlei Regelungen reagiert, die Sie schnell und ordnungsgemäß in Ihrer Lohnabrechnung umsetzen wollen und müssen.

      Dadurch können wir Entgeltbescheinigungen nicht so schnell bereitstellen, wie wir wollen. Außerdem wollen wir, dass unsere Erweiterung Ihnen und allen anderen betroffenen Kund:innen wirklich Arbeit abnimmt. Eine gute Umsetzung braucht Zeit.

      Bitte bleiben Sie uns gewogen. Es sollte nicht mehr lange dauern bis Sie eine zeitraubende Aufgabe weniger haben.