Arbeiten Ihre Mandanten GoBD konform?

Klären Sie Ihre Mandanten rechtzeitig auf

Foto Patrick Nassall lexoffice Rechnungsprogramm Buchhaltung

Patrick Nassall
Marketing Manager

0761 898-3114
steuerberater@lexoffice.de

Sehr geehrtes DSTV-Mitglied,

vielen Unternehmern sind die neuen GoBD Regelungen noch unbekannt. Bei anderen führen sie zu großer Unsicherheit: Sind die jahrelang praktizierten Arbeitsabläufe noch rechtskonform? Ist mein Beleg jetzt eigentlich in Papierform oder elektronisch? Ist ein PDF wirklich unveränderbar und reicht die Sicherung auf einer externen Festplatte aus?

Wichtige Fragen, denn Unternehmer, die die GoBD missachten müssen mit empfindlichen finanziellen Nachteilen rechnen. Schon wegen formalen Fehlern ist es möglich, dass die Buchführung wegen Nichtkonformität mit den GoBD einfach verworfen und die steuerrelevanten Summen geschätzt werden.

Besonders betroffen sind Kleinunternehmer: 52% arbeiten mit Word & Excel (und Derivaten) statt mit einer strukturieren Finanzsoftware. Das hat eine Studie der Unternehmensberatung Batten & Company ergeben. Ein großes Problem. Denn Word und Excel sind leicht veränderbare Dateiformate. Sie erfüllen die Anforderungen der GoBD nicht.

Lexware unterstützt seit über 25 Jahren Kleinunternehmer, Existenzgründer und Selbstständige bei der Bewältigung kaufmännischen Aufgaben. Gemeinsam mit Ihnen möchten wir für Aufklärung sorgen. Unterstützen Sie Ihre Mandanten bei der Umsetzung der neunen GoBD-Vorgaben. Wir haben Ihnen auf dieser Seite eine Reihe von Fachinformationen, Musterpräsentationen und Anschreiben für ein umfassendes Beratungsgespräch zusammengestellt.

Mit freundlichen Grüßen,

GoBD Umstellung im Detail

Im Kern schreiben die GoBD die „Unveränderbarkeit von Buchungen und Aufzeichnungen“ vor. Das bedeutet, dass steuerrelevante Ausgangsbelege (Rechnungen, Angebote, Lieferscheine, …) so aufbewahrt werden müssen, dass diese unveränderbar sind bzw. Veränderungen nachvollzogen werden können.

Folgen

Belege müssen in dem Format aufbewahrt werden in dem sie empfangen wurden.
Beispiele:

  • Digitale Eingangsrechnungen
  • Digitale Ausgangsrechnungen

die der Unternehmer erhält oder verschickt müssen in digitaler Form 10 Jahre oder länger aufbewahrt werden.

Betroffen

Betroffen sind alle Steuerpflichtigen mit Gewinneinkünften sowie auch nicht buchführungspflichtige Unternehmen, insbesondere Einnahmen/Überschuss-Rechner.

Insbesondere für letzere Kleinunternehmer kann die GoBD Umstellung eine besondere Hürde darstellen.

Verantwortlich

Die Verantwortung für die Ordnungsmäßigkeit trägt allein der Steuerpflichtige. Dies gilt auch bei einer teilweisen oder vollständigen organisatorischen und/oder technischen Auslagerung von Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten auf Dritte, wie auch etwa Steuerberater (Outsourcing).

Die komplexen Vorgaben der GoBD bedürfen in vielen Fällen jedoch eine kompetente Beratung durch den Steuerberater. Denn werden die GoBD nicht eingehalten, kann im Falle einer Steuerprüfung die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung in Frage gestellt oder verworfen werden. Es droht der Verlust des Vorsteuerabzugs oder eine Steuerschätzung.

Papierbeleg oder elektronischer Beleg

Für Ihre Mandanten ist diese Frage oft entscheidend – und knifflig. Denn je nach Erstellung ordnen die GoBD Belege als Papierbelege oder elektronische Belege ein.

Und für elektronische Belege gilt: Eine Aufbewahrung einer Rechnung nur in Papierform nicht mehr zulässig. Denn die Vorschriften über die Nachvollziehbarkeit, Nachprüfbarkeit, Vollständigkeit, Richtigkeit, Zeigerechtheit, Ordnung und insbesondere Unveränderbarkeit sind hier nicht erfüllt.

Beispiele zur Unterscheidung:

Papierform

  • Rechnungserstellung per Hand oder Schreibmaschine
  • Rechnungserstellung mit Textverarbeitungsprogramm. Nach dem Ausdruck wird die verwendete Maske (Dokumentenvorlage) mit den Inhalten der nächsten Rechnung überschrieben

elektronische Belege

  • Rechnungserstellung mit Textverarbeitungsprogramm. Jede Rechnung wird gedruckt und separat abgespeichert.
  • Rechnungserstellung im DV-System mit Druck und Archivierung

Bedeutung für Word & Excel Nutzer

Besonders betroffen sind Kleinunternehmer, die ihre Ausgangsbelege noch häufig mit Word und Excel oder vergleichbaren Textverarbeitungssystemen erstellen. Denn hierbei ist folgendes zu beachten:

  1. Word und Excel sind Dateiformate, die leicht änderbar sind. Die Speicherung und Ablage von Word oder Excel-Dateien in einem Datei-System (z.B. Windows Explorer, Dropbox oder ähnliches) sind regelmäßig nicht GoBD-konform.
  2. Word und/oder Excel können nur dann weiter verwendet werden, wenn der Steuerpflichtige ggf. mit Hilfe seines Steuerberaters zusätzliche Maßnahmen zur Gewährleistung der Unveränderbarkeit und Nachvollziehbarkeit einführt und dokumentiert. Erforderlich sind sowohl technische als auch organisatorische Maßnahmen. Gleiches gilt für die Speicherung und Archivierung von Belegen und Dokumenten in Dateisystemen.

Folgenden Maßnahmen müssen getroffen werden:

Im Zuge der GoBD Umstellung müssen Ihre Mandanten folgende Maßnahmen ergreifen:

Berechtigungskonzepte und Änderungsschutz
Es muss sichergestellt sein, dass keine unberechtigten Änderungen durchgeführt werden können.

Versionierung
Dokumente dürfen nicht überschrieben werden können. Stattdessen muss bei Änderungen eine Version erzeugt werden.

Protokollierung
Es müssen Zusatzfunktionen zur Nachvollziehbarkeit von Änderungen an Dokumenten, Daten und Systemeinstellungen (z. B. Hashwerte, Zeitstempel) eingeführt werden. Alternativ können auch unveränderbaren Speichersystemen angeschlossen werden.

Verfahrensdokumentation
Der Umgang mit aufbewahrungspflichtigen Belegen und Dokumenten muss dokumentiert und bei Änderungen (z.B. Mitarbeiterwechsel, Softwareänderungen, …) aktualisiert werden

Weitere organisotorische Maßnahmen
Diese Schutzmaßnahmen müssen dabei immer durch weitere organisatorische Verfahren regelmäßig überprüft werden.
Dazu gehören beispielsweise:

  • Vier-Augen-Prinzip bei der Administration
  • Regelmäßige Audits
  • Zugangskontrollen
  • Arbeitsanweisungen Systembetrieb
  • Anpassungen bei Mitarbeiterwechsel

Lösungsmöglichkeiten für Word & Excel Nutzer

Alternativ empfehlen Sie Ihren Mandanten eine GoBD konforme Finanzsoftware. Für Kleinunternehmer, Selbstständige und Existenzgründer bietet sich hierbei insbesondere lexoffice an, die neue Online-Buchhaltungssoftware von Lexware.

lexoffice:

  • ist einfach und selbsterklärend
  • bietet zertifizierte Datensicherheit auf Bankenniveau
  • für „Belegübermittler“ und „Selbstbucher“
  • bereits ab 6,90€ mtl. (zzgl. MwSt.) erhältlich

 

Vor allem Aber:
lexoffice gewährleistet die GoBD-konforme Erstellung und Archivierung aller Ausgangsbelege über den gesamten Aufbewahrungszeitraum. Einfach im Hintergrund und ohne, dass Ihr Mandant aktiv werden muss.

 

Und das Beste:
Bei lexoffice ist die optimale Zusammenarbeit zwischen Mandant und Steuerberater fester Produktbestandteil. Denn mit dem kostenlosen Steuerberaterzugang haben Sie direkten Zugriff auf die Buchführungsdaten Ihrer Mandanten. Beraten Sie proaktiv oder exportieren Sie alle Belege in Ihre Kanzleisoftware genau dann, wenn Sie sie benötigen und immer im richtigen Format (z.B. mit DATEVconnect online).

Optimal vorbereitet für Ihre Beratungsgespräche zur GoBD Umstellung

Unterstützen Sie Ihre Mandanten bei der GoBD Umstellung. Alle relevanten Informationen zur GoBD Umstellung finden Sie in der Haufe-Fachbroschüre von Wolfgang Macht. Jetzt für die kostenlosen lexoffice Steuerberater-Informationen anmelden und die Fachbroschüre herunterladen.

Datenschutz

Weiterführende Informationen

Als Steuerberater sind Sie der zentrale Ansprechpartner Ihrer Mandanten für Buchführung und Abschlüsse. Informieren Sie Ihre Mandanten deshalb umfassend zur GoBD Umstellung. Wir haben Ihnen hierfür bereits individualisierbare Anschreiben, Präsentationen und FAQs zusammengestellt.

Häufig gestellte Fragen zu GoBD

Lt. Textziffer 110 des BMF-Schreibens genügt die Ablage von digitalen Belegen in ein normales Dateisystem nicht den Anforderungen der GoBD. Insoweit muss im täglichen Geschäft von einer liebgewordenen Gewohnheit an dieser Stelle Abschied genommen werden.

Im normalen Dateimanager (z.B. WINDOWS) kann eine unveränderbare Historisierung mit irgendwelchen Maßnahmen nicht hergestellt werden. Würde man z.B. einen Datumsstempel anbringen, käme man einer Historisierung sehr nahe. Diese Historisierungs-Datei selbst wäre aber wieder veränderbar.

Die Ablage der elektronischen Belege muss daher zwingend in ein DMS erfolgen, welches die Unveränderbarkeit und Historisierung garantiert.

Nein. Einschlägig ist hier das in Tz 120 der GoBD genannte Beispiel:

Wird eine WORD- oder EXCEL-Rechnung als solche in einem „File-System“ (z.B. WINDOWS – Dateimanager) gespeichert, gilt sie als elektronisches Dokument, welches unveränderbar abgespeichert werden muss. Auf den weiteren Verfahrensweg – Versand per Post oder E-Mail – kommt es dann nicht mehr an.

Damit gilt folgendes:

Es existiert eine im Dateisystem abgespeicherte Maske oder Vorlage (z.B. Word oder Excel).

Wird eine Rechnung mit einer solchen Word oder Excel-Maske erstellt, ausgedruckt und in Papierform versandt, jedoch nicht abgespeichert, liegt eine Rechnung in Papierform vor, die in Papierform aufbewahrt werden darf und muss. Wird diese Rechnung zusätzlich – „intern“ –  abgespeichert, liegt ein digitaler Beleg vor. Die ausschließliche Aufbewahrung in Papierform ist dann nicht mehr zulässig.

Bei jedem Geschäftsvorfall muss sichergellt sein, dass er in der Buchführung oder den Aufzeichnungen GoBD konform erfasst wird.

Geschäftsvorfälle sind alle rechtlichen und wirtschaftlichen Vorgänge, die innerhalb eines bestimmten Zeitabschnitts

  • den Gewinn bzw. Verlust oder
  • die Vermögenszusammensetzung

in einem Unternehmen dokumentieren oder beeinflussen bzw. verändern

Betroffen sind demnach:

  • Belegwesen
  • Finanzbuchhaltung

Vor und Nebensysteme (z.B. Anlagenbuchhaltung, Lohnbuchhaltung, Fakturierung)

Solange Word-Dokumente oder Excel-Tabellen die Funktion nicht aufzeichnungspflichtiger und aufbewahrungspflichtiger Aufzeichnungen haben, ist der Einsatz der Programme unbedenklich.

Gelten sie jedoch als Beleg (z. B. eine Rechnung), werden die Anforderungen der GoBD nicht mehr erfüllt. Hier sind Ersatzmaßnahmen gefragt, um negative Folgen zu vermeiden. Denn Text- oder Tabellenkalkulationsdokumente werden i. d. R. im normalen Dateisystem abgelegt. Sie entsprechen daher nicht den Ordnungsmäßigkeitskriterien und erfüllen nicht den geforderten Belegzwang i. S. der GoBD.

Defiziten in

  • Nachvollziehbarkeit, Nachprüfbarkeit (Tzn. 30 ff. GoBD, § 145 Abs. 1 AO)
  • Vollständigkeit (Tzn. 36 ff. GoBD, § 146 Abs. 1 AO)
  • Richtigkeit (Tzn. 44 GoBD, § 146 Abs. 1 AO)
  • Zeitgerechtheit (Tzn. 45ff GoBD; § 146 Abs. 1 AO)
  • Unveränderbarkeit (Tzn. 58 ff. GoBD, § 146 Abs. 4 AO)

können zu Zuschätzungen oder Nichtanerkennen (Vollschätzung) der Buchungsgrundlagen führen.

Je nach Erstellung ordnen die GoBD die generierten Belege als Papierbelege oder elektronische Belege ein.

Wird beispielsweise eine Rechnung in Word erstellt, ausgedruckt und anschließend mit den Inhalten der nächsten Rechnung überschrieben, gilt Papierform. In diesem Fall muss gewährleistet werden, dass die Rechnung in Papierform in die Buchführung eingeht. (Erfassungskontrolle).

Wird die Rechnung hingegen ausgedruckt und separat abgespeichert, dann gilt die Rechnung als elektronischer Beleg. In diesem Fall ist eine Aufbewahrung der Rechnung nur in Papierform nicht mehr zulässig. Auch durch die Speicherung als PDF-Format kann keine Konformität zu den GoBD hergestellt werden. Denn auch wenn die generierte Datei an sich unveränderbar ist, können doch durch Nachspeichern unprotokollierte Änderungen vorgenommen werden. Die Unveränderbarkeit der Daten ist in einem normalen EDV-System nicht gegeben.

Die Aufbewahrung muss im Ursprungsformat erfolgen.

Sind Dokumente elektronisch entstanden, sind diese im ursprünglichen Dateiformat digital aufzubewahren (Tz 132 GoBD). Digital entstandene Dokumente können zusätzlich in Papierform aufbewahrt werden – die digitalen Daten dürfen nicht gelöscht werden. Die im Ursprungsformat bestehende maschinelle Auswertbarkeit darf nicht durch Umwandlung in ein anderes Datenformat beschränkt werden (Tz 129 GoBD). Bei Umwandlung in ein anderes Format (z. B. Inhouse-Format) darf keine Inhaltliche Veränderung vorgenommen (Tz 133 GoBD) oder Verdichtung vorgenommen werden(Tz 135 GoBD). Wenn Daten in ein anderes Format umgewandelt worden sind, müssen beide Versionen aufbewahrt werden (Tz 135 GoBD).

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