Für die Buchhaltung?

Nehm ich den A-Modus.

Alles eine Sache der richtigen Einstellung.

Erstellen Sie Angebote von unterwegs und versenden Sie Rechnungen direkt nach dem Shooting mit wenigen Klicks. Automatisch erledigt die Online-Software lexoffice dabei Ihre Buchhaltung und überwacht die Zahlungseingänge. Sind Sie bereit für den Automatik-Modus?

lexoffice ist überall nutzbar: PC Apple Android Multi-Device

lexoffice Texterkennung: Alle Daten schnell erfassen
Belege unterwegs
sichern, automatisch
verbuchen – fertig!

Angebote und Rechnungen erstellen

Wenn Ihre Auftraggeber Wert auf Schnelligkeit, Professionalität und saubere Prozessabwicklung legen, liefern Sie mit lexoffice das beste Bild ab. Von unterwegs erstellen Sie Angebote und senden es dem Kunden per E-Mail - ebenso Auftragsbestätigungen, Rechnungen oder Zahlungserinnerungen. Verträge über Ihre Bildrechte lassen sich standardmäßig anhängen.

Einfach Belege organisieren

Verabschieden Sie sich vom Belegchaos! Die lexoffice Scan-App steht bereit. Damit holen Sie die Belege in Ihren lexoffice Account. Buchen Sie den Beleg per Texterkennung und Stichwort - ganz ohne buchhalterischen Vorkenntnisse. Automatisch ist der Beleg sauber einsortiert und GoBD-konform aufbewahrt. Alle Belege lassen sich jederzeit per Stichwortsuche aufrufen und wieder im Original anzeigen.

Aufträge übersichtlich verwalten

Offene Angebote und Rechnungen bleiben in der Übersicht, sodass Sie nachhalten können. Dabei verlieren Sie nie die Zeit aus den Augen, denn automatisch erfolgt eine Meldung, sobald eine Zahlungsfrist ohne Bezahlung verstrichen ist. Für diesen Fall können Sie die Rechnung per Klick in eine Zahlungserinnerung umwandeln und dem Kunden senden. Alle abgeschlossenen Aufträge sind sauber archiviert und bequem aufrufbar.

Kontakte mobil dabei

Ihre Kundendaten haben Sie jederzeit mobil dabei, um Adressen zu verwalten oder Verläufe anzusehen. So können Sie bequem von unterwegs neue Kunden hinzufügen oder bestehende aktualisieren. Automatisch erzeugt lexoffice eine übersichtliche Statistik darüber, wer Ihre treuesten Kunden sind und wie viel Umsatz ein Kunde generiert.

Finanzen auf einen Blick prüfen

Prüfen Sie auf einen Blick die wichtigsten Zahlen des Unternehmens: aktueller Kontostand, Einnahmen und Ausgaben im Vergleich, fällige Zahlungen, offene Angebote, Umsatzsteuer-Zahllast. Das funktioniert auch unterwegs auf dem Smartphone.

Effizient mit dem Steuerberater

Warum einen Pendelordner anlegen und zum Steuerbüro tragen, wenn die Daten bereits digital bereitstehen? lexoffice erspart Ihnen das mühsame Zusammenstellen der Unterlagen. Stattdessen holen Sie den Steuerberater einfach in Ihren Account.

Lohnabrechnung genial digital

Mit der neuen Online Lohnabrechnung von lexoffice wird das komplexe Bürokratie-Monster „Lohn & Gehalt“ ganz brav: In der Anwendung einfach und intuitiv, im Hintergrund hochgradig intelligent, erledigt lexoffice Lohn & Gehalt die kniffligen Aufgaben automatisch und selbstverständlich rechtssicher.

Buchhaltung im Automatikmodus

Buchhaltung ist oft ein leidiges Thema. Dabei geht das auch anders: Die Online-Software lexoffice automatisiert Ihre Buchhaltung und macht sie schnell und einfach. Ob Sie Angebote erstellen, Rechnungen versenden, Kunden verwalten oder Ihre Finanzen kontrollieren: mit lexoffice haben Sie alle Funktionen in einem Programm. Loggen Sie sich einfach ein und los geht's!

Die wichtigsten Funktionen für Fotografen

Verwenden Sie anpassbare Vorlagen oder Ihr eigenes Layout, um rechtssichere Angebote oder Rechnungen zu erstellen. Bieten Sie Kunden auch Alternativpositionen an oder fügen Sie individuelle Unterlagen als Anhang hinzu.
Rechnungen - Angebote
Legen Sie Ihre Kunden und Lieferanten einheitlich an mit Kunden-Nummer, Post- und Webadresse, Rufnummer und Bankverbindung. Die Kunden-Detailansicht zeigt den Auftragsverlauf und den Umsatz.
Kontakte
Verfolgen Sie im Live-Modus Ihre Zahlen: Kontostand, Vergleich Einnahmen-Ausgaben, Umsatzsteuer-Zahllast. Gleich nebenan: offene Angebote, fällige Rechnungen, Entwürfe und Belege zum Verbuchen.
Dashboard
Wählen Sie einen Beleg aus. Im nächsten Augenblick ist die Texterkennung abgeschlossen - die Eingabemaske zu 90% gefüllt. Prüfen, Ausgabe per Stichwort zuordnen und speichern. Die Buchung ist fertig und der Beleg digital archiviert.
Buchen
Bleib auch bei Deinen Finanzen flexibel. Mit lexoffice schreibst Du auch unterwegs Rechnungen, verwaltest Kontaktdaten und behältst Deine Zahlungseingänge im Blick. Die lexoffice App ist verfügbar für iOS und Android. Unterstützt wird auch die Apple Watch und das Unterschreiben von Aufträgen auf dem iPad oder iPhone.
Mobil arbeiten

Eine detaillierte Liste aller verfügbaren Funktionen von lexoffice finden Sie hier ›

Stephan Wiesner über lexoffice

»Ein Auftrag beginnt bei mir mit der ersten Anfrage. Es folgen meist mehrere Mails, Telefonate, teilweise auch Social Media Chats. Schließlich erstelle ich ein formales Angebot in schriftlicher Form. lexoffice erlaubt es mir Mustertexte zu hinterlegen. Meist ist ein Angebot daher mit wenigen Klicks erstellt.

Nach Abschluss des Projekts kann ich dieses Angebot zur Rechnung wandeln, sodass auch diese mit wenigen Klicks als PDF vorliegt – inkl. Automatischer Benachrichtigung, wenn die Zahlungsfrist verstreicht. Im Dashboard sehe ich somit immer meine aktuellen und geplanten Einnahmen.

Fotograf und YouTuber

„SEHR GUT“ – bestätigt
auch die Fachpresse

Ein großer Vorteil von Cloudlösungen liegt in der Flexibilität. Zusätzliche Arbeitsplätze lassen sich per Knopfdruck hinzufügen und arbeiten kann man mit dem Endgerät, das gerade zur Hand ist: im Büro am PC oder unterwegs mit dem Tablet. (...) Der Service hat über 15 Schnittstellen zu angrenzenden Lösungen wie E-Commerce, E-Rechnungen oder Dokumentenverwaltung. (...) Erst kürzlich ist die Lohnabrechnung Lexoffice Lohn & Gehalt hinzugekommen, die sich optional buchen lässt, aber dann eng mit der Buchhaltung verknüpft ist. (Bericht als PDF anzeigen)
 

CHIP 02/2020, Testsieger

Es wird Beleg-orientiert gearbeitet, wobei die verschiedenen Geschäftsvorgänge dank vorbelegter Aufklappmenüs schnell verarbeitet sind. Das Dashboard informiert laufend über relevante Kennzahlen wie Umsatz, Kontostand oder Umsatzsteuerzahllast. (Bericht als PDF anzeigen)
 

PC Magazin 02/2020, Testsieger

LexOffice Buchhaltung & Berichte ist ein einfach zu bedienender und umfangreich ausgestatteter Cloud-Dienst mit pfiffigen Funktionen.
 

Business&IT 02/2020, Testsieger

LexOffice Buchhaltung & Berichte weist mehr als 15 Schnittstellen zu angrenzenden Lösungen wie etwa E-Commerce, E-Rechnungen oder Dokumentenverwaltung auf. Auch der Cloud-Dienst selbst ist funktional gewachsen: Erst kürzlich ist die Lohnabrechnung LexOffice Lohn & Gehalt hinzugekommen, die sich optional buchen lässt, aber dann eng mit der Buchhaltung verknüpft ist. LexOffice verfügt über eine wunderbar einfach gestaltete Benutzerführung, mit der selbst kaufmännische Einsteiger keine Probleme haben dürften. (Bericht als PDF anzeigen)
 

PCgo 02/2020, Testsieger

Wer als Einsteiger ohne kaufmännische Erfahrung startet, ist mit einem Cloud-Dienst oft besser bedient. Hier wird belegorientiert gearbeitet, ohne klassische Buchungsmaske. Besonders gut hat der Redaktion Lexoffice Buchhaltung & Berichte gefallen: Die Software ist im Wesentlichen selbsterklärend und unterstützt Eingaben durch eine aktive Suchfunktion. (Bericht als PDF anzeigen)
 

FACTS 01/2020, Testsieger

TÜV
GEPRÜFT

Deutschlands 1. Online- Buchhaltung
mit TÜV- geprüftem Datenschutz/
Datensicherheit

grafik-tuev-siegel-001-lexoffice-rechnungsprogramm-buchhaltungssoftware

Ihr Vorteil als Fotograf – Alles an Board
ohne zusätzliches Gewicht!

Screens von lexoffice Rechnungsprogramm und Buchhaltung auf Notebook, Tablet und Smartphones
  • Hohe Zeitersparnis bei Verwaltungsaufgaben (z.B. Monatsrechnungen)
  • Mobiles Arbeiten per App, Smartphone, Tablet oder Notebook (auch Apple Mac)
  • Einfache Bedienung ohne Buchhaltungskenntnisse
  • Finanzen im Blick in einem Programm (Steuern + Rechnungen + Online-Banking + Buchhaltung)
+
  • GoBD testiert und Finanzamt-anerkannt
  • DSGVO Datenschutz-konform und rechtssicheres Arbeiten
  • Vom MarktführerLexware“ mit jahrzehntelanger Erfahrung

Fragen und Antworten (FAQs)

  • Häufig gestellte Fragen
    Was ist das Besondere an lexoffice?
    Seit Beginn der Produktkonzeption und -entwicklung wurden Unternehmen intensiv eingebunden und jede einzelne Funktion auf Alltagstauglichkeit getestet. Wir sind davon überzeugt, dass Buchhaltung einfacher und schneller erledigt werden kann. Unser gemeinsames Ziel: Das beste und innovativste Rechnungsprogramm & Buchhaltungsprogramm für Sie!
    • Finanzen planen und immer wissen, wo man steht - jetzt und in der Zukunft
    • Banküberweisungen tätigen und automatisch offene Zahlungen prüfen
    • Rechnungen, Angebote, Lieferscheine und Auftragsbestätigungen schreiben
    • Eingehende Rechnungen scannen und erfassen - so einfach wie Fotos managen
    Buchhaltung ging nie einfacher und leichter! Überzeugen Sie sich vom Preis-Leistungs-Angebot von lexoffice und verschaffen Sie sich einen Überblick.
  • Häufig gestellte Fragen
    Wie sicher sind die Daten. Erfolgt eine automatische Sicherung?
    Wir setzen höchste Ansprüche, wenn es um die Sicherheit Ihrer Daten geht! Ihre Daten werden in einem deutschen Hochsicherheitsrechenzentrum gespeichert, welches nach den strengsten Richtlinien zertifiziert ist. Einmal am Tag wird eine Vollsicherung Ihrer Daten durchgeführt.
  • Häufig gestellte Fragen
    Wie werden Updates zur Verfügung gestellt? Sind diese kostenfrei?
    Bei lexoffice arbeiten Sie automatisch immer mit der aktuellsten Version von Rechnungen & Finanzen, Buchhaltung & Finanzen, Buchhaltung & Berichte. Wir entwickeln lexoffice kontinuierlich weiter und spielen in kurzen Serviceintervallen Anpassungen und Updates automatisch ein. Davon bemerken Sie in der Regel nichts. Über Inhalt und Art der Änderungen werden Sie natürlich informiert.
  • Häufig gestellte Fragen
    Kann ich lexoffice erweitern?
    Erweitere lexoffice mit zahlreichen Partner-Angeboten und Funktionen wie z.B. Zeiterfassung, Reisekosten, Steuererklärung  oder eCommerce-Systemen. So könne Sie weitere hilfreiche Features nutzen, die Ihnen das Arbeiten zusätzlich erleichtern. Alle Partneranwendungen finden Sie hier.
  • Häufig gestellte Fragen
    Auf welchen Geräten kann lexoffice genutzt werden?
    Keine Installation, kein Handbuch – eine aktive Internetverbindung, ein aktueller Browser und PC, Mac oder Notebook genügen. Mit lexoffice haben Sie Ihre Buchhaltung automatisch immer mit dabei! Mit der lexoffice App für Apple iOS (z.B. iPhone, iPad) oder für Android haben Sie auch von unterwegs alles im Griff. Auch wenn Sie gemeinsam mit Ihrem Steuerberater im Programm arbeiten wollen, können Sie dies jederzeit tun.
  • Häufig gestellte Fragen
    Bin ich vertraglich gebunden?
    Nein sind Sie nicht. Sie können einfach zum Ende jedes Monats Ihren lexoffice Account kündigen. Keine Mindestvertragslaufzeit.    

Weitere Fragen und Antworten finden Sie in den FAQs

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So funktioniert die Buchhaltung für Fotografen

Angebots- und Rechnungsstellung, Kundenverwaltung, Steuererklärung – Fotograf sein ist mehr, als nur Bilder knipsen

Weit mehr als die Hälfte der etwa 39.000 Fotografen in Deutschland sind selbstständig. Gehören auch Sie dazu? Dann wissen Sie, dass ein selbstständiger Fotograf weit mehr können muss, als nur gute Fotos zu schießen. Er ist Geschäftsführer, Ansprechpartner für Kunden und Finanzverwalter in einem. Eine besonders anspruchsvolle Aufgabe ist die Buchhaltung für Fotografen. Diese verwalterische Tätigkeit steht im Gegensatz zu Ihrer kreativen Arbeit. Sie ist jedoch notwendig, um das Tagesgeschäft bewältigen zu können, denn ohne eine ordentliche Buchführung können selbstständige Fotografen ihre Finanzen nicht ordnen und Chaos ist vorprogrammiert. In vielen Fällen ist sie aber auch gesetzlich verpflichtend, da der Staat nur so die zu zahlenden Steuerabgaben errechnen kann.

Welchen Sinn erfüllt die Buchführung für selbstständige Fotografen?

Die meisten Fotografen arbeiten als Einzelunternehmer. Sie vielleicht selbst auch? Wie in jedem Unternehmen fallen hier täglich eine Menge Geschäftsvorfälle an. Es handelt es sich um alle Berührungen des Unternehmenskapitals, darunter:

  • Verbindlichkeiten an Lieferanten und Zulieferer
  • Sonstige Kosten
  • Forderungen an Kunden
  • Wertentwicklungen und Abschreibungen
  • Kontenentwicklungen
  • Alle weiteren Vorgänge, die den Jahresabschluss des Unternehmens beeinflussen

Daneben kommen noch viele weitere Aufgaben zusammen, zum Beispiel müssen Sie als Fotograf Rechnungen stellen. Offiziell müssen diese nur an Unternehmen ausgestellt werden. In der Praxis bestehen aber auch viele Privatkunden darauf.

Um die täglich anfallenden Arbeiten im Bereich der Buchhaltung für Fotografen zu bewältigen, ist eine Software eine sinnvolle Investition. So können Sie sicher sein, dass Sie diese korrekt erledigen. Das bewahrt Sie vor bösen Überraschungen und hohen Steuernachzahlungen. Mit ihr können Sie Ihre Buchführung schnell und selbstständig regeln. Komplizierte Vorgänge werden vereinfacht dargestellt und können leichter bearbeitet werden. Das spart Zeit, die Sie als Fotograf wiederum in andere Bereiche investieren kann:

  • Kundenakquise
  • Jobvor- und Nachbereitung
  • Büroorganisation
  • Fotoshootings
  • Freie Arbeiten

Auf der anderen Seite können Sie langfristig aber auch Geld sparen, zum Beispiel Gebühren für den Steuerberater.

Inhalte und Ziele dieses Ratgebers über die Buchhaltung für Fotografen

Dass Rechnungsstellung und Buchhaltung für Fotografen, die in Selbstständigkeit arbeiten, zum Beruf dazu gehören, wissen Sie jetzt. Wahrscheinlich kennen Sie dies aber auch aus Ihrer eigenen Tätigkeit. Wir von Lexoffice möchten Ihnen nun zeigen, wie Sie die tägliche Herausforderung der Buchhaltung bewältigen können und was sie bei der Rechnungsstellung als Fotograf beachten müssen. Darüber hinaus erfahren Sie, wie Ihnen Softwarelösungen helfen, wie Sie mobil Rechnungen erstellen können und welche rechtlichen Hintergründe Sie beachten müssen.

So kommen Sie schnell zum Inhalt:

Tägliche Aufgaben jenseits der künstlerischen Kreativität – Buch führen sowie Angebote und Rechnungen schreiben als Fotograf

Das Fotografieren ist für die meisten Berufsfotografen mehr als ein Beruf. Es ist ein Ausdruck der eigenen Kreativität und des individuellen Kunstverständnisses. Doch jenseits dieser Tätigkeit muss sich ein selbstständiger Lichtbildner mit organisatorischen Aufgaben beschäftigen. Die Buchhaltung abzuwickeln, Kunden zu akquirieren und das Tagesgeschäft am Laufen zu halten, stellt jedoch viele Fotografen vor große Herausforderungen. Auch wenn sie Meister ihres Fachs sind, haben sie in der Führung eines Unternehmens oft keine Erfahrung. Viele sind daher auf Hilfe von außen angewiesen, zum Beispiel in Form von Steuer- und Finanzberatern. Vielleicht geht es Ihnen auch so? Sie möchten aber ungern viel Geld für externe Berater ausgeben? Dann ist unsere Buchhaltungssoftware die Lösung für Sie: Diese kann Ihnen nämlich ebenfalls den Geschäftsalltag vereinfachen.

Die buchhalterischen Tätigkeiten eines Freiberuflers sind vielfältig. Unter anderem gehört dazu die Angebots- und Rechnungserstellung –
für die meisten Fotografen eher lästige, aber notwendige Aufgaben. Im Folgenden haben wir daher die wichtigsten Fakten zusammengefasst, damit Ihnen das Schreiben von Angeboten und Rechnungen in Zukunft leichter von der Hand geht.

Schnell und einfach Angebote erstellen

Die Angebotserstellung dürfte Ihnen keine Schwierigkeiten bescheren, wenn Sie auf diese Faktoren achten:

  • Auftrag: Beschreiben Sie, um was es bei dem Auftrag geht, zum Beispiel Portraitfotos.
  • Zeitraum: Im Angebot sollte festgelegt sein, für welchen Zeitraum dieses gilt.
  • Nutzungsrechte: Stellen Sie klar, wer die Bilder für welche Zwecke nutzen darf.
  • Leistung: Eine Leistungsbeschreibung mit einer groben Preiskalkulation darf im Angebot nicht fehlen. Dieser Preis sollte sich nicht zu stark von dem abheben, den Sie dann letztendlich in Ihrer Rechnung stellen. Zu starke Abweichungen zwischen Angebots- und Rechnungspreis könnte zu Unmut bei Ihren Kunden führen und Sie unseriös wirken lassen.

Natürlich müssen Sie als Fotograf nicht für jeden Auftrag ein Angebot verfassen. Privatpersonen buchen oft ein Fotoshooting, nachdem sie sich mündlich nach dem Preis erkundigt haben. Ausführliche Angebotsschreiben müssen Sie in der Regel nur bei Anfragen von Unternehmen und großen Aufträgen verfassen.

Gesetzlich korrekte Rechnungen schreiben als Fotograf

Weitaus wichtiger als das Angebot ist eine ordentliche Rechnungsstellung. Sie ist…

  1. eine schriftliche Information für den Kunden über die anfallenden Kosten.
  2. hilfreich für die Buchhaltung des Kunden.
  3. wichtig für die eigene Buchhaltung zur Kontierung und zur Erstellung des Jahresabschlusses.
  4. entscheidend dafür, dass Beträge einfacher zugeordnet werden können.

Wenn Sie Rechnungen für Fotoshootings erstellen, sollten Sie stets einheitliche Rechnungsvorlagen verwenden. Das ist zum einen für Stammkunden hilfreich, zum anderen erleichtert es Ihnen die Buchung der jeweiligen Beträge, da Sie immer den Überblick behalten. Wie bereits erwähnt, müssen Sie als Fotograf nicht immer eine Rechnung schreiben. Verpflichtend notwendig ist es nur, wenn es sich bei dem Kunden um ein Unternehmen handelt. Üblicherweise ist für einen Privatkunden eine Quittung ausreichend. Wenn sie rechtlich aber auf der sicheren Seite sein möchten, sollten Sie auch hier eine Rechnung ausstellen.

Das Schreiben von Rechnungen ist ein wichtiger Bestandteil der Buchhaltung. Nur so können Sie Forderungen richtig buchen und letztlich einen korrekten Jahresabschluss erstellen. Wenn Fotografen Rechnungen richtig schreiben und ordnen, sparen sie sich viel Arbeit, denn

… mangelhafte Rechnungen werden vom Kunden beanstandet und müssen neu erstellt werden.

… fehlende oder unsortierte Rechnungen müssen zur Erstellung des Jahresabschlusses neu verfasst bzw. geordnet werden.

Achten Sie also unbedingt darauf, dass Sie Ihre Rechnungen korrekt verfassen und nicht nur Ihrem Kunden zukommen lassen, sondern eine Kopie in den eigenen Dokumenten verwahren.

Der Beruf des selbstständigen Fotografen ist generell ein sehr unbeständiger. Etwa ein Viertel von ihnen arbeitet sieben Tage in der Woche:

Grafische Übersicht: An wievielen Tagen arbeiten Fotografen in der Woche

Rechnungen schreiben Fotografen üblicherweise am Abend oder am Wochenende. Gleiches gilt generell für die gesamte Buchhaltung. Diese Fakten, die sich aus zahlreichen Umfragen ergeben haben, zeigen, dass Ihr Beruf zwar alles andere als regelmäßig ist, er erlaubt Ihnen als Fotograf aber auch ein hohes Maß an Selbstbestimmtheit.

Sie haben mit dem Schreiben von Rechnungen noch Ihre liebe Not? Keine Panik, im Folgenden möchten wir näher auf die Erstellung einer solchen eingehen und Ihnen damit zukünftig unter die Arme greifen. Sie erfahren, welche Pflichtangaben enthalten sein müssen und wie eine Musterrechnung aussehen kann. Außerdem finden Sie Tipps zu Buchhaltung und Steuererklärung.

Auf das sollten Sie achten, wenn Sie als Fotograf eine Rechnung schreiben

Das Schreiben einer Rechnung ist kein Hexenwerk, es gibt aber verschiedene Dinge, die Sie dabei beachten müssen. So muss zum Beispiel jedes Dokument üblicherweise die folgenden Pflichtangaben beinhalten:

  • Ihren Namen und Ihre Anschrift
  • Name und Anschrift des Rechnungsempfängers
  • Steuernummer
  • Rechnungsnummer
  • Ausstellungsdatum
  • Datum, an dem die Dienstleistung erbracht wurde
  • Beschreibung der Leistung
  • Rechnungsbetrag sowohl brutto als auch netto mit Steuersatz
Fotograf kalkuliert seine Preise für eine Rechnung mit Taschenrechner

Diese Dinge müssen obligatorisch auf jedem Dokument zu finden sein. Darüber hinaus können Sie noch weitere Daten hinzufügen, beispielsweise

  • Fristen
  • Kundennummer
  • Produktnummer
  • Ihre Bankverbindung
  • Kontaktdaten wie E-Mail-Adresse oder Telefonnummern

Daneben sollten Sie gewisse Formalitäten einhalten und sich um ein ansprechendes Rechnungsdesign bemühen. Wie große Unternehmen auch haben Kleinunternehmer sowie Freiberufler und selbstständige Fotografen häufig ein eigenes Logo. Dieses können Sie integrieren, wenn Sie als Fotograf eine Rechnung schreiben. Dadurch bleiben Sie dem Kunden länger im Gedächtnis und die Wahrscheinlichkeit steigt, dass Sie bei künftigen Anlässen wieder gebucht werden. Schriftarten, Formen und Farben sollten einheitlich und schlicht gehalten sein. Zu diesem Zwecke erstellen Sie am besten eine Musterrechnung, die Sie immer wieder für die Rechnungsstellung verwenden. Durch die Verwendung des immer gleichen Rechnungsdesigns finden Sie selbst und Mitarbeiter oder Steuerberater sich besser in den Dokumenten zurecht. Das erleichtert die Buchhaltung.

Darum ist eine korrekte Rechnungserstellung so wichtig

Rechnungen, auf denen Pflichtangaben fehlen oder die die formalen Voraussetzungen nicht erfüllen, werden vom Finanzamt oft nicht anerkannt. Dann müssen Sie das Dokument noch einmal nachbearbeiten, was natürlich zusätzlich Zeit und Arbeit in Anspruch nimmt. Eine inkorrekte Rechnung ist darüber hinaus oft ein Grund für Kunden, die Zahlung zu verzögern. Das kann für Sie im schlimmsten Fall zu Liquiditätsschwierigkeiten führen. Auf jeden Fall werden Ihnen unsauber formulierte Schriftstücke vermeidbaren Stress aufbürden. Achten Sie deshalb darauf, dass Sie alle Pflichtangaben berücksichtigt haben.

Rechnungsvorlage für Fotografen erstellen

Eine Rechnungsvorlage kann schon eine immense Arbeitserleichterung für Sie sein. Eine Musterrechnung für Fotografen sollte so gestaltet sein, dass Sie diese immer wieder verwenden können, ohne sie jedes Mal wieder groß bearbeiten zu müssen. Der Rechnungsaufbau sollte daher einheitlich und rechtskonform sein. Ganz oben oder am unteren Ende der Seite können Sie beispielsweise Ihr Logo integrieren. Auf der oberen Hälfte sollten zudem Ihr Name und Ihre Anschrift sowie die Daten Ihres Auftraggebers stehen. Es folgen eine detaillierte Leistungsbeschreibung und der fällige Betrag. Am Ende der Rechnung stehen weitere Angaben wie Steuernummer etc. Alle weiteren Daten können Sie frei nach Ihren Vorlieben gestalten. Die Musterrechnung speichern Sie ab und verwenden Sie für jede Rechnung. Alternativ können Sie auch unsere Rechnungsvorlage für Fotografen verwenden. Sie finden diese in verschiedenen Ausführungen:

  • Reguläre Musterrechnung mit allen notwendigen Pflichtangaben.
  • Umsatzsteuerbefreite Vorlage für Kleinunternehmer, die nach §19 des Umsatzsteuergesetzes keine Umsatzsteuer zahlen müssen. Die entsprechenden Angaben fehlen in der Musterrechnung.
  • Bei Rechnungen bis 250 Euro fallen verschiedene Angaben wie Liefer- und Leistungsdaten weg. Diese Rechnungsvorlage für Fotografen ist entsprechend angepasst.

Tipp: So viel können Sie für fotografische Dienstleistungen in Rechnung stellen

Sind Sie noch nicht lange im Geschäft und unsicher, was Sie für ein Fotoshooting verlangen können? Besonders als Hobbyfotograf oder Neueinsteiger sollten Sie sich an den branchenüblichen Preisen orientieren.
Umfragen zeigen, dass die Forderungen von Fotografen für ein Shooting stark variieren. Wichtigste Komponenten für die Zusammensetzung der Rechnungssumme sind:

  • Honorar, also Ihr persönlicher Stundenlohn
  • Höhe der Nebenkosten
  • Gesamtaufwand inklusive Vorbereitung, Anreise, Shooting und Nachbereitung
  • Art und Umfang der Nutzungsrechte

Die teilweise sehr stark variierenden Honorarvorstellungen sind vor allem durch unterschiedliche Kalkulationsmethoden zu erklären. Während die meisten Fotografen diese aus dem Bauch heraus treffen, können Sie dafür auch Tabellen und Kalkulationshilfen verwenden.

Infografik: WIe berechne ich mein Honorar als Fotograf?

Wie viel Honorar Sie als Fotograf für ein Fotoshooting verlangen können, lässt sich pauschal nicht sagen, denn es hängt von vielen verschiedenen Faktoren ab:

  • Qualifikation: Sind Sie Berufsfotograf oder Amateur?
  • Referenzen: Welche Vorkenntnisse und vorherigen Aufträge können Sie vorweisen?
  • Portfolio: Mit einem guten und professionellen Portfolio können Sie ein höheres Honorar verlangen.
  • Erfahrung: Erfahrene Fotografen werden oft besser bezahlt als Neulinge, die sich noch keinen Namen gemacht haben.

Nutzen Sie diese 4 Faktoren, um sich für Ihr Honorar einzuordnen und erkundigen Sie sich bei Branchen-Kollegen, was diese in der Regel verlangen.

Prozesse vereinfachen – Unser Rechnungsprogramm für Fotografen

Sie wünschen sich mehr Durchblick und Kontrolle bei der Rechnungsstellung? Buchhalterische Tätigkeiten sind eine absolute Herkulesaufgabe für Sie? Wir bieten Ihnen mit lexoffice ein Programm für Unternehmer und Freiberufler, mit dem Sie alle Aspekte der Rechnungsstellung und der Buchhaltung im Allgemeinen bearbeiten können. Da es sich bei lexoffice um eine Cloudlösung handelt, eignet sie sich hervorragend als Buchhaltungssoftware für Fotografen. Denn in Ihrem Beruf sind Sie ständig unterwegs und auf Kundenterminen – eine Lösung, die Sie mobil von überall nutzen können, ist daher sicher ideal für Sie. Mit unserer Unternehmenssoftware können Sie Rechnungen unmittelbar vor Ort ausfüllen. Gleichzeitig vereinfacht sie die Buchhaltung, indem sie direkt alle Buchungen für die jeweiligen Geschäftsvorfälle erstellt. Und ein weiteres Plus: Wenn Sie mit einem Steuerberater zusammenarbeiten, können Sie ihm die Daten per DATEV-Schnittstelle direkt übermitteln. Ganz einfach per Knopfdruck.

Die Funktionen unserer Buchhaltungssoftware für Fotografen für Sie zusammengefasst:

  • Organisation und Verwaltung des gesamten Auftragsverlaufs
  • Formulieren von Angeboten, Rechnungen und Mahnungen
  • Verknüpfung von Arbeitsschritten
  • Optimierung von Arbeitsprozessen
  • Zeiteinsparungen durch effektiveres Arbeiten
  • Automatisches Korrigieren von finanzrechtlichen Fehlern oder doppelt vergebenen Auftragsnummern
  • Berücksichtigung aktueller Gesetzestexte
  • Updates halten die Software auf dem neuesten steuerrechtlichen Stand

So kann Ihnen unsere Buchhaltungssoftware als selbstständiger Fotograf oder Freelancer helfen

Stellen Sie sich vor, Sie erhalten die Anfrage für ein Fotoshooting. Wie gewohnt, erstellen Sie ein Angebot und schicken dieses an den Kunden. Nachdem dieser das Angebot akzeptiert hat, begeben Sie sich zum ausgemachten Termin. Vor Ort fällt dem Kunden aber ein, dass er doch mehr Fotos benötigt, als ursprünglich vereinbart war. Mithilfe unseres Programms für Fotografen können Sie das Angebot problemlos ändern und die entsprechende Rechnung einfach ausdrucken. Das spart Ihnen viel Zeit, da Sie sie nicht im Nachhinein verschicken müssen. Die geänderte Auftragsstellung wird im System direkt gespeichert und für alle Dokumente und Dateien verwendet. Unsere Rechnungssoftware für Fotografen eignet sich für alle Betriebssysteme und besonders für iOS, welches gerne von Fotografen genutzt wird, da es sich für die Bildbearbeitung sehr gut eignet. Sie haben im Nachhinein also keine zusätzliche Arbeit.

Die Vorteile unserer Software im Überblick

Wir haben alle Vorteile unserer Software noch einmal zusammengefasst:

  • Alle Funktionen der Rechnungsverwaltung und Buchhaltung
  • Mobiler Steuerberater
  • Automatische Erstellung aller Buchungen einer Rechnung
  • Angebots- und Rechnungsstellung inklusive Mahnwesen
  • Integriertes Online-Banking
  • Nutzbar mit allen Betriebssystemen inklusive Windows, iOS und Android
  • Keine Installation nötig, da Online-Bereitstellung aller Softwarelösungen
  • Keine Mindestvertragslaufzeit

Um herauszufinden, ob unser Produkt für Sie das richtige Programm ist, können Sie sich zunächst die kostenlose Testversion unserer Buchhaltungssoftware für Fotografen herunterladen.

Rechnungen erstellen, Kunden verwalten und Angebote schreiben – Fotografen können sich über diese Funktionen der Software freuen

Wie bereits erwähnt, ist die Rechnungssoftware lexoffice hervorragend für Fotografen geeignet. Im Folgenden möchten wir Ihnen nun zeigen, welche Funktionen genau unsere Software enthält.

Angebote schreiben als Fotograf

Nach einer Kundenanfrage ist die Angebotserstellung Ihr erstes Todo. Legen Sie dem Kunden darin die Preise für eine Leistung dar. Dies sollten Sie stets in schriftlicher Form vorlegen, damit Sie bei Problemen rechtlich auf der sicheren Seite sind. Wenn der Kunde Sie bucht, ohne dass Sie ihm ein Angebot unterbreitet haben, sollten Sie zumindest eine Auftragsbestätigung schicken. Für ein einheitliches und professionelles Design Ihrer Dokumente können Sie unsere kostenlose Angebotsvorlage verwenden.

Nachdem Sie das Angebot geschrieben haben und das Fotoshooting vorbei ist, müssen Sie eine Rechnung erstellen. Wie bereits gezeigt, funktioniert das mit unserem Programm in Verbindung mit unserer kostenlosen Vorlage ganz einfach. Die Software bietet Fotografen außerdem die Möglichkeit, Serienrechnungen zu erstellen. Dabei handelt es sich um immer wiederkehrende Rechnungen. Darüber hinaus können Fotografen ihre Dokumente verwalten. Die Software zeigt, wann Forderungen bezahlt wurden, welche noch offen sind und wann eine Mahnung geschickt werden sollte. Das integrierte Mahnwesen hilft Ihnen dabei, schneller an Ihr Geld zu kommen.

Buchhalterische Aufgaben erledigen

Neben diesen Standardfunktionen des Rechnungsprogramms können Sie mit unserer Software auch weitere buchhalterische Aufgaben erledigen. Das ist wichtig, da Sie als freiberuflicher oder selbstständiger Fotograf ebenfalls bis zu einem gewissen Grad eine Buchhaltung führen müssen. Drei wesentliche rechtliche Unterschiede zwischen den beiden Formen sind:

Das Rechnungsprogramm von lexoffice eignet sich sowohl für Freiberufler als auch für Selbstständige. Fotografen können ihre Einnahmen-Überschuss-Rechnung ebenso damit anfertigen wie ihre komplette Buchführung. Des Weiteren können Fotografen ihre Abschreibungen erfassen. So können unter anderem Fotokameras und Zubehör abgeschrieben werden. Weitere nützliche Funktionen sind:

    • Umsatzsteuer: Selbstständige Fotografen können ihre Umsatzsteuer-Voranmeldung abwickeln.
    • Kassenbuch: Mit unserer Software führen Fotografen dieses wie ein Buchhaltungsprofi.
    • Belegerfassung: Mobiles Arbeiten ist für Fotografen unerlässlich. Mit unserer Cloudlösung erfassen und scannen Sie Belege überall.
    • Zahlungen: Verwalten Sie schnell und einfach Ihre Zahlungsein- und -ausgänge
    • Planungssicherheit: Letztlich hilft unsere Software Ihnen in vielen Bereichen, zum Beispiel bei der Liquiditätsplanung.
    Fotografin vereinbart ein Angebot

    Kunden verwalten als Fotograf

    Ein Lichtbildner ist in der Regel kein einfacher Dienstleister, der eine Leistung erbringt und wieder verschwindet. Er muss sich vielmehr in den Kunden hineinversetzen und dessen Bedürfnisse sowie seine Wünsche erkennen. Nur so kann er die passenden Fotos für jeden einzelnen Kunden schießen. Bei einer kreativen Aufgabe wie dieser kann sich der Fotograf einzig auf seine persönliche Kreativität und seine Kamera verlassen. Dennoch kann unsere Software eine wichtige Stütze sein, wenn Sie Ihre Kundendaten verwalten möchten. Mit lexoffice haben Sie diese immer parat, können auf Auftragsänderungen und Wünsche jederzeit reagieren, zum Beispiel wenn sich ein Kunde erweiterte Nutzungsrechte wünscht oder sich etwas bezüglich Ihres Honorars ändert.

    Online-Buchhaltung für Fotografen – bequem von unterwegs aus arbeiten

    Der größte Vorteil von lexoffice liegt darin, dass es das mobile Arbeiten unterstützt. Das unterstreicht die Nützlichkeit für Fotografen, die einen großen Teil ihrer Arbeitszeit außer Haus verbringen. Sie profitieren bei lexoffice von einer Online-Buchhaltung, die Ihnen alle Funktionen via Cloud zu Verfügung stellt.

    So können Sie Angebote und Rechnungen direkt vor Ort beim Kunden verfassen. Das spart nicht nur Zeit, sondern vereinfacht auch den üblichen Geschäftsweg, bei dem Rechnungen per Mail oder Brief hin und her gesendet werden. Der Kunde kann die Dokumente vor Ort prüfen und auf Fehler oder Missverständnisse, beispielsweise hinsichtlich des Honorars, direkt hinweisen. Das geht schneller, schont die Nerven und verhindert unnötigen Papierkram.

    Des Weiteren erleichtert eine Online-Buchhaltung das Arbeiten in Bus und Bahn oder auf längeren Geschäftsreisen. Mithilfe der Cloud können Sie immer und überall mit dem Rechnungsprogramm auf Ihre Daten zugreifen, Ihre Buchungen online vornehmen oder andere verwaltungstechnische Aufgaben erledigen. Durch die vielen unterschiedlichen Funktionen haben Sie Ihr mobiles Büro immer dabei.

    Die Vorteile der mobilen Online-Buchhaltung für Fotografen im Überblick:

    • Arbeiten von unterwegs aus möglich (Geschäftsreisen, Bahnfahrt etc.)
    • Ständige Verfügbarkeit aller Daten
    • Zeiteinsparung durch Bearbeitung von Rechnungen und Aufträgen beim Kunden
    • Unnötiger Papierkram kann verhindert werden, da alle Daten online abrufbar sind
    • Verwaltungstechnische Aufgaben können jederzeit erledigt werden
    • Prozesse können vereinfacht werden

    Ein Beispiel:
    Sie erhalten eine kurzfristige Anfrage für ein Fotoshooting. Um rechtzeitig zum Termin zu erscheinen, müssen Sie sich sofort auf den Weg machen. Sie steigen in die Bahn und können mit der Online-Buchhaltung von lexoffice während der Fahrt alle buchhalterischen Aufgaben für die Anfrage erledigen. Sie erstellen einen neuen Auftrag und bereiten bereits die Rechnung vor.
    Während des Termins wird Ihnen schnell klar, dass die kalkulierte Arbeitszeit nicht ausreicht. Vor Ort bearbeiten Sie gemeinsam mit dem Kunden den bereits erstellten Auftrag und passen die Rechnung an. Der Kunde kontrolliert alle Daten und Sie schicken ihm das Dokument direkt per Mail zu.
    Auf der Rückfahrt können Sie alle noch ausstehenden buchhalterischen Aufgaben zu diesem Auftrag bearbeiten, inklusive Erstellung aller Buchungen. Wieder zurück im Büro fallen nun keine weiteren Verwaltungstätigkeiten an und Sie können darauf warten, dass der Kunde die fällige Zahlung tätigt.

    So erstellt ein Fotograf eine Rechnung für sein Kleingewerbe

    Der Großteil aller Fotografen in Deutschland gehört zu den Kleinunternehmern und hat ein Kleingewerbe angemeldet. Die sog. Kleinunternehmerregelung vereinfacht für Unternehmer, die nur geringe Umsätze erwirtschaften, das Umsatzsteuerrecht. Fotografen können dann wählen, ob sie quasi wie Nicht-Unternehmer behandelt werden. Das bedeutet, dass Kleinunternehmer zwar dem Umsatzsteuergesetz unterliegen, die Steuer aber nicht vom Finanzamt erhoben wird. Fotografen, die diese Regelung anwenden, müssen keine Umsatzsteuer ausweisen oder abführen. Allerdings sind sie dafür vom Vorsteuerabzug, den sie bei Rechnungen von anderen Unternehmen geltend machen könnten, ausgeschlossen.

    Unter die Kleinunternehmerregelung fallen Sie ebenfalls, wenn…

    … Ihr Umsatz im Vorjahr 17.500 Euro nicht überstiegen hat.
    … Ihr Umsatz im laufenden Jahr voraussichtlich nicht mehr als 50.000 Euro betragen wird.

    Bevor Sie festlegen, ob die sog. Kleinunternehmerregelung bei Ihnen Anwendung finden kann, sollten Sie jedoch prüfen, ob Sie Gewerbetreibender, Freiberufler oder doch freier Mitarbeiter sind. Das stellt im Zweifel ein Gutachter fest. Bei der Fotografie spielt hier vor allem die Frage eine Rolle, ob Sie Bilder zu künstlerischen Zwecken schießen oder nicht.

    1. Gewerbetreibender
      Er muss sich beim Gewerbeamt anmelden und dementsprechend Gewerbesteuer zahlen. Er ist außerdem zur Buchführung verpflichtet.
    2. Freiberufler
      Er hat einige Vorteile. So muss er keine Bilanz anfertigen, es reicht, wenn er eine EÜR einreicht. Er hat in der Regel eine Vielzahl ständig wechselnder Auftraggeber. In diese Kategorie fallen Sie, wenn Ihre Bilder einen künstlerischen Hintergrund besitzen.
    3. Freelancer
      Ein Freelancer oder freier Mitarbeiter ist über einen längeren Zeitraum für ein (einziges) Unternehmen tätig. Für ihn gelten ähnliche Bestimmungen wie für den Freiberufler.

    Interessant sind vor allem die Unterschiede zwischen Freiberufler und Gewerbetreibendem:

    Freiberufler Gewerbetreibender
    Angemeldetes Gewerbe? Nein Ja
    Mitglied Handelskammer? Nein Ja
    Steuererklärung? Einnahmen-Überschuss-Rechnung Pflicht zur Buchführung

     

    Wenn Sie als Fotograf eine Rechnung für Ihr Kleingewerbe schreiben, so müssen Sie dort nach §19 des UStG keine Umsatzsteuer hinzufügen. Dafür müssen Sie jedoch am Ende der Rechnung darauf hinweisen, dass Sie keine Umsatzsteuer ausweisen, weil Sie Kleinunternehmer sind.
    Fügen Sie dann eine der folgenden Formulierungen ein:

    „Gemäß § 19 UStG enthält der Rechnungsbetrag keine Umsatzsteuer.“

    „Im ausgewiesenen Rechnungsbetrag ist gemäß § 19 UStG keine Umsatzsteuer enthalten.“

    „Als Kleinunternehmer im Sinne von § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“

    Künstlerische Tätigkeit und Hobbyfotografen – das müssen Sie außerdem wissen

    Diagramm prozentualer Anteil Gewerbetreibender und künstlerisch Tätiger unter Fotografen

    Für Sie als Fotograf hat es einige Vorteile, wenn Sie kein Gewerbe anmelden müssen. Denn dann zahlen Sie keine Gewerbesteuer und sind von der Buchführungspflicht befreit. Das ist dann möglich, wenn Ihren Fotografien ein künstlerischer Zweck zugesprochen wird. In diesem Fall steht der kommerzielle Erfolg nicht im Vordergrund.

    Beispiel künstlerischer Zweck: Sie fahren in die Natur und machen dort eine Aufnahme vom Sonnenuntergang über einem See. Diese stellen Sie in Ihrem Atelier aus, wo sich ein Kunstliebhaber dafür interessiert und Ihnen 300 Euro für die Aufnahme gibt.

    Beispiel gewerblicher Zweck: Sie erhalten von einem Unternehmen den Auftrag, mehrere Mitarbeiter für die Firmenhomepage zu fotografieren. Für diesen Auftrag erhalten Sie 500 Euro.

    Nicht immer sind die Grenzen zwischen künstlerischem und gewerblichem Zweck so klar definiert. Sie können sich jedoch daran orientieren, dass es sich um Kunst handelt, wenn Sie eine Fotografie anfertigen, ohne dass diese zuvor beauftragt wurde. Hochzeits- und Portraitfotografen etc. sind also nie Freiberufler. Im Zweifelsfall wird das Finanzamt einen Gutachter beauftragen, der Ihre Tätigkeit bewertet. Als Freiberufler können Sie in Bezug auf die Rechnungstellung ebenfalls die Kleinunternehmerregelung anwenden genau wie Fotograben mit Kleingewerbe.

    Als Hobbyfotograf zählen Sie, wenn Sie nur in Ihrer Freizeit fotografieren. Solange dabei keine klare Gewinnabsicht vorliegt, spricht das Finanzamt von Liebhaberei. Sie dürfen aber auch dann kleine Summen verdienen. Wenn Sie zum Beispiel Familienfotos für einen Freund schießen und dieser Ihnen am Ende des Tages 50 Euro zusteckt, wird dies nicht als Gewinnabsicht ausgelegt.

    Regelung für Kleinstbetragsrechnungen

    Die gesetzlichen Regelungen sind für Freiberufler und Gewerbetreibende in Bezug auf das Erstellen von Rechnungen gleich. Hobbyfotografen dürfen als Privatperson ebenso eine Rechnung schreiben. Dann entfallen Rechnungs- und Steuernummer.
    Eine veränderte Rechtslage gibt es für sogenannte Kleinstbetragsrechnungen, also Beträge unter 250 Euro. Dann sind die folgenden Angaben auf dem Dokument ausreichend:

    • Ihr Name und Ihre Anschrift
    • Ausstellungsdatum
    • Bezeichnung der erbrachten Leistung
    • Der zu zahlende Betrag
    • Hinweis auf eine Steuerbefreiung beziehungsweise der anzuwendende Steuersatz

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