Tägliche Aufgaben jenseits der künstlerischen Kreativität – Buch führen sowie Angebote und Rechnungen schreiben als Fotograf
Das Fotografieren ist für die meisten Berufsfotografen mehr als ein Beruf. Es ist ein Ausdruck der eigenen Kreativität und des individuellen Kunstverständnisses. Doch jenseits dieser Tätigkeit muss sich ein selbstständiger Lichtbildner mit organisatorischen Aufgaben beschäftigen. Die Buchhaltung abzuwickeln, Kunden zu akquirieren und das Tagesgeschäft am Laufen zu halten, stellt jedoch viele Fotografen vor große Herausforderungen. Auch wenn sie Meister ihres Fachs sind, haben sie in der Führung eines Unternehmens oft keine Erfahrung. Viele sind daher auf Hilfe von außen angewiesen, zum Beispiel in Form von Steuer- und Finanzberatern. Vielleicht geht es Ihnen auch so? Sie möchten aber ungern viel Geld für externe Berater ausgeben? Dann ist unsere Buchhaltungssoftware die Lösung für Sie: Diese kann Ihnen nämlich ebenfalls den Geschäftsalltag vereinfachen.
Die buchhalterischen Tätigkeiten eines Freiberuflers sind vielfältig. Unter anderem gehört dazu die Angebots- und Rechnungserstellung –
für die meisten Fotografen eher lästige, aber notwendige Aufgaben. Im Folgenden haben wir daher die wichtigsten Fakten zusammengefasst, damit Ihnen das Schreiben von Angeboten und Rechnungen in Zukunft leichter von der Hand geht.
Schnell und einfach Angebote erstellen
Die Angebotserstellung dürfte Ihnen keine Schwierigkeiten bescheren, wenn Sie auf diese Faktoren achten:
- Auftrag: Beschreiben Sie, um was es bei dem Auftrag geht, zum Beispiel Portraitfotos.
- Zeitraum: Im Angebot sollte festgelegt sein, für welchen Zeitraum dieses gilt.
- Nutzungsrechte: Stellen Sie klar, wer die Bilder für welche Zwecke nutzen darf.
- Leistung: Eine Leistungsbeschreibung mit einer groben Preiskalkulation darf im Angebot nicht fehlen. Dieser Preis sollte sich nicht zu stark von dem abheben, den Sie dann letztendlich in Ihrer Rechnung stellen. Zu starke Abweichungen zwischen Angebots- und Rechnungspreis könnte zu Unmut bei Ihren Kunden führen und Sie unseriös wirken lassen.
Natürlich müssen Sie als Fotograf nicht für jeden Auftrag ein Angebot verfassen. Privatpersonen buchen oft ein Fotoshooting, nachdem sie sich mündlich nach dem Preis erkundigt haben. Ausführliche Angebotsschreiben müssen Sie in der Regel nur bei Anfragen von Unternehmen und großen Aufträgen verfassen.
Gesetzlich korrekte Rechnungen schreiben als Fotograf
Weitaus wichtiger als das Angebot ist eine ordentliche Rechnungsstellung. Sie ist…
- eine schriftliche Information für den Kunden über die anfallenden Kosten.
- hilfreich für die Buchhaltung des Kunden.
- wichtig für die eigene Buchhaltung zur Kontierung und zur Erstellung des Jahresabschlusses.
- entscheidend dafür, dass Beträge einfacher zugeordnet werden können.
Wenn Sie Rechnungen für Fotoshootings erstellen, sollten Sie stets einheitliche Rechnungsvorlagen verwenden. Das ist zum einen für Stammkunden hilfreich, zum anderen erleichtert es Ihnen die Buchung der jeweiligen Beträge, da Sie immer den Überblick behalten. Wie bereits erwähnt, müssen Sie als Fotograf nicht immer eine Rechnung schreiben. Verpflichtend notwendig ist es nur, wenn es sich bei dem Kunden um ein Unternehmen handelt. Üblicherweise ist für einen Privatkunden eine Quittung ausreichend. Wenn sie rechtlich aber auf der sicheren Seite sein möchten, sollten Sie auch hier eine Rechnung ausstellen.
Das Erstellen von Rechnungen ist ein wichtiger Bestandteil der Buchhaltung. Nur so können Sie Forderungen richtig buchen und letztlich einen korrekten Jahresabschluss erstellen. Wenn Fotografen Rechnungen richtig schreiben und ordnen, sparen sie sich viel Arbeit, denn
… mangelhafte Rechnungen werden vom Kunden beanstandet und müssen neu erstellt werden.
… fehlende oder unsortierte Rechnungen müssen zur Erstellung des Jahresabschlusses neu verfasst bzw. geordnet werden.
Achten Sie also unbedingt darauf, dass Sie Ihre Rechnungen korrekt verfassen und nicht nur Ihrem Kunden zukommen lassen, sondern eine Kopie in den eigenen Dokumenten verwahren.
Der Beruf des selbstständigen Fotografen ist generell ein sehr unbeständiger. Etwa ein Viertel von ihnen arbeitet sieben Tage in der Woche:
Rechnungen schreiben Fotografen üblicherweise am Abend oder am Wochenende. Gleiches gilt generell für die gesamte Buchhaltung. Diese Fakten, die sich aus zahlreichen Umfragen ergeben haben, zeigen, dass Ihr Beruf zwar alles andere als regelmäßig ist, er erlaubt Ihnen als Fotograf aber auch ein hohes Maß an Selbstbestimmtheit.
Sie haben mit dem Schreiben von Rechnungen noch Ihre liebe Not? Keine Panik, im Folgenden möchten wir näher auf die Erstellung einer solchen eingehen und Ihnen damit zukünftig unter die Arme greifen. Sie erfahren, welche Pflichtangaben enthalten sein müssen und wie eine Musterrechnung aussehen kann. Außerdem finden Sie Tipps zu Buchhaltung und Steuererklärung.