Im Fokus des Bürokratieentlastungsgesetzes III, das das Bundeskabinett am 18.09.2019 verabschiedet hat, liegt die Entbürokratisierung des Steuerrechts. Das Gesetz betrifft damit natürlich auch Unternehmer und Gewerbetreibende aller Art bzw. deren Umgang mit gesetzlichen Aufbewahrungsfristen von Rechnungen, Buchungsbelegen, Kontoauszügen, Lohnunterlagen usw.
Doch wie sieht es mit der Aufbewahrungspflicht für elektronische Steuerunterlagen aus? Trotz Digitalisierung und IT-Vernetzung sind auch Firmenrechner vor einer großen Dokumenten-Flut nicht geschützt. Klar, elektronische Buchführung für Bilanzen, Lohnaufzeichnungen und Co. ist praktisch, doch kann sich über die Jahre eine unschätzbare Datenmenge ansammeln, in der eine Orientierung oft schwerfällt. Und es werden immer mehr – Jahresabschluss um Jahresabschluss.
Das ändert sich mit dem neuen Gesetzesentwurf
Ausgehend von der Digitalisierung hat die Bundesregierung mit dem neuen Bürokratieentlastungsgesetz III, Artikel 3, § 147 Abgabenordnung auf diese wachsenden Veränderungen reagiert. Die wichtigsten Informationen zur Aufbewahrungspflicht elektronischer Steuerunterlagen zusammengefasst:
Was bleibt:
Die Finanzverwaltung hat auch weiterhin das Recht, jederzeit Einsicht in alle Steuerdaten zu verlangen, die mit Hilfe eines Datenverarbeitungssystems erstellt worden sind. Außerdem darf eine maschinelle Auswertung via Datenträger oder ähnlichem eingefordert werden.
Was sich ändert:
Alle elektronischen Steuerunterlagen mussten bisher selbst bei einem Wechsel der Datenverarbeitungssoftware über einen Zeitraum von zehn Jahren archiviert werden. In Zukunft genügt es, wenn Steuerpflichtige lediglich fünf Jahre nach Systemwechsel oder Datenauslagerung die Steuerunterlagen vorzeigen können. So müssen Sie Ihre Daten, die Sie noch mit einem alten Programm angelegt haben, nach einem Umstieg auf lexoffice ab sofort nicht mehr ewig aufheben und können nach Ablauf schon bald Platz für Neues schaffen!
