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Tappen Sie nicht in die GoBD-Falle!

Erfüllt Ihre Buchhaltung die neuen GoBD Vorgaben?

Stichtag: 1.1.2017

Die letzte Übergangsfrist der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung von Büchern (kurz: GoBD) endet. Bei Missachtung müssen Sie mit empfindlichen finanziellen Nachteilen rechnen. Schon formale Fehler reichen aus, damit Ihre Buchführung wegen Nichtkonformität verworfen wird. Die steuerrelevanten Summen werden dann geschätzt.

Vorsicht: Mit Excel und Word tappen Sie in die GoBD-Falle! Denn Word und Excel erfüllen nicht die Anforderungen der GoBD.

Was bedeuten die GoBD?

Die GoBD, also die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff, betrifft sämtliche steuerlich relevanten Dokumente. Diese umfangreiche Regelung gilt seit Januar 2015 für alle Unternehmen in Deutschland und löst die vorherigen Regelungen “Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU)” und “Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS)” ab.

Klingt nach viel Bürokratie und Zusatzaufwand

Keine Angst! Mit lexoffice können Sie die GoBD ganz einfach einhalten. Im Kern beantworten die GoBD folgende Fragen: 

  • Wann muss gebucht werden?
  • Wie und was kann elektronisch gespeichert werden?
  • Wie sehen die Dokumentationspflichten im Einzelnen aus?
  • Welche Technologien dürfen eingesetzt werden?
  • Auf welche Arten kann ein Betriebsprüfer zugreifen?

… und so weiter – das alles wird festgelegt. Sämtliche steuerlichen Aufzeichnungspflichten für Unternehmer, Gewerbetreibende und Freiberufler werden detailliert erläutert.

Steuerlich relevante Belege digital archivieren

Als Steuerpflichtiger sind Sie „für die Ordnungsmäßigkeit elektronischer Bücher” selbst verantwortlich und müssen darauf achten, im Bedarfsfall alle Belege vorlegen zu können.

Die GoBD legen fest, dass zusätzlich zu den steuerlich relevanten Belegen auch alle Unterlagen aufzubewahren sind, die zum Verständnis und zur Überprüfung der für die Besteuerung gesetzlich vorgeschriebenen Aufzeichnungen im Einzelfall von Bedeutung sind, das gilt auch für digitale und elektronische Belege und Aufzeichnungen. So müssen Sie elektronische Belege, die im Unternehmen entstanden oder eingegangen sind, unverändert aufbewahren und dürfen nicht vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist gelöscht werden.

Bei einer Betriebsprüfung müssen sie dem Finanzamt vorliegen –  worauf wird der Betriebsprüfer achten? Folgende Anforderungen  stehen in der GoBD:

  • Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit: Ein Betriebsprüfer muss die steuerrelevanten Buchungen verstehen und überprüfen können.
  • Vollständigkeit und Richtigkeit:  Alle steuerlich relevanten Buchungen müssen vollständig und lückenlos  und korrekt aufgezeichnet werden.
  • Zeitnahe Erfassung und Ordnung: Unterlagen dürfen nicht planlos gesammelt bzw. aufbewahrt werden, sondern müssen geordnet sein und auch zeitnah gebucht werden.
  • Unveränderbarkeit: Buchungen und Aufzeichnungen so gespeichert werden dass man den ursprünglichen Zustand feststellen kann.

Von den GoBD betroffen ist übrigens nicht nur das Finanzbuchführungssystem, sondern es sind auch die Anlagen- und Lohnbuchhaltung, Warenwirtschafts- und Zahlungsverkehrssystem mit den Regelungen gemeint, Sie sollten also sämtliche Prozesse auf Einhaltung prüfen.

Die GoBD werden regelmäßig angepasst und die letzte Änderung gilt seit dem 01.01.2016. Diese neuen bürokratischen Aufgaben zu bewältigen ist eine Aufgabe, die jetzt auf jeden Unternehmer zukommt, doch profitieren Sie natürlich auch sonst von der Digitalisierung all Ihrer Geschäftsprozesse mit lexoffice: Die Suche nach Dokumenten gehört der Vergangenheit an, wenn alle Unterlagen ordnungsgemäß digital archiviert wurden!

Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff, kurz GoBD genannt, finden Sie als PDF zum Download direkt beim Bundesfinanzministerium.

Das Vier-Säulen-Modell der GoBD

Die umfangreichen Anforderungen, die die GoBD an den Steuerpflichtigen stellen, werden mithilfe des Konzeptes des sogenannten “Vier-Säulen-Modells” klarer strukturiert und können somit einfacher eingehalten werden. Spezielle Software wie lexoffice unterstützt dies. Zu einem durchdachten Kontroll- und Protokollumfeld kommen hierbei die Dokumentation aller relevanten Geschäftsvorfälle – zum Beispiel durch lexoffice -, die Integrität der verwendeten Daten (zum Beispiel der Stammdaten) und die Migrationsbeständigkeit, die alle Aufzeichnungen auch bei Änderungen im Bereich der EDV stabil archiviert und verwaltet. Baut die IT eines Unternehmens mithilfe von lexoffice auf diesen vier Säulen auf, sind die GoBD umso einfacher zu erfüllen. Denn eine spezialisierte und gleichzeitig leistungstarke Software wie lexoffice bietet wertvolle Unterstützung rund um die professionelle Umsetzung der GoBD in der täglichen Unternehmenspraxis .

Die wichtigen Kernaussagen der GoBD

  • Datensicherheit und Unveränderbarkeit: Alle ins System eingegebenen Daten müssen, zum Beispiel durch regelmäßige Sicherung oder Historisierungen, laut GoBD wirkungsvoll vor Verlust und einer nachträglichen Änderung geschützt sein. Bei lexoffice wird dies gewährleistet z.B. durch tägliche automatische Datensicherungen und mehrfach redundante Datenspeicher, Schutz vor nachträglichen Änderungen durch Festschreibung, automatische Festschreibung bei der Übermittlung der USt.-Voranmeldung
  • Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit: Die digitale Dokumentation muss laut GoBD die Nachvollziehung der Geschäftsvorfälle durch einen sachkundigen Dritten erlauben. Dafür sorgen bei lexoffice zeitnahe Erfassung und Leserlichkeit, sowie eine automatische buchhalterisch korrekte Journalisierung im Hintergrund, die Sie sich jederzeit in der Buchungsübersicht und der Kontenübersicht ansehen können.
  • Vollständigkeit: Die erforderlichen Daten müssen durch die GoBD aufgrund der Einzelaufzeichnungspflicht lückenlos vorhanden sein. Mit lexoffice können Sie das ohne großen Aufwand realisieren, indem Sie einfach all Ihre Belege direkt in lexoffice hochladen oder mobil von unterwegs mit der lexoffice Scan App erfassen. Rechnungen die Sie in lexoffice erstellen sind ebenfalls buchungsrelevante Belege, diese werden im Hintergrund automatisch korrekt verbucht.
  • Richtigkeit: Die Aufzeichnungen müssen laut GoBD die tatsächliche Abbildung der so stattgefundenen Geschäftsvorfälle gewährleisten. Hier haben Sie eine Eigenverantwortung, da Sie dafür Sorge tragen müssen, dass alle Belege die Sie in lexoffice hochladen auch den originalen Belegen entsprechen (z.B. Prüfung auf  Vollständigkeit der erfassten Seiten, Lesbarkeit). Bei der Erfassung der Belege hilft Ihnen lexoffice durch automatische Vorschläge der geeigneten Kategorien und durch automatische Prüfungen von z.B. IBAN, BIC, Steuernummer, USt.-ID
  • Zeitgerechtheit: Geschäftsvorfälle sind beispielsweise mit lexoffice am besten zeitnah und immer im zeitlich richtigen Rahmen zu verbuchen. Das gilt insbesondere für die Frage, in welche Periode ein Geschäftsvorfall tatsächlich fällt. Am einfachsten halten Sie dies ein durch regelmäßige Erfassung Ihrer Belege in lexoffice. Sollten Sie mal etwas vergessen, erinnert Sie lexoffice daran, dass ggf. eine korrigierte USt.-VA an das Finanzamt notwendig ist. Und lexoffice kümmert sich automatisch um die periodengerechte Verbuchung.
  • Ordnung: Die digitalen Aufzeichnungen, zum Beispiel mit lexoffice, müssen nach den GoBD so übersichtlich erfolgen, dass auch ein Dritter sich schnell einarbeiten und in einer angemessenen Zeit die Unternehmenslage überblicken kann. So lange Sie lexoffice nutzen ist dies automatisch gewährleistet. Im Falle einer Betriebsprüfung können Sie alle Buchhaltungsdaten im speziellen Betriebsprüfer Datenexport zur Verfügung stellen. Sie können dem Betriebsprüfer auch direkt Zugriff auf lexoffice geben, so dass dieser dort die ordentliche Buchung prüfen kann. Die Konten- und Buchungsübersichten sind so gestaltet, dass Sie alle GoBD Anforderungen erfüllen. Zusätzlich kümmert sich lexoffice darum, dass alle Aufbewahrungsfristen eingehalten werden.
  • Unveränderbarkeit: Im Grundsatz dürfen laut GoBD Daten nicht geändert werden. Die Historie muss aus Gründen der GoBD immer nachvollziehbar sein. Veränderungen müssen daher deutlich kenntlich gemacht werden. In lexoffice können Sie dies sehr einfach sicherstellen, indem Sie Ihre Buchungsdaten in der Buchungsübersicht regelmäßig festschreiben. Spätestens mit der Übermittlung der USt.-VA an das Finanzamt schreibt lexoffice die Daten automatisch fest.

Die E-Mail als Sonderfall – mit lexoffice erfassbar

In vielen Branchen beziehungsweise Unternehmensbereichen wird die E-Mail aus Gründen der Zeit- und Kostenersparnis dem Postweg vorgezogen. Immer dann, wenn die Mail einen Geschäftsbrief ersetzt oder als Beleg für eine Buchung gilt, ist sie aufgrund ihrer Relevanz für die steuerliche Erfassung und Behandlung selbstverständlich in Einklang mit den GoBD zu archivieren. Mit lexoffice empfehlen wir Ihnen, in E-Mails lediglich die Standardtexte zu verwenden. Inhaltlich wichtige Informationen sollten Sie in die Rechnung selbst hineinschreiben, die lexoffice automatisch für Sie archiviert.

Mögliche Sanktionen bei Missachtung der GoBD

Die Unternehmen hatten nach Maßgabe des Finanzministeriums bis zum Ablauf des Jahres 2016 Gelegenheit, ihre IT und Organisation auf die Anforderungen der GoBD, beispielsweise mit Unterstützung geeigneter Softwareprogramme wie lexoffice, abzustimmen. Ab Januar 2017 müssen Steuerpflichtige bei Missachtung der GoBD mit zum Teil empfindlichen finanziellen Nachteilen rechnen. Schon wegen formalen Fehler bei den GoBD ist es möglich, dass die beweisende Aussagekraft der unternehmenseigenen Buchführung angezweifelt wird. Im schlimmsten Fall wird die betroffene Buchführung des Steuerpflichtigen wegen Nichtkonformität mit den GoBD dann einfach verworfen und die steuerrelevanten Summen dann aufgrund einer Schätzung ermittelt. Nicht selten ist dies ein Vorgang, der wegen der Missachtung der GoBD zum Nachteil des Steuerpflichtigen geschieht.

Software Programme und die GoBD

Immer wieder vertreten Unternehmer das Argument, ihrer Buchführung mühelos und GoBD-konform mit gängigen Office-Programmen wie Microsoft Word oder Excel nachkommen zu können. Doch werden diese Programme – vor allem im Vergleich mit einer Spezialsoftware wie lexoffice – genauer unter die Lupe genommen, fallen die Grenzen dieser einfach scheinenden Lösungen im Hinblick auf die Einhaltung der GoBD deutlich auf. Ausgangsbelege wie Angebote oder Rechnungen sind im Gegensatz zu lexoffice Nachhinein noch veränderbar, werden häufig nicht wie bei lexoffice zeitnah archiviert oder sind einfach nicht lückenlos vorhanden, wenn es an den Jahresabschluss geht. Eine GoBD-konforme Software wie lexoffice unterstützt Sie hier bestmöglichst. Damit sparen Sie sich Aufwand und Ärger.

Hilfreiche Software lexoffice – GoBD testiert

Viele Unternehmer ohne ein Programm wie lexoffice fühlen sich angesichts der Vielzahl der neuen Regelungen der GoBD überfordert. Die Online-Software lexoffice ist in diesen Fällen einer wertvolle Hilfe rund um die Einhaltung der GoBD, die dem Laien wie ein Dschungel aus Vorschriften erscheinen. Das Programm lexoffice ist GoBD testiert. Das bedeutet, lexoffice unterstützt Sie bei sachgemäßer Anwendung, empfindliche Sanktionen und Verstöße gegen die GoBD zu vermeiden.

Mit lexoffice können Sie die wesentlichen Vorschriften der GoBD konsequent und nachprüfbar einhalten. Das beginnt bei der lückenlosen und unveränderbaren Speicherung aller steuerrelevanten Buchungen beziehungsweise Belege durch das GoBD-testierte lexoffice und geht über die erforderliche Kenntlichmachung von Änderungen bis hin zu einer kontinuierlichen Anpassung der Software lexoffice im Falle neuer rechtlicher Vorschriften in Bezug auf die GoBD. Durch die GoBD-Testierung entspricht lexoffice den Anforderungen des Bundesfinanzministeriums an die Ordnungsmäßigkeit elektronischer Bücher.

lexoffice Buchhaltungsprogramm und Rechnungssoftware

Auf der sicheren Seite mit lexoffice

Mit der Cloud-Lösung lexoffice bietet Ihnen Lexware eine Online Business-Software, die Sie in Ihren täglichen Aufgaben optimal unterstützt und Zeit spart: Rechnungen schreiben, Buchhaltung inkl. Umsatzsteuervoranmeldung und Elster-Schnittstelle, Kontaktmanagement, Belegerfassung per Scan-App, Angebote erstellen, Belege archivieren sowie viele weitere Funktionen. lexoffice ist einfach, immer und von überall per Internet verfügbar. Damit haben Sie Ihre Zahlen noch besser im Griff und können jederzeit und von jedem PC, MAC, Tablet oder Smartphone auf Ihre geschäftlichen Daten zugreifen. Und das Beste: lexoffice ist GoBD testiert, so können Sie die GoBD Falle vermeiden.

Exklusiv für Sie:

Damit Sie als der GoBD-Falle entgehen können, erhalten Sie mit dem

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  • Laufzeit endet automatisch! Keine Kündigung nötig! Kein automatisches Abo!

Zufriedenheitsgarantie

Die Laufzeit der kostenfreien 12 Monate im Rahmen der GoBD-Sonderaktion endet automatisch! Es ist keine Kündigung nötig! Es erfolgt kein automatisches Abo! Sie können sich nach 12 Monaten bequem entscheiden, ob Sie lexoffice weiter nutzen wollen. Wenn Sie Fragen zu Ihrer Registrierung haben, ist unser Support gerne für Sie da. Die Einlösung des GoBD-Gutscheincodes ist nur bis zum 31.01.2017 möglich. Diese Aktion ist nur für Neukunden von lexoffice aus Deutschland gültig.

Wir wünschen Ihnen viel Spaß und Erfolg mit lexoffice – der einfachen Online-Buchhaltung von Lexware.

Ihr lexoffice-Team

lexoffice buchhaltungssoftware rechnungsprogramm

Funktionen von lexoffice in der Übersicht

Angebote schneller schreiben …

  • Kundendaten importieren & los geht´s
  • Rechtssichere Angebote & Auftragsbestätigungen
    erstellen (unbegrenzt)
  • Zugriffsrechte: Mit mehreren Nutzern an
    1 Angebot arbeiten oder Mitarbeiter nur Zugriff
    für Angebotserstellung geben.

Rechnungen werden schneller bezahlt

  • Angebote in Rechnungen umwandeln,
    ausdrucken oder mailen – FERTIG!
  • Wiederkehrende Rechnungen speichern
    & automatisch verschicken lassen
  • Lieferscheine mit 1 Klick erstellen
    (auf Basis des Angebots)

Automatisch Mahnen. Endlich!

  • Kontoabgleich: lexoffice erkennt offene
    Posten & weist auf Mahnungsbedarf hin
  • Ob „Mahnung“ oder „freundliche Erinnerung“:
    Dank Vorlagen juristisch korrekt in Verzug setzen
  • Offene Posten Verwaltung: Wer schuldet
    Ihnen Geld (Forderungen) und welche Rechnungen
    müssen Sie noch zahlen (Verbindlichkeiten)?

Zahlungen automatisieren

  • Dank des integrierten Onlinebankings
    Überweisungen sekundenschnell durchführen
  • Zahlungsein- und -ausgänge werden automatisch
    den richtigen Belegen zugeordnet
    und automatisch korrekt verbucht.
  • PayPal-Konto ganz einfach einbinden, Gebühren werden
    in der GuV bzw. EÜR direkt korrekt verbucht

Beleg scannen, senden – Fertig!

Suchen Sie auch oft Belege? Das hört jetzt auf!

  • Rechnungen & Belege so schnell erfassen
    wie Urlaubsbilder – dank App
  • Alle Belege an einem Ort
    (PDF-Rechnungen, Scans, App-Fotos)
  • Automatische Texterkennung (OCR) erkennt
    & speichert alle wichtigen Daten
  • Zeit sparen: Die automatische
    Kategorisierung bucht von selbst
  • Sich wiederholende Rechnungen werden
    automatisch erkannt und zugeordnet

Zusammenarbeit mit Mitarbeitern
und Steuerberater

  • Einfach Zugänge für Mitarbeiter einrichten und
    ihnen nur die Rechte zuweisen, die sie benötigen.
  • Einrichtung eines direkten Zugangs zu lexoffice
    für den Steuerberater – ohne Zusatzkosten!
  • Mit dem integrierten Datenaustausch können alle
    Buchungen im DATEV-Format übernommen werden
  • DATEV-Export: Sämtliche Buchungsdaten
    inkl. Kontenrahmen, Berater- und Mandantennummer
  • DATEVconnect online: Alle Eingangs- und Ausgangs-
    rechnungen & Kassendaten werden direkt in die DATEV-
    Kanzleisoftware
    des Steuerberaters übergeben – inkl.
    vorkontierter Belege und Buchungsätze
  • Weitere Exportmöglichkeiten: PDF, CSV und TXT