GoBD - die größten Irrtümer, ausgeräumt

Wichtige Änderungen für alle, die Rechnungen schreiben

Von der breiten Öffentlichkeit noch nahezu unbemerkt, tut sich seit dem 1. Januar 2017 eine riesige Steuerfalle auf, die alle Unternehmen in Deutschland betrifft. Nicht nur große Firmen und Konzerne müssen agieren, sondern auch KMUs sowie die rund viereinhalb Millionen Freiberufler und Klein- und Kleinstunternehmer aller Branchen – egal, ob Handwerker, Taxifahrer, Fotografen oder Ebay-Händler. Dringend angeraten für alle Unternehmer ist jetzt die rasche Umsetzung der vom Bundesfinanzministerium (BMF) festgeschriebenen GoBD – der „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. Diese neuen bürokratischen Aufgaben zu bewältigen, ist eine herausfordernde Aufgabe für alle Betroffenen, ganz besonders aber für kleine Firmen.

Viele glauben nicht betroffen zu sein, da sie ihre Buchhaltung beim Steuerberater erstellen lassen, doch das ist ein Irrglaube, denn auch die vorgelagerten Prozesse sind betroffen, insbesondere der der Rechnung schreiben und das erledigen die meisten Unternehmer selbst und die meisten nutzen hierfür ein Textverarbeitungsprogramm.

Die GoBD wurden durch das Schreiben des Bundesfinanzministeriums im November 2014 veröffentlicht und sind seit Januar 2015 gültig, die letzte Übergangsfrist endete nun am 31.12.2016.

Die größten GoBD Irrtümer

Irrtum Nr. 1: Rechnungen schreiben mit Textverarbeitung ist GoBD-konform

Solange Word-Dokumente oder Excel-Tabellen nicht die Funktion von aufbewahrungspflichtigen Aufzeichnungen haben, sondern rein als Vorlage dienen, die bei jeder Rechnung überschrieben wird, ist ihr Einsatz nach wie vor unbedenklich. Gelten sie jedoch als steuerlich relevanter Beleg – z.B. eine elektronische Rechnung – dann sind die Anforderungen der GoBD eindeutig nicht mehr erfüllt, denn Text- oder Tabellenkalkulationsdokumente werden meist nur im normalen Dateisystem (z.B. im Explorer) abgelegt. Dies entspricht den Ordnungsmäßigkeitskriterien der GoBD nur dann, wenn die gespeicherten Aufzeichnungen zusätzlich gegen Veränderung oder Löschung geschützt sind. Erforderliche Änderungen oder Löschungen muss der Steuerpflichtige jeweils durch Nachbuchungen oder Stornierungen kenntlich machen. Wer also weiterhin ausschließlich mit Word und Excel arbeitet, entscheidet sich bewusst gegen die Ordnungsmäßigkeitsvorgaben und geht ins Risiko bei einer Betriebsprüfung.

Irrtum Nr. 2: PDF-Format genügt den Vorgaben

Für alle Fans des papierlosen Büros gilt im Rahmen von GoBD: Wer einen Papierbeleg als Originalbeleg hat und diesen digitalisieren möchte, muss sicherstellen, dass er korrekt digitalisiert und aufbewahrt wird. Eingehende elektronische Handels- und Geschäftsbriefe beispielsweise dürfen in ein PDF-Format konvertiert werden, wenn „die maschinelle Auswertbarkeit nicht eingeschränkt wird und keine inhaltlichen Veränderungen vorgenommen werden“. Das trifft auch auf selbst erstellte Dokumente, wie beispielsweise Ausgangsrechnungen, zu. Hier schreibt das BMF jedoch vor, dass beide Versionen – also das Ursprungsformat des Dokumentes und das konvertierte Format – aufbewahrt werden müssen. Die PDF-Association empfiehlt PDF/A-3, denn mit diesem Format lassen sich beide Varianten in einer Datei als sogenannte hybride Archivierung zusammenhängend aufbewahren, was mit einfachem PDF nicht möglich ist. Der große Vorteil des digitalen Archivs: Sind die Belege richtig elektronisch erfasst, können die Papierbelege vor Ende der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist vernichtet werden – und die beträgt immerhin zwischen sechs und zehn Jahren.

Irrtum Nr. 3: Mit GoBD muss man alle Papierbelege digitalisieren

Nicht unbedingt: Wer Papierbelege bekommt, kann diese auch weiterhin als Buchungsbeleg nutzen. Niemand wird gezwungen, sie zu digitalisieren. Aber Papierbelege gehören inzwischen in vielen Geschäftsbereichen der Vergangenheit an; immer mehr Rechnungen werden von den Anbietern ausschließlich per E-Mail im PDF-Anhang verschickt oder stehen nur noch zum Download bereit. Für diese Belege gelten dann automatisch die Digitalisierungsanwendungen der GoBD. Die Finanzverwaltung schreibt dabei zwar keine bestimmte Lösung vor, jedoch definiert sie Grundsätze für ein digitales Archiv: Unveränderlichkeit, Vollständigkeit, Nachvollziehbarkeit und Verfügbarkeit archivierter Dokumente müssen gewährleistet sein. Funktionsweise und Prozesse der digitalen Archivierungen sollen dabei den jeweils aktuellen steuerrechtlichen Vorschriften entsprechen. Wer bislang seine Daten bevorzugt in Papierform archiviert hat, für den gilt es, zügig umzudenken: Der Ausdruck eines elektronischen Kontoauszugs und die anschließende Löschung des digitalen Dokuments beispielsweise verstößt gegen die Aufbewahrungspflichten, da der Ausdruck lediglich eine Kopie des elektronischen Kontoauszugs darstellt und beweisrechtlich einem originären Papierkontoauszug nicht gleichgestellt ist. In diesem Fall muss also tatsächlich digital archiviert werden.

Irrtum Nr. 4: E-Mails müssen grundsätzlich archiviert werden

Das stimmt so nicht, denn die Archivierungspflicht hängt von der Funktion der jeweiligen E-Mail ab: Enthält die E-Mail Daten eines Handelsbriefes, ist sie wie ein Papierschriftstück zu behandeln und aufzubewahren. Dient sie allerdings nur als „Transportmittel”, was bedeutet, der Handelsbrief wird als Anhang versandt, ist die E-Mail wie ein Briefumschlag zu bewerten und darf gelöscht werden.

Irrtum Nr. 5: Korrekt digitalisierte Belege erfüllen alle GoBD-Anforderungen

Mit dem Einscannen und Umwandeln von Dateien in eine einfache PDF- oder TIFF-Datei ist es leider nicht getan, denn laut GoBD muss zusätzlich eine umfassende Verfahrensdokumentation erfolgen. Das bedeutet: Der Unternehmer ist verpflichtet, jeden einzelnen Schritt der Digitalisierung, jeden involvierten Mitarbeiter und jede Handlung am Beleg schriftlich zu dokumentieren, damit der Betriebsprüfer erkennt, dass die Beweiskraft der Buchführung trotz der Vernichtung des Originalbelegs erhalten bleibt. Dies erfordert mindestens den Einsatz von PDF/A. Die Anforderungen an die Verfahrensdokumentation sind natürlich nicht für alle gleich, sondern hängen von der Größe des Unternehmens und der jeweiligen Branche ab. Als Anhaltspunkt für eine ordnungsgemäße Dokumentation dient eine umfassende „Musterverfahrensdokumentation“, die die Bundessteuerberaterkammer gemeinsam mit dem Deutschen Steuerberaterverband entwickelt hat.

Fazit

An den GoBD kommt spätestens seit diesem Jahr keiner, der Rechnungen schreibt, mehr vorbei. Aus diesem Grunde ist es für jeden Unternehmer wichtig und richtig, sich mit deren Inhalten und Anforderungen auseinander zu setzen. Denn Nichtwissen schützt vor Strafe nicht. Für die allermeisten Unternehmen bedeutet eine korrekte Umsetzung der GoBD zunächst einen spürbaren Mehraufwand und oft auch Investitionen in Hard- und Software. Auch hier gilt es, sich vorab gut zu informieren und eine kluge Wahl zu treffen, die dem eigenen Bedarf entspricht und bei der die Kosten in einer wirtschaftlich vernünftigen Relation dazu stehen. Die Anschaffung einer GoBD-testierten Software wie lexoffice ist in jedem Falle sinnvoll. Sie professionalisiert und erleichtert nicht nur den unternehmerischen Alltag, sondern sie nimmt einer eventuellen Betriebsprüfung auch den Schrecken. Eine mit GoBD-testierter Software formell korrekte Buchführung führt beim Betriebsprüfer zu „Vermutung der sachlichen Richtigkeit“. Damit dreht sich die Beweislast um, und die Finanzbehörde muss dem Unternehmer erst einmal ein Fehlverhalten nachweisen. Gleichzeitig schrumpfen mit zunehmender Digitalisierung im Unternehmen die Papierarchive – das spart Platz. Ganz nebenbei vollzieht sich dabei auch der Aufbau einer unternehmensweiten, schnell durchsuchbaren Wissensdatenbank, deren Daten sich schnell finden und detailliert im Hinblick auf Unternehmensziele analysieren lassen.

Was bedeutet das für Word, Excel & Co.?

Besonders betroffen sind Sie, wenn Sie Ihre Ausgangsbelege, z.B. Rechnungen mit Word und Excel oder vergleichbaren Textverarbeitungsprogrammen erstellen. Denn hierbei gilt:

(1) Word und Excel sind Dateiformate, die leicht änderbar sind. Die Speicherung und Ablage von Word oder Excel-Dateien in einem Datei-System (z.B. Windows Explorer, Dropbox oder ähnliches) sind regelmäßig nicht GoBD-konform.

(2) Word und Excel können nur dann weiter verwendet werden, wenn Sie ggf. mit Hilfe eines Steuerberaters zusätzliche Maßnahmen zur Gewährleistung der Unveränderbarkeit und Nachvollziehbarkeit einführen und dokumentieren. Erforderlich sind sowohl technische als auch organisatorische Maßnahmen. Gleiches gilt für die Speicherung und Archivierung von Belegen und Dokumenten in Dateisystemen.

Werden die GoBD nicht eingehalten, also tappt man in die GoBD Falle, kann im Falle einer Steuerprüfung die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung in Frage gestellt oder verworfen werden.

Es droht der Verlust des Vorsteuerabzugs oder eine Steuerschätzung.

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Häufig gestellte Fragen zu GoBD

Bei jedem Geschäftsvorfall muss sichergestellt sein, dass er in der Buchführung oder den Aufzeichnungen GoBD konform erfasst wird.

Geschäftsvorfälle sind alle rechtlichen und wirtschaftlichen Vorgänge, die innerhalb eines bestimmten Zeitabschnitts

  • den Gewinn bzw. Verlust oder
  • die Vermögenszusammensetzung

in einem Unternehmen dokumentieren oder beeinflussen bzw. verändern

Betroffen sind demnach:

  • Belegwesen
  • Finanzbuchhaltung

Vor und Nebensysteme (z.B. Anlagenbuchhaltung, Lohnbuchhaltung, Fakturierung)

Die Aufbewahrung muss im Ursprungsformat erfolgen.

Sind Dokumente elektronisch entstanden, sind diese im ursprünglichen Dateiformat digital aufzubewahren (Tz 132 GoBD). Digital entstandene Dokumente können zusätzlich in Papierform aufbewahrt werden – die digitalen Daten dürfen nicht gelöscht werden. Die im Ursprungsformat bestehende maschinelle Auswertbarkeit darf nicht durch Umwandlung in ein anderes Datenformat beschränkt werden (Tz 129 GoBD). Bei Umwandlung in ein anderes Format (z. B. Inhouse-Format) darf keine Inhaltliche Veränderung vorgenommen (Tz 133 GoBD) oder Verdichtung vorgenommen werden(Tz 135 GoBD). Wenn Daten in ein anderes Format umgewandelt worden sind, müssen beide Versionen aufbewahrt werden (Tz 135 GoBD).

Solange Word-Dokumente oder Excel-Tabellen die Funktion nicht aufzeichnungspflichtiger und aufbewahrungspflichtiger Aufzeichnungen haben, ist der Einsatz der Programme unbedenklich.

Gelten sie jedoch als Beleg (z. B. eine Rechnung), werden die Anforderungen der GoBD nicht mehr erfüllt. Hier sind Ersatzmaßnahmen gefragt, um negative Folgen zu vermeiden. Denn Text- oder Tabellenkalkulationsdokumente werden i. d. R. im normalen Dateisystem abgelegt. Sie entsprechen daher nicht den Ordnungsmäßigkeitskriterien und erfüllen nicht den geforderten Belegzwang i. S. der GoBD.

Nein. Einschlägig ist hier das in Tz 120 der GoBD genannte Beispiel:

Wird eine WORD- oder EXCEL-Rechnung als solche in einem „File-System“ (z.B. WINDOWS – Dateimanager) gespeichert, gilt sie als elektronisches Dokument, welches unveränderbar abgespeichert werden muss. Auf den weiteren Verfahrensweg – Versand per Post oder E-Mail – kommt es dann nicht mehr an.

Damit gilt folgendes:

Es existiert eine im Dateisystem abgespeicherte Maske oder Vorlage (z.B. Word oder Excel).

Wird eine Rechnung mit einer solchen Word oder Excel-Maske erstellt, ausgedruckt und in Papierform versandt, jedoch nicht abgespeichert, liegt eine Rechnung in Papierform vor, die in Papierform aufbewahrt werden darf und muss. Wird diese Rechnung zusätzlich – „intern“ –  abgespeichert, liegt ein digitaler Beleg vor. Die ausschließliche Aufbewahrung in Papierform ist dann nicht mehr zulässig.

Defiziten in

  • Nachvollziehbarkeit, Nachprüfbarkeit (Tzn. 30 ff. GoBD, § 145 Abs. 1 AO)
  • Vollständigkeit (Tzn. 36 ff. GoBD, § 146 Abs. 1 AO)
  • Richtigkeit (Tzn. 44 GoBD, § 146 Abs. 1 AO)
  • Zeitgerechtheit (Tzn. 45ff GoBD; § 146 Abs. 1 AO)
  • Unveränderbarkeit (Tzn. 58 ff. GoBD, § 146 Abs. 4 AO)

können zu Zuschätzungen oder Nichtanerkennen (Vollschätzung) der Buchungsgrundlagen führen.

Je nach Erstellung ordnen die GoBD die generierten Belege als Papierbelege oder elektronische Belege ein.

Wird beispielsweise eine Rechnung in Word erstellt, ausgedruckt und anschließend mit den Inhalten der nächsten Rechnung überschrieben, gilt Papierform. In diesem Fall muss gewährleistet werden, dass die Rechnung in Papierform in die Buchführung eingeht. (Erfassungskontrolle).

Wird die Rechnung hingegen ausgedruckt und separat abgespeichert, dann gilt die Rechnung als elektronischer Beleg. In diesem Fall ist eine Aufbewahrung der Rechnung nur in Papierform nicht mehr zulässig. Auch durch die Speicherung als PDF-Format kann keine Konformität zu den GoBD hergestellt werden. Denn auch wenn die generierte Datei an sich unveränderbar ist, können doch durch Nachspeichern unprotokollierte Änderungen vorgenommen werden. Die Unveränderbarkeit der Daten ist in einem normalen EDV-System nicht gegeben.

Lt. Textziffer 110 des BMF-Schreibens genügt die Ablage von digitalen Belegen in ein normales Dateisystem nicht den Anforderungen der GoBD. Insoweit muss im täglichen Geschäft von einer liebgewordenen Gewohnheit an dieser Stelle Abschied genommen werden.

Im normalen Dateimanager (z.B. WINDOWS) kann eine unveränderbare Historisierung mit irgendwelchen Maßnahmen nicht hergestellt werden. Würde man z.B. einen Datumsstempel anbringen, käme man einer Historisierung sehr nahe. Diese Historisierungs-Datei selbst wäre aber wieder veränderbar.

Die Ablage der elektronischen Belege muss daher zwingend in ein DMS erfolgen, welches die Unveränderbarkeit und Historisierung garantiert.

Zusammenfassung GoBD Umstellung

GoBD-Umstellung

GoBD-Umstellung für WORD oder EXCEL-Nutzer

Solange Word-Dokumente oder Excel-Tabellen die Funktion nicht aufzeichnungspflichtiger und aufbewahrungspflichtiger Aufzeichnungen haben ist der Einsatz der Programme unbedenklich.

Gelten sie jedoch als Beleg (z.B. eine Rechnung), werden die o.g. Anforderungen der GoBD nicht mehr erfüllt. Hier sind Ersatzmaßnahmen gefragt um negative Folgen zu vermeiden.

 

GoBD Umstellung – Abgespeicherte Rechnungen

Überprüfen Sie, ob die abgespeicherten Rechnungen den GoBD entsprechen.  Ggf. ist eine mit dem Buchführungssystem korrespondierende Rechnungserstellung sinnvoll.

 

GoBD Umstellung – Abspeichern von Excel-Tabelle im PDF-Format

Auch wenn die generierte Datei an sich unveränderbar ist, können doch durch Nachspeichern unprotokollierte Änderungen vorgenommen werden. Die Unveränderbarkeit der Daten ist in einem normalen EDV-System nicht gegeben.

GoBD Umstellun – Unveränderbarkeit
Die Journalfunktion ist nur erfüllt, wenn die gespeicherten Aufzeichnungen gegen Veränderung oder Löschung geschützt sind (Tz 92 GoBD). Änderungen oder Löschungen sind durch Nachbuchungen oder Stornierungen kenntlich zu machen (Tz 93 GoBD).

GoBD Umstellung – Unvollständige Verfahrensdokumentation
Soweit eine fehlende oder ungenügende Verfahrensdokumentation die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit beeinträchtigt, liegt ein formeller Mangel mit sachlichem Gewicht vor, der zum Verwerfen der Buchführung führen kann (Tz 155 GoBD im Umkehrschluss).

Weitere relevante Informationen zur GoBD Umstellung

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