Angebotsschreiben

Das Angebotsschreiben ist der erste konkrete Schritt für den Vertragsabschluss mit einem Verhandlungspartner. Bei dieser Form des Geschäftsbriefes bieten Sie Ihren Bestandskunden oder auch einem potenziellen neuen Kunden ein Produkt oder eine Dienstleistung aus der Leistungspalette Ihres Unternehmens zu bestimmten Konditionen an. Das Angebot ist daher, falls es zu einem Vertragsabschluss zwischen Ihnen und dem Kunden kommt, der erste Bestandteil eines Kaufvertrags (beziehungsweise jedes anderen Vertrages). Der Vertrag wird dann abgeschlossen, wenn der Kunde Ihr Angebot zu den im Schreiben festgelegten Bedingungen annimmt.

Gesetzliche Grundlagen

Das Angebotsschreiben unterliegt laut Gesetz keinen formalen Zwängen. Auch wenn der Terminus „Angebotsschreiben“ auf ein schriftliches Angebot hinweist, kann ein Angebot auch im persönlichen Gespräch mit dem Kunden oder am Telefon abgegeben werden. Da das Angebot im Idealfall zum Vertrag führt, ist jedoch vor allem bei Neukunden und größeren Aufträgen die Schriftform ratsam. Sie dient im Falle von Reklamationen oder sogar Rechtsstreitigkeiten der Beweissicherung, was die einzelnen Konditionen wie etwa die Lieferzeit, die vereinbarte Menge und selbstverständlich natürlich den Preis angeht.

Der Vertrag (egal, ob zum Beispiel Kauf- oder Werkvertrag) kommt durch die übereinstimmenden Willenserklärungen von Angebot und Annahme zustande. Die Rechtsgrundlagen für den Vertragsschluss, finden sich bei den jeweiligen Vertragstypen, zum Beispiel in § 433 BGB für den Kaufvertrag. Das Angebot (etwa eines Verkäufers) ist grundsätzlich bindend, wie sich in § 145 BGB sehen lässt. Allerdings kann, wie weiter unten ausgeführt wird, diese Verpflichtung zur Bindung im jeweiligen Angebotsschreiben auch ausgeschlossen werden.

Aufbau des Angebotsschreibens

Wie bereits erwähnt, ist das Angebotsschreiben in seiner Struktur frei wählbar. Je exakter das Schreiben allerdings formuliert ist, umso größer ist die Vertragssicherheit bei beiden Parteien und das Risiko von sich aus dem Vertrag ergebenden Fragen oder Problemen ist geringer.

Grundsätzlich sollte ein Angebotsschreiben daher mindestens folgende Bestandteile enthalten:

  • Name des Verkäufers und des potenziellen Käufers, dem das Angebot unterbreitet wird
  • genaue Bezeichnung des Vertragsgegenstandes oder der Vertragsleistung
  • Menge
  • Einzelpreise und gegebenenfalls Gesamtpreise
  • verbindlicher Termin beziehungsweise Zeitraum für die Erbringung der Lieferung oder Leistung
  • Zahlungsmodalitäten wie zum Beispiel spätester Zahlungstermin, mögliche Ratenzahlung oder Preisnachlässe wie Rabatte
  • Konditionen der Lieferung wie Spedition oder Verpackung

Warum ist das Angebotsschreiben wichtig?

Das Angebot ist neben der Annahme einer der zwingenden Voraussetzungen für einen rechtmäßigen Vertragsabschluss. Es darf daher nicht fehlen. Zudem dient das Angebot vor allem in seiner schriftlichen Form als Beweisgrundlage in einer möglichen Auseinandersetzung der beiden Vertragspartner und ist im Fall des Gangs vor Gericht ein wichtiges Dokument für die Beurteilung der Sachlage.

Termine und Fristen

Damit ein Anbieter nicht unendlich lange an die Konditionen an sein Angebot gebunden ist und auf Geschehnisse am Markt reagieren kann, sollte er dem potenziellen Kunden eine Frist setzen, in der dieser das Angebot annehmen kann. Ansonsten hilft auch die sogenannte Freizeichnungsklausel: Wenn Sie Ihren Kunden keinen Termin für eine eventuelle Annahme setzen möchten, können Sie in Ihr Angebotsschreiben auch Zusätze wie „Angebot freibleibend“ oder „solange der Vorrat reicht“ aufnehmen.

Arten von Angebotsschreiben

Die Angebotsschreiben können nach dem jeweiligen Vertragstyp oder der Form unterschieden werden. Mögliche Vertragstypen rund um ein Angebot sind der Kaufvertrag, der Miet- oder Pachtvertrag, der Leasingvertrag sowie der Werk- oder Dienstleistungsvertrag. Im Hinblick auf die Form unterscheidet man das schriftliche Angebot (es kann per Brief, Fax oder E-Mail erfolgen) sowie die mündliche Form (im persönlichen Gespräch oder Telefonat).

Für welche Systeme im Unternehmen ist ein Angebotsschreiben relevant?

Das Angebotsschreiben ist in einem Unternehmen natürlich für die Bereiche Marketing und Vertrieb (sowohl im Außen- als auch im Innendienst) von Bedeutung. Nachdem das Angebot bei Annahme gleich mittels geeigneter Software in einen Vertrag umgesetzt werden kann, werden auch Buchführung und Kostenrechnung sowie die EDV einer Firma von einem Angebotsschreiben tangiert. Auch die Bereiche Lager, Logistik und Versand sollten idealerweise auf die Angebotsschreiben Zugriff haben, um ihre Kapazitäten entsprechend planen zu können.

Geltungsbereich eines Angebotsschreibens

Das Angebotsschreiben gilt nur für die Person beziehungsweise Firma, an die es gerichtet ist. Zudem wird die Gültigkeit durch den möglicherweise festgesetzten Zeitraum für die Annahme und natürlich auch die im Angebot zugrunde gelegten Konditionen festgelegt. Ein Beispiel: Wenn Sie Ihrem Kunden ein Produkt oder eine spezielle Leistung für einen Betrag von 100 Euro anbieten und dieser schreibt oder sagt Ihnen, dass er die Leistung für 95 Euro nehmen würde, gilt Ihr Angebot als abgelehnt. Der Vorschlag, den Ihnen der potenzielle Käufer macht, gilt im Vertragsrecht dagegen als neues Angebot, das nun Sie annehmen oder ablehnen können.

Geschichtliches

Die Geschichte des Angebotsschreibens zeigt, dass diese Form der Willenserklärung vor allem in schriftlicher Form immer wichtiger geworden ist. Zum einen, weil sie den beiden Vertragspartnern Sicherheit in Bezug auf Leistungserfüllung oder auch die Bewertung von Leistungsstörungen gibt. Zum anderen, weil das schriftliche Angebot gleich von mehreren Organisationseinheiten in einem Unternehmen verwendet werden kann.

Komfort durch lexoffice

Die Online-Buchhaltungs-Software lexoffice bringt Ihnen als Anwender gleich mehrere entscheidende Vorteile. So können alte Angebotsschreiben jederzeit für den Kunden wieder aktualisiert werden oder für unterschiedliche Kunden personalisiert werden. Durch die Digitalisierung ist auch die problemlose und mit nur geringem Aufwand verbundene Überführung eines Angebotsschreibens in den passenden Vertrag, die entsprechende Rechnung oder den Lieferschein möglich.