Aufbewahrungspflichten

Was sind Aufbewahrungspflichten?

Aufbewahrungspflichten beziehen sich auf die Archivierung von Geschäftsunterlagen zu abgeschlossenen Vorgängen. Der Grund für die Verpflichtung ist auf steuer- und handelsrechtliche Zwecke zurückzuführen. Die gesetzlichen Grundlagen finden sich in § 147 AO, § 257 HGB und § 14b UStG. In bestimmten Branchen existieren besondere Aufbewahrungspflichten, darunter in der öffentlichen Verwaltung, in Krankenhäusern, der Pharmaforschung und der Qualitätssicherung.

Betroffener Personenkreis

Die handels- und steuerrechtliche Aufbewahrungspflicht gilt für jeden, der zur Buchführung verpflichtet ist. Dies betrifft demnach vorrangig Kaufleute. Die Pflicht erlischt nicht, wenn das Handelsgewerbe nicht mehr fortbesteht. Wer sein Unternehmen verkauft, muss die Unterlagen aus der früheren Geschäftstätigkeit weiterhin aufbewahren.

Gründe zur Aufbewahrung

Wenn Unterlagen aufbewahrt werden, sind diese ständig verfügbar. Sämtliche Unterlagen müssen im Falle einer Betriebsprüfung vorhanden sein. Im produzierenden Gewerbe ist die Aufbewahrung sehr oft wegen rechtlicher Belange notwendig. Hier sind die Bereiche Produkthaftung und Gewährleistungspflicht zu nennen.

Aufzubewahrende Unterlagen

Aufzubewahrende Unterlagen sind steuerliche Dokumente und Handelsbücher. Freiwillige Aufzeichnungen fallen nicht darunter, sehr wohl aber Dokumente über körperliche Bestandsaufnahmen. Aufzubewahrende Dokumente sind insbesondere die folgenden:

  • Dokumente, die den Jahresabschluss betreffen
  • Bilanzen, Gewinn- und Verlustrechnungen
  • Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen
  • Handels- und Geschäftsbriefe als Brief, Fax und E-Mail
  • Buchungsbelege
  • Mahnschreiben, Handelsregisterauszüge

Der Grund für die Aufbewahrung dieser Dokumente liegt darin, die Nachprüfbarkeit von Unterlagen und Geschäftsprozessen zu sichern. Unternehmen müssen ständig Rechenschaft ablegen, insbesondere über ihre Situation und finanzielle Transaktionen. Wie die Aufbewahrung erfolgt, ist nicht relevant. Wichtig ist nur, dass die Dokumente abgerufen und gelesen werden können. Es gibt verschiedene Aufbewahrungspflichten, die von sechs bis hin zu zehn Jahren reichen. Die Aufbewahrungsfrist startet mit dem Schluss des aktuellen Kalenderjahres. Dokumente, die darüber hinausgehend für steuerliche Belange relevant sind, müssen weiterhin aufbewahrt werden. Eine Verletzung von Aufbewahrungspflichten führt zu Ordnungsgeldern oder strafrechtlichen Folgen.

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