Beleg

Unter dem Begriff Beleg werden alle Dokumente zusammengefasst, die Daten über einen Geschäftsfall enthalten, der finanzielle Auswirkungen auf das Unternehmen hat. Belege sind wichtig, da in der Buchhaltung der Grundsatz gilt: keine Buchung ohne Beleg.

Welche Arten von Belegen gibt es?

Je nach Herkunft des Belegs unterscheidet man zwischen zwei Arten von Belegen:

  • Externe bzw. Fremdbelege: werden dem Unternehmen von anderen Wirtschaftsteilnehmern zugestellt; wie Eingangsrechnungen, Quittungen oder Steuerbescheide
  • Interne bzw. Eigenbelege: werden vom Unternehmen selbst erstellt; wie Ausgangsrechnungen, Gutschriften oder Entnahmebelege in der Materialwirtschaft.

Im Gegensatz zu Eigenbelegen im Rechnungswesen bezeichnet das Steuerrecht als Eigenbelege solche, die als Ersatzbeleg für Quittungen gemäß §97 der Abgabenordnung erstellt wurden.

Welche Angaben muss ein Beleg enthalten?

Welche konkreten Angaben bei einem Beleg erforderlich sind, hängt von der Art des Belegs ab. So benötigt eine Rechnung andere Angaben als beispielsweise eine Inventurliste. Grundsätzlich muss jedoch jeder Beleg drei Basisangaben enthalten:

  1. Bezeichnung des Vorgangs
  2. Datum
  3. Betrag

Warum sind Belege wichtig?

Ein Beleg bildet die Grundlage einer jeden ordnungsgemäßen Buchführung. Diese sieht vor, dass die Richtigkeit aller Aufzeichnungen und alle Geschäftsvorfälle nachgewiesen werden können. Sollten bei einer Betriebsprüfung Buchungen zutage treten, die keinen zugehörigen Beleg aufweisen, kann das Finanzamt die Anerkennung dieser Buchung versagen. Schlimmstenfalls kann das Finanzamt bei fehlenden Belegen die gesamte Buchführung eines Unternehmens für Ungültig erklären. Dann werden die Gewinne des Unternehmens geschätzt, was häufig zu den steuerlichen Ungunsten des Unternehmens ausfällt.

Darüber hinaus sind Belege auch ein wahres Füllhorn an Informationen für das Unternehmen. Einzelpreise oder Grundpreise von Waren stellen wesentliche Kennzahlen dar, die zum Beispiel für die Berechnung des Deckungsbeitrages relevant sind. Sie bilden das zahlenmäßige Fundament der Unternehmensführung und helfen dabei Grundsatzentscheidungen zu treffen.

Wenn ein Unternehmer bei mehreren Lieferanten ähnliche oder gleiche Leistungen einkauft, dann können Belege auch zu einem Leistungsvergleich bzw. einer Lieferantenbewertung genutzt werden. Ähnliches ist übrigens auch bei Privatkunden zu beobachten, die sich den Kassenzettel des Supermarktes zu Hause noch einmal gründlich durchlesen.

Einfache Verwaltung von Belegen dank lexoffice

Das Umsatzsteuergesetz enthält wichtige inhaltliche Anforderungen, die Belege erfüllen müssen:

  • rechnerisch richtig sein
  • Unterschrift eines Anweisungsberechtigten aufweisen
  • fortlaufend nummeriert und in lückenloser Folge archiviert werden
  • so gespeichert werden, dass sie nicht nachträglich geändert werden können

Zudem gilt in Deutschland eine Aufbewahrungsfrist für Belege von 10 Jahren. Belege müssen jedoch nicht in Papierform abgeheftet werden, sondern können auch elektronisch gespeichert werden.

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