Beleg

Der Beleg hat in der Buchführung und in der Erfüllung der handelsrechtlichen und der sonstigen Vorschriften, denen Unternehmen unterliegen, eine besondere Bedeutung. Im Handelsgesetzbuch finden sich umfangreiche Abschnitte mit der Beschreibung der Buchführungspfllichten. Diese beginnen mit dem § 238 HGB (“Buchführungspflicht”). Dieser beschreibt die Verpflichtung “Bücher zu führen”, die “einem sachverständigen Dritten innerhalb angemessener Zeit einen Überblick” ermöglichen sollen. Ein Wirtschsftprüfer oder auch der Finanzbeamte sollen die Geschäftsvorfälle und auch die Lage des Unternehmens einschätzen können.

Um die Nachvollziehbarkeit der Einnahmen und Ausgaben gewährleisten zu können gibt es schon seit langem den Grundsatz: “Keine Buchung ohne Beleg”. Der zwar nicht gesetzlich direkt festgeschrieben wird, den aber jeder Unternehmer schon aus praktischen Gründen verfolgt: Auf Lieferscheinen stehen die Einkaufspreise und -mengen einzelner Güter inklusive der gezahlten Mehrwertsteuer (die als Vorsteuer geltende gemacht werden kann). Jeder eigene Verkauf wird durch eine eigene Software festgehalten: Entweder in einem Kassensystem in einem Ladengeschäft vor Ort oder insbesondere bei Gewerbetreibenden, Handwerkern und kleineren Unternehmen.

Neue Pflichtinhalte des Belegs

In den letzten Jahren wurden die Buchführungsgrundsätze seitens des Gesetzgebers massiv erweitert. Die Bekämpfung von Schwarzarbeit und der Steuerhinterziehung stehen im Vordergrund staatlichen Handelns, weshalb die Belege mehr Pflichtangaben enthalten müssen als bisher, um rechtswirksam zu sein. In vielen Fällen (wie bei Rechnungen von Handwerksbetrieben an Privatkunden) werden diese von den Finanzämtern nur anerkannt, wenn sie allen Formvorschriften genügen.

An einer Ausgangsrechnung lassen sich exemplarisch die einzelnen Bestandteile zeigen:

  • Als Absenderangabe bzw. Angabe des Ausstellenden reichen nicht mehr die Kontaktdaten aus. Über eine zustellfähige Adresse hinaus müssen weitere Angaben gemacht werden beispielsweise zur Rechtsform, zum Ort der Registereintragung (Handelsregister) und auch die Steuernummer.
  • Endbeträge müssen aufgeschlüsselt werden: Der Gesamtbetrag der Rechnung muss aufgesplittet sein in einen “Netto”-Wert ohne Mehrwertsteuer und die entsprechende Mehrwertsteuer. Dies ist deshalb von Bedeutung, da es in Deutschland im wesentlichen drei Mehrwertsteuer-Sätze gibt (7 % ermäßigter Satz, 19 % Normalsatz und 0 % für mehrwertsteuerbefreite Leistungen). Dennoch muss der Unternehmer in der Werbung, Kundenkommunikation und im Ladengeschäft immer den Endpreis am Regal bzw. der Ware angeben – wenn er sich mit Leistungen an Privatkunden wendet. Dieser Grundsatz ist in § 1 Abs. 1 Satz 1 PAngV nachzulesen.
  • Neben einem Ausstellungsdatum muss seit der letzten Mehrwertsteuererhöhung auch das tatsächliche Lieferdatum angegeben werden. Damit soll vermieden werden, dass Belege für Lieferungen erstellt werden, auch wenn diese noch nicht stattgefunden haben. Die Buchhaltung soll zudem die Belege zeitnah erstellen.
  • Verwendung einer eindeutigen Rechnungskennzeichnung oder Nummerierung. Egal ob Buchstabenkombination oder direktes Durchnummerieren mit Zahlen: Jeder Beleg muss dieses eindeutige Sortierungskriterium haben und auch im manuell geführten Kassenbuch (bis 2017 für kleine Ladengeschäfte, Vereine u.ä. zulässig) bzw. der Lexoffice Buchhaltung wieder auftauchen.

Eine Buchhaltungs Software wie Lexoffice ermöglicht das Anlegen von entsprechenden Rechnungsmustern bzw. Formularen. Diese dienen der Standardisierung und Fehlervermeidung.

Funktionen des Belegs: Warum sollten Sie sich überhaupt damit befassen?

Neben der rein juristischen und buchhalterischen Funktion ist der detailliert und korrekt ausgestellte Beleg ein wahres Füllhorn an Informationen. Aus den Einzelpreisen bzw. auch der Angabe des Grundpreises pro Kilogramm kann der Unternehmer wesentliche Kennzahlen entnehmen, die er für die Kostenrechnung und auch die Deckungsbeitragsrechnung (-> sh. dort) dringend benötigt. Sie bilden das zahlenmäßige Fundament der Unternehmensführung und helfen dabei Grundsatzentscheidungen zu treffen.

Wenn ein Unternehmer bei mehreren Lieferanten ähnliche oder gleiche Leistungen einkauft, dann können Belege auch zu einem Leistungsvergleich bzw. einer Lieferantenbewertung genutzt werden. Ähnliches ist übrigens auch bei Privatkunden zu beobachten, die sich den Kassenzettel des Supermarktes zu Hause noch einmal gründlich durchlesen.

Für Belege gelten sehr lange Aufbewahrungsfristen

Der § 257 HGB (Handelsgesetzbuch) bietet die Basis für die Festlegung der Aufbewahrungsfristen von Belegen. Zusammengefasst kann gesagt werden, dass Buchungsbelege, zugehörige Organisationsanweisungen und die aus den Buchungen entstehenden Rechenwerke (wie Bilanzen) 10 Jahre lang aufbewahrt werden müssen! Im Gegensatz dazu gilt eine kürzere Aufbewahrungsfrist für Handelsbriefe, die ledglich sechs Jahre lang aufbewahrt werden müssen. Die Aufbewahrungsfrist beginnt jeweils mit dem Kalenderjahresende (beispielsweise am 31.12.2016 für die Buchungen im Jahr 2016).

Dabei kann die Aufbewahrung sowohl als Papierbeleg, als auch auf einem Datenträger erfolgen. Der Unternehmer muss dann die Software bereitstellen, die notwendig ist, um den Beleg anzeigen bzw. lesen zu können. Die Lexoffice Daten können deshalb auch einfach langfristig archiviert werden.

Sind Belege ein Phänomen der Neuzeit?

In der Tat lassen sich Belege bis weit in das Mittelalter zurückverfolgen, auch wenn viele im Lauf der Jahre verloren gegangen sind und beispielsweise den Weg in den Recycling-Kreislauf gefunden haben. Die Materialabrechnungen für den Bau von Kathedralen lassen den unglaublichen Aufwand erahnen, der in diesen Bauwerken steckt. Belege aus der Zeit der Gründung von Unternehmen zeigen, wie viel ein Automobil in den Gründerjahren gekostet hat und wie sich die Preise und Wertigkeiten in der Zwischenzeit verändert haben. Auch wenn damals noch keine Buchhaltung die Selbstkosten aufgeschlüsselt haben sollte.

Diese Belege sind dann auch historisch wertvoll: Sie zeigen wie lange ein durchschnittlicher Arbeitnehmer arbeiten musste, um sich das eine oder andere Produkt kaufen zu können. Sind Belege optisch oder vom Material her aufwendig gestaltet, so haben sie sogar einen gewissen Museums- oder Sammlerwert. In manchen Museen sind alte Eisenbahnfahrkarten ebenso zu sehen wie Belege über den Kauf von Fernsehern – um zu zeigen wie preisgünstig die Technologie geworden ist.