Beleg

Der Beleg- ein elementarer Bestandteil Ihrer Buchführung

Für Sie, als Existenzgründer, und während Ihres gesamten Geschäftslebens spielt der Beleg eine ganz wesentliche Rolle. Denn ein wichtiger Grundsatz innerhalb der GoB (Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung) bestimmt, dass keine Buchung ohne Beleg erfolgen darf. Anlass genug, sich einmal etwas näher mit dieser Thematik zu beschäftigen. Denn als Buchungsnachweis wird der Beleg im Rahmen Ihrer Firmentätigkeit der tägliche Begleiter sein.

Was sind Belege?

Solche Dokumente sind der Oberbegriff für Quittungen, Rechnungen, Kassenbons und sämtliche Nachweise, die Ihre geschäftlichen Einnahmen und Ausgaben nachweisen. Belege sind sozusagen Beweise für bestimmte Vorgänge in Ihrem Unternehmen.

Welche Typen dieser Schriftstücke gibt es?

Innerhalb der Buchhaltung sind folgen Arten von Belegen gebräuchlich:

  • Kontoauszüge
  • Eingangs- sowie Ausgangsrechnungen
  • Eingangsgutschriften und Ausgangsgutschriften
  • Entnahme-Belege
  • Steuerbescheide,
  • Lohn- und Gehaltslisten
  • Quittungen
  • Inventurlisten

Jedoch muss es sich nicht immer um Auswirkungen von Geld-Einnahmen oder Ausgaben handeln, sondern ein Beleg kann ebenso die Manifestation bezüglich der Entnahme von Material darstellen.

Die Klassifizierungen der Belegarten

Belege werden ebenso in ihre Verwendungszwecke unterteilt. Drei Kategorien sind hier wesentlich:

  • Zum einen gibt es Fremdbelege. Solche Dokumente werden beispielsweise von Kunden oder Lieferanten erstellt. Ein solcher Fremdbeleg ist die Eingangsgutschrift, die Eingangsrechnung aber auch der Steuerbescheid.
  • Zum anderen sind hier die Eigenbelege zu nennen, Schriftstücke, die direkt von Ihrem Unternehmen ausgestellt werden. Das klassische Beispiel eines solchen Belegs ist die Ausgangsrechnung. Aber auch Lohn- und Gehaltslisten, abgesandte Handelsbriefe, Entnahme-Belege sowie Belege über Umbuchungen und Stornos gehören zu den Eigenbelegen.
  • Schließlich existieren auch sogenannte Notbelege. Diese zählen ebenfalls zu den Eigenbelegen, die von Ihrem Betrieb direkt erstellt werden. Sie dienen als Ersatz, sollte der eigentliche Beleg verloren gegangen sein. Auch treten sie an die Stelle eines Fremdbelegs, sollte ein Dienstleister, wie beispielsweise ein Taxifahrer, keine Möglichkeit gehabt haben, einen Beleg zu erstellen. Solche Notbelege, anstelle von Fremdbelegen, müssen die gleichen Angaben wie ein Fremdbeleg aufweisen.

Generell gilt es immer, die Vorschriften der Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung zu erfüllen. Daher müssen alle Belege inklusive der Aufbewahrung so gestaltet sein, dass die betreffende Buchführung von einem fachkundigen Dritten, wie zum Beispiel einem Betriebsprüfer, in kürzester Zeit nachvollzogen werden kann. Belege müssen übrigens nicht immer Dokumente aus Papier sein, sondern sie haben beispielsweise auch in Form eines PDF- Dokuments Gültigkeit.

Welche Angaben muss ein Beleg enthalten?

So mannigfaltig Belege sein können, so unterschiedlich sind auch die Anforderungen der Angaben, die sie enthalten müssen. Daher kann die Frage nicht pauschal beantwortet werden.

Rechnungen gehören jedoch zu den wichtigsten Belegen. Daher möchten wir Ihnen an dieser Stelle einmal erläutern, welche Angaben auf einer Umsatzsteuer-konformen Rechnung enthalten sein müssen. Sie sind generell wie folgt einzuteilen:

  • Rechnungen- inklusive der Umsatzsteuer- mit einem Gesamtbetrag über 150 Euro
  • Rechnungen- inklusive der Umsatzsteuer- mit einem Gesamtbetrag unter 150 Euro

Rechnungen, die über den Betrag von 150 Euro hinausgehen, müssen folgende Informationen enthalten:

  • Die komplette Anschrift sowie den vollständigen Namen sowohl der leistenden Firma als auch des Empfängers der Leistung
  • Die Steuernummer oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des leistenden Betriebes
  • Die fortlaufende Nummer der Rechnung
  • Die Art und Menge der gelieferten Produkte oder die Art sowie den Umfang der erbrachten Dienstleistungen
  • Das Rechnungsdatum
  • Falls vom Rechnungsdatum abweichend, der Lieferungs- oder Leistungszeitpunkt
  • Den Steuerbetrag und der anzuwendende Steuersatz
  • Aufgeschlüsselte Entgelte nach Steuersatz und Steuerbefreiungen

Rechnungen unter 150 Euro werden auch „Kleinbetragsrechnungen“ genannt. Sie beinhalten häufig kleinere Anschaffungen wie zum Beispiel Büromaterialien und Quittungen für Benzin. Bei solchen Rechnungen sind folgende Angaben zwingend:

  • Die vollständige Anschrift des leistenden Betriebes sowie der komplette Name
  • Das Datum der Ausstellung
  • Die Art und Menge der gelieferten Erzeugnisse oder die Art und der Umfang der erbrachten Leistungen
  • Der Betrag der Rechnung sowie der darauf angewandte Steuersatz

Folgende Angaben dienen lediglich der Ergänzung, sie sind jedoch im steuerlichen Sinne nicht Beleg-relevant:

  • E-Mail und/oder Internetadressen
  • Die Daten der Bankverbindung
  • Handy- und Telefonnummer
  • Der Stempel des Unternehmens und die Unterschrift des Firmeninhabers

Wie verhält es sich mit den Aufbewahrungsfristen?

Als Unternehmer sind Sie verpflichtet, Belege für eine bestimmte Zeit aufzubewahren. Es werden Fristen von sechs und zehn Jahren unterschieden, wobei die Aufbewahrungsfristen im Steuerrecht in der Abgabenordnung (AO) und innerhalb des Handelsrechts im Handelsgesetzbuch (HGB) geregelt sind. Für Sie, als Unternehmer, dürften überwiegend die steuerrechtlichen Vorschriften von Bedeutung sein. Darüber hinaus verpflichtet Sie die Abgabenordnung als Gewerbetreibender ab bestimmter Gewinn- und Umsatzgrenzen zur Führung von Aufzeichnungen und Büchern. Die derzeitige Gewinngrenze liegt bei 50.000 Euro und die Umsatzgrenze bei 500.000 Euro.

Falls Aufzeichnungs- und Buchführungspflichten gegeben sind, müssen Sie diesbezügliche Belege 10 Jahre aufbewahren.

Folgende Unterlagen müssen Sie lediglich 6 Jahre aufheben:

  • Sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung relevant sind
  • Wiedergabe der abgesandten Geschäfts- und Handelsbriefe
  • Empfangene Geschäfts- und Handelsbriefe

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