Bewirtungsbeleg

Inhaltsverzeichnis

Das Wichtigste in Kürze
Ein Geschäftsessen kann steuerlich abgesetzt werden, wenn ein korrekt ausgefüllter Bewirtungsbeleg vorliegt. Dieser muss Angaben wie Datum, Ort, Anlass, Personen und Kosten enthalten. Bei einer Kundenbewirtung können 70% der Kosten abgesetzt werden, bei einer Mitarbeiterbewirtung 100%. Ein einfacher Kassenzettel reicht nicht aus, es muss ein Bewirtungsbeleg ausgefüllt werden. Bei Rechnungen über 150 Euro muss das Restaurant den Namen des Bewirtenden angeben. Weitere Angaben, die auf der Rechnung stehen müssen, sind Name und Anschrift des Restaurants, verzehrte Speisen und Getränke, Nettobetrag, Umsatzsteuersatz und Bruttobetrag.

Ein Geschäftsessen gehört bei manchen Geschäftsbeziehungen zum guten Ton. Mit Kunden, Geschäftspartnern oder Lieferanten werden Kontakte aufgebaut, gepflegt, über Projekte und Aufträge verhandelt. Das gute Essen und eine angenehme Atmosphäre können dabei die Verhandlungen positiv beeinflussen. Je nach Teilnehmerkreis wird das Restaurant oder die Location ausgewählt. Je wichtiger die Geschäftsbeziehung ist, um so eher fällt die Wahl auf ein exquisites Restaurant. Damit die anfallenden Kosten für das Geschäftsessen steuerlich abgesetzt werden können, muss ein Bewirtungsbeleg vorliegen. Nur wenn dieser richtig ausgefüllt ist, wird er vom Finanzamt anerkannt. Dabei gilt, dass bis zu 70 % steuerlich abgegolten werden können.

Ein Kassenzettel bzw. eine normale Restaurantrechnung ist kein Bewirtungsbeleg!

Bei einem Bewirtungsbeleg muss man darauf achten, dass er einerseits korrekt ausgefüllt ist, aber auch dass die entstandenen Kosten in einem gesunden Verhältnis zum Anlass der Bewirtung stehen. Ansonsten kann das Finanzamt bei der Prüfung auch die Bewirtungskosten ablehnen.

Ein Geschäftsessen wird zwischen einer Kunden- und einer Mitarbeiterbewirtung unterschieden. Bei einer Kundenbewirtung muss mindestens eine Person aus einem anderen Unternehmen beim Geschäftsessen teilnehmen, während eine Mitarbeiterbewirtung zu 100 % nur Mitarbeiter des eigenen Unternehmens anwesend sind. Daher muss angegeben werden, wer bei dem Essen zugegen war. Dies ist wichtig, da die beiden Bewirtungen in einer unterschiedlichen Höhe steuerlich bemessen wird. Während bei einer Bewirtung der Mitarbeiter 100 % der Bewirtungskosten steuerlich abgesetzt werden können, sind die bei der Bewirtung von Kunden nur 70 %. Dies gilt jedoch nur, wenn die Bewirtung außerhalb des Unternehmens in einem Restaurant statt fand, ansonsten trägt das einladende Unternehmen in den eigenen Räumen die Kosten selber.

Für einen korrekt ausgefüllten Bewirtungsbeleg sind folgende Angaben zu machen:

Datum, Ort und Anlass der Bewirtung
Person, die bewirtet wurden
deren Namen und Firma
Entstandene Kosten
Trinkgeld.

Wie schon erwähnt, reicht ein einfacher Kassenzettel nicht aus. Bei manchen Restaurants befindet sich auf der Rückseite der Rechnung eine Art vorgedrucktes Formular, in dem man einfach nur noch die Angaben ergänzen muss, um den Beleg einreichen zu können. Sollte dies nicht der Fall sein, so muss ein Bewirtungsbeleg ausgefüllt werden und mit der Rechnung zusammen getackert werden. Hier finden Sie eine Vorlage für einen Bewirtungsbeleg. Der Beleg muss vom Bewirtenden unterschrieben werden.

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Welche Kosten erkennt das Finanzamt bei einem Geschäftsessen an?

Der Anlass und auch Höhe des Betrages geben keinen Grund zum Misstrauen? Dann sind 70% der Bewirtungskosten als Betriebsausgaben abziehbar. Die restlichen 30% nicht, denn Sie haben ja selbst mit am Essen teilgenommen. Dafür ist aber die auf der Rechnung ausgewiesene Steuer zu 100% abzugsfähig.

Hört sich kompliziert an? Ist es aber nicht. Erfassen Sie einfach in in der Belegerfassung den Rechnungsbetrag mit der Kategorie Bewirtung, den Rest übernimmt lexoffice für Sie.

Bewirtungsbelege werden mit lexoffice ganz einfach per Foto/App erfasst und dann automatisch korrekt verbucht:

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Bewirtungsbelege werden bis als 150 Euro als Kleinbetragsrechnungen und über 150 Euro als normale Rechnung bezeichnet.

Bei einem Beleg über 150 Euro (inklusive Umsatzsteuer) muss vom Restaurant aus der Name bzw. das Unternehmen des Bewirtenden auf den Bewirtungsbeleg geschrieben werden – unter 150 Euro ist dies nicht erforderlich. Notfalls muss der Bewirtende nachhaken, damit der Betreiber des Restaurants dies nicht vergisst.

Wichtig ist, dass bei der Rechnung seitens des Restaurants des Weiteren folgende Angaben gemacht werden:

Name und Anschrift des Restaurants
Datum der Bewirtung
Angaben bzw. Preise der verzehrten Speisen und Getränke
Speisen und Getränke
Nettobetrag
Umsatzsteuersatz
Bruttobetrag

Bei einem Bewirtungsbeleg über 150 Euro noch zusätzlich:

Name und Anschrift des gastgebenden Unternehmens
Empfänger der Rechnung
Steuernummer des Restaurants
Rechnungsnummer.

FAQ: Bewirtungsbeleg

Was ist ein Bewirtungsbeleg und warum ist er wichtig?

Ein Bewirtungsbeleg ist ein Dokument, das die Kosten eines Geschäftsessens oder einer Bewirtung erfasst. Er ist wichtig, um diese Kosten steuerlich absetzen zu können.

Welche Informationen müssen auf einem Bewirtungsbeleg angegeben werden?

Ein korrekt ausgefüllter Bewirtungsbeleg sollte das Datum, den Ort und den Anlass der Bewirtung, die Namen und Firmen der bewirteten Personen, die entstandenen Kosten und das Trinkgeld enthalten.

Gibt es Unterschiede zwischen Kunden- und Mitarbeiterbewirtung?

Ja, bei einer Kundenbewirtung müssen mindestens Personen aus einem anderen Unternehmen anwesend sein, während bei einer Mitarbeiterbewirtung nur Mitarbeiter des eigenen Unternehmens teilnehmen. Die beiden Bewirtungen haben unterschiedliche steuerliche Regelungen.

Kann ich einfach einen Kassenzettel als Bewirtungsbeleg verwenden?

Nein, ein einfacher Kassenzettel oder eine normale Restaurantrechnung reicht nicht aus. Es muss ein spezieller Bewirtungsbeleg ausgefüllt werden, der vom Bewirtenden unterschrieben ist.

Welche Angaben müssen auf der Rechnung des Restaurants stehen?

Die Rechnung des Restaurants sollte den Namen und die Anschrift des Restaurants, das Datum der Bewirtung, Angaben zu den verzehrten Speisen und Getränken, den Nettobetrag, den Umsatzsteuersatz und den Bruttobetrag enthalten. Bei Rechnungen über 150 Euro muss auch der Name bzw. das Unternehmen des Bewirtenden angegeben werden.