Buchhaltungssoftware

Was ist Buchhaltungssoftware?

Praktisch alle Unternehmen nutzen eine Software für die Buchhaltung und arbeiten praktisch nicht mehr mit rein händisch geführten Konten. Die mit einem Textverarbeitungssystem erstellte Rechnung und die daraufhin geführte Tabelle der Zahlungseingänge in Excel gehören der Vergangenheit an! Der Grund dafür liegt nicht nur im Betrieb und den benötigten Informationen selbst: Veränderte Wettbewerbsbedingungen führen dazu, dass oftmals nicht mehr die Zeit bleibt, um in einem kleinen Unternehmen einen Halbtags-Mitarbeiter für die Buchhaltung zu beschäftigen. Stattdessen werden Sekretariats- und Schreibfunktionen sowie die Verbuchung zusammengeführt.

Gesetzliche Grundlagen für die Buchführung

Die Buchführungspflichten der Unternehmen ergeben sich u.a. aus dem federführenden Handelsgesetzbuch, der § 238 GB wird als Fundament der Buchführungspflichten genannt. Demnach muss sie einem sachverständigen Dritten (wie beispielsweise einem Finanzbeamten) einen Überblick über die “Geschäftsvorfälle und über die Lage des Unternehmens vermitteln”. Im seltenen Fall einer Betriebsprüfung ist das Vorhandensein einer ordnungsgemäßen Buchführung essenziell. Viel bedeutender sind jedoch die meist monatlichen Zahlungstermine beispielsweise für die Umsatzsteuer oder auch die Sozialabgaben der Mitarbeiter und die weiteren anfallenden Zahlungen: Die Finanzverwaltung errechnet die fälligen Vorauszahlungen aus den Angaben des Vorjahres, die wiederum auf den stichprobenartig geprüften Angaben des Unternehmens beruhen. Ähnliches gilt für die Überweisungen für die gesetzliche Altersvorsorge (Arbeitgeber- und Arbeitnehmerbeiträge zur Rentenversicherung Bund): Der Unternehmer berechnet diese per Software und übernimmt die Zahlen in den elektronischen Zahlungsverkehr.

In den letzten Jahren kamen zudem jede Menge neuer Vorschriften hinzu: Seien es verlängerte Aufbewahrungsfristen im Rahmen der Bekämpfung der Schwarzarbeit oder auch der Umsetzung neuer Vorgaben wie des Mindestlohns. Egal ob Sie eine Software wie Lexoffice nutzen oder nicht: Oft beträgt die Aufbewahrungszeit wie bei den Buchhaltungsunterlagen sogar 10 Jahre.

Aufbau und Struktur von Buchhaltungssoftware

Die Buchhaltungssoftware gliedert sich meist in zwei Teile, die der Benutzer nach Wunsch nutzen kann. Es gibt einen aufnehmenden und bearbeitenden Teil: Hier können die einzelnen bezahlten Rechnungen oder auch eigene Ausgangs-rechnungen vollständig, übersichtlich und vor allem auch wiederauffindbar verbucht werden. Die Software für die Buchhaltung verarbeitet diese Buchungssätze und stellt dem Unternehmer wertvolles Zahlenmaterial zur Verfügung. Sowohl in der klassischen Sortierung auf Konten, zusammengefasst für Abrechnungen oder teilweise auch als betriebswirtschaftliche Auswertungen. Ein Soll-/Ist-Vergleich ist möglich – bei Lexoffice wird dieser beispielsweise als “Business Cockpit” bezeichnet.

Die jeweiligen Buchungssätze können mit eingescannten Unterlagen verknüpft werden, so dass es nicht mehr notwendig ist, alle Originale aufzubewahren. Wenn Sie sich als Unternehmer für eine zertifizierte Software entscheiden, dann wird es zu einem reibungsloseren Ablauf kommen: Informationen können schnell wieder gefunden werden, eine erprobte Benutzerführung vermeidet Überraschungen.

Warum ist es wichtig sich damit zu beschäftigen?

Spätestens wenn Sie die Grenze des Freiberuflers überschreiten und die ersten eigenen Angestellten haben multiplizieren sich sowohl Verantwortung, als auch die Komplexität. Sie müssen sich insbesondere mit der Kosten- und der Ertragsbasis befassen, da das Risiko steigt und auch um überzeugende Kalkulationsgrundlagen zu haben. Die einzelnen Kostenkategorien sind aussagekräftig und geben Ihnen auch einen Hinweis auf die zu erzielenden Mindesterlöse pro Arbeitsstunde oder auch für das Gesamtunternehmen. Die Software für Buchhaltung hat dann eine Art Lenkungsfunktion und kann auch Ihre Argumentation unterstützen, wenn ein Großkunde mal wieder einen Rabatt für den nächsten Vertragszeitraum haben möchte.

Mit der Unterstützung eines erprobten Computerprogramms können Sie wesentlich selbstbewusster argumentieren. Ihnen steht ein ausführlicher Zahlenkranz zur Verfügung. Gerade bei einer Telefonkonferenz vermeiden Sie das langwierige und geräuschintensive Suchen, was beim händischen Durchblättern von Papier-Listen unweigerlich notwendig wäre. Sie erscheinen dem Gegenüber zudem als Profi, da Sie Ihre unternehmerischen Hausaufgaben gemacht haben und nicht einfach aus dme Bauch heraus kalkulieren.

Eine Buchhaltung ohne Einsatz moderner IT ist allenfalls für einen 1-Personen-Betrieb zu empfehlen. Spätestens bei Überschreiten des Mindestwertes für die Bezahlung von Umsatzsteuern und die Anrechnung von Vorsteuern nach § 19 USTG ist der Softwareeinsatz unabdingbar.